Как провести кадровый аудит самостоятельно: чек-лист для HR и кадровиков

Кадровый аудит — один из самых эффективных инструментов профилактики штрафов, трудовых споров и претензий со стороны проверяющих органов. При этом далеко не всегда требуется привлекать внешних консультантов: во многих случаях HR-специалист или кадровик может провести кадровый аудит самостоятельно, если действует системно и по понятному алгоритму.

В этой статье разберем, как организовать самостоятельный кадровый аудит, на что обратить внимание в первую очередь и как оформить результаты проверки. В конце вы получите логичный чек-лист, который можно использовать в работе.

Что такое кадровый аудит и какие задачи он решает

Кадровый аудит — это комплексная проверка кадровых документов и процедур на соответствие требованиям трудового законодательства и фактическим условиям работы сотрудников. Его цель — выявить ошибки, несоответствия и потенциальные риски до того, как ими заинтересуется трудовая инспекция или суд.

Важно понимать, что кадровый аудит — это не проверка ГИТ. Он проводится в интересах работодателя и HR-службы и помогает заранее устранить нарушения, а не фиксировать их постфактум.

Когда и как часто проводить кадровый аудит

Оптимальная периодичность кадрового аудита — один раз в год. Этого достаточно, чтобы своевременно выявлять системные ошибки и актуализировать документы.

Также аудит особенно актуален:

• перед плановой или внеплановой проверкой ГИТ;
• при смене кадровика или руководителя;
• при резком росте численности персонала;
• при внедрении дистанционной работы или новых режимов занятости.

Регулярность аудита — показатель зрелости HR-процессов в компании.

Подготовка к кадровому аудиту

Перед началом проверки важно определить объем и цель аудита. Это может быть полный аудит всех кадровых документов или выборочная проверка отдельных блоков (например, трудовых договоров или увольнений).

HR-специалисту необходимо:

• составить перечень проверяемых документов;
• определить период проверки;
• подготовить чек-листы и таблицы;
• выделить время на анализ и фиксацию результатов.

Хаотичная проверка без плана снижает ценность аудита и увеличивает риск пропустить критичные нарушения.

Проверка организационных и локальных нормативных актов

Это первый блок, с которого стоит начинать аудит, так как именно эти документы задают общие правила работы персонала.

Проверьте наличие и актуальность:

• штатного расписания;
• правил внутреннего трудового распорядка;
• положения об оплате труда и премировании;
• графика отпусков;
• локальных актов по персональным данным.

Важно не только наличие документов, но и их соответствие реальной практике работы.

Проверка трудовых договоров и личных дел работников

Центральная часть кадрового аудита — анализ трудовых договоров и личных дел. Именно здесь чаще всего выявляются нарушения.

HR-специалисту необходимо проверить:

• есть ли трудовые договоры со всеми работниками;
• включены ли обязательные условия;
• оформлены ли дополнительные соглашения;
• соответствует ли содержание договора фактическим условиям работы;
• ведутся ли личные карточки и хранятся ли заявления работников.

Даже один договор без обязательных условий может стать основанием для штрафа при проверке.

Проверка приказов и кадровых процедур

Следующий шаг — анализ приказов и процедур, связанных с движением персонала.

Обратите внимание на:

• приказы о приеме, переводе, увольнении;
• корректность формулировок оснований;
• соблюдение сроков оформления;
• наличие подписей работников об ознакомлении.

Распространенная ошибка — наличие договора без приказа или приказа с неправильной датой.

Проверка учета рабочего времени и отпусков

Учет рабочего времени — одна из самых чувствительных зон для проверяющих органов.

В рамках аудита необходимо проверить:

• ведется ли табель учета рабочего времени;
• соответствует ли график отпусков фактическому предоставлению отпусков;
• корректно ли оформлены переработки и сверхурочные;
• есть ли приказы и согласия при работе в выходные и праздники.

Отсутствие табеля или формальный его характер считается серьезным нарушением.

Проверка документов по охране труда

Документы по охране труда проверяются особенно строго, даже в компаниях с офисными сотрудниками.

HR-специалисту следует убедиться в наличии:

• приказов о назначении ответственных лиц;
• инструкций по охране труда;
• журналов инструктажей;
• документов по СОУТ;
• медицинских осмотров (если они обязательны).

Даже при наличии специалиста по охране труда кадровик должен понимать, какие документы обязательны.

Проверка работы с персональными данными

Обработка персональных данных — зона повышенного риска штрафов.

В ходе аудита проверьте:

• наличие политики обработки персональных данных;
• наличие согласий работников;
• приказы о назначении ответственных;
• порядок хранения и доступа к данным.

Ошибки в этом блоке часто выявляются даже без жалоб сотрудников.

Проверка увольнений и спорных зон

Отдельного внимания заслуживают увольнения — именно по ним чаще всего возникают споры.

Проверьте:

• основания увольнений;
• корректность формулировок;
• соблюдение процедуры;
• наличие всех документов и выплат.

Ошибки в увольнениях — одна из самых дорогих категорий кадровых нарушений.

Чек-лист кадрового аудита (сводный)

Минимальный перечень для самостоятельного аудита:

• ЛНА и организационные документы;
• трудовые договоры и допсоглашения;
• приказы по личному составу;
• табели учета рабочего времени;
• график отпусков;
• документы по охране труда;
• документы по персональным данным;
• документы по увольнениям.

Дополнительные документы зависят от специфики компании и условий работы.

Как оформить результаты кадрового аудита

Результаты аудита важно зафиксировать письменно. Это может быть таблица, отчет или внутренний меморандум.

Рекомендуется:

• описать выявленные нарушения;
• указать норму закона;
• определить уровень риска;
• составить план исправления;
• назначить ответственных и сроки.

Без фиксации результатов аудит теряет практическую ценность.

Частые ошибки при самостоятельном кадровом аудите

На практике HR-специалисты чаще всего:

• проводят аудит формально;
• проверяют только документы, но не фактические условия работы;
• не оформляют итоги проверки;
• откладывают исправление нарушений.

Эффективный аудит всегда заканчивается конкретными действиями.

Самостоятельный кадровый аудит — это не разовая акция, а регулярный HR-инструмент. Он позволяет выявлять риски заранее, систематизировать кадровые процессы и уверенно проходить проверки.

Для HR-специалиста важно:

• проводить аудит регулярно;
• использовать чек-листы;
• фиксировать результаты;
• своевременно устранять нарушения;
• при сложных вопросах привлекать юриста.

Грамотно выстроенный кадровый аудит — признак профессиональной HR-функции и надежной защиты интересов работодателя.