Ошибки в трудовой книжке: как в трудовой книжке сделать «запись недействительна»

Трудовая книжка — один из важнейших документов, за ведение которого отвечает работодатель. Если в нем обнаружена неверная информация, кадровый специалист должен ее своевременно скорректировать, чтобы избежать споров с сотрудником и претензий со стороны контролирующих органов. В статье разбираемся, какие ошибки встречаются чаще всего и как исправить запись в трудовой книжке. 

Правовые основы 

Статья 66 ТК РФ закрепляет обязанность работодателя фиксировать сведения о трудовой деятельности сотрудников. Эти записи помогают специалисту подтвердить стаж, опыт работы в определенной должности и причины увольнения, например, при трудоустройстве на новую работу или при оформлении пенсии.

В приказе Минтруда РФ от 19 мая 2021 года N 320н установлено содержание, порядок ведения и хранения документа. В нем подробно описано, как правильно оформлять записи и вносить исправления в трудовые книжки.

Нужно ли следить за записями в трудовой после 2020 года

С 1 января 2020 года в России начался переход на электронные трудовые книжки. До конца 2020 года сотрудники могли выбирать: сохранить бумажную версию и вести параллельно электронную или полностью перейти на цифровой формат. С 1 января 2021 года для всех, кто устраивается на работу впервые, оформляется только электронная трудовая книжка.

Если сотрудник хочет перейти с бумажной трудовой книжки на электронную, ему нужно подать заявление работодателю. Если в компании используется КЭДО, сделать это можно онлайн.

Работодатель обязан передавать сведения о трудовой деятельности сотрудников в Социальный фонд России по форме ЕФС-1. Если часть сотрудников продолжает использовать бумажные книжки, важно контролировать, чтобы записи в электронном и бумажном вариантах совпадали.

Информация из трудовой книжки требуется и для внутреннего кадрового учета, поэтому работодателю важно корректно перенести ее в свою базу. Сервис онлайн-трудоустройства Start Link автоматически распознает данные с предоставленных кандидатами сканов и выписок из ЭТК. HR-специалисту не нужно перепечатывать все вручную — достаточно проверить сведения и при необходимости внести правки. Это помогает сократить время на обработку и снизить риск ошибок.

Типичные ошибки 

Чаще всего в трудовых книжках встречаются следующие неточности:

• Ошибки в личных данных. Неверно указаны имя, фамилия, дата рождения или СНИЛС. Например, вместо «София» записано «Софья», а вместо «Артём» — «Артем».  
• Некорректное наименование должности или организации. Иногда в трудовой книжке используют сокращения или неточные формулировки. Например, вместо «специалист по кадрам» пишут «спец. по кадр.», а вместо «инженер-программист» — просто «программист».
• Ошибки в датах. Неправильно указаны дата приема на работу, перевода на другую должность или увольнения.
• Ошибки в реквизитах. Неверно указан номер или дата приказа, на основании которого внесена запись.

Сведения в трудовой книжке могут терять актуальность. Например, при смене фамилии. Если это не отражено в документе, трудовую книжку могут признать недействительной.

Можно ли внести исправления в трудовую книжку

Если в трудовой книжке обнаружена ошибка, ее нужно обязательно исправить. Неточности в записях могут обернуться серьезными проблемами для сотрудника. Опечатка в имени осложнит идентификацию личности, а неверные даты приема или увольнения — исказят трудовой стаж. В дальнейшем это может повлиять на размер больничного, пенсии и даже стать препятствием при оформлении ипотеки.

Для работодателя неточности в трудовой тоже несут риски. Они могут обернуться претензиями со стороны трудовой инспекции или СФР и судебными разбирательствами с сотрудниками.

Кто может исправить ошибку в трудовой

Владельцу трудовой книжки нельзя самостоятельно вносить в нее исправления. Если сотрудник это сделает, его действия могут посчитать подделкой документа. По статье 327 УК РФ за это предусмотрен штраф до 80 000 рублей, исправительные работы или лишение свободы на срок до двух лет. 

Все изменения должен оформлять работодатель или уполномоченный специалист по кадровому учету.

Если ошибся другой работодатель 

Ошибка в трудовой книжке может обнаружиться после увольнения работника — например, после выхода на работу в новую компанию. В таком случае внести исправления должна организация, где сотрудник работал ранее.

Но есть несколько исключений, когда изменения может оформить нынешний работодатель:

• ошибки допущена на титульном листе;
• у работника на руках есть официальный документ, подтверждающий корректную информацию;
• организация, где раньше работал сотрудник, ликвидирована.

Если работодатель отказывается исправлять ошибку, сотрудник может подать жалобу в Трудовую инспекцию, прокуратуру или в суд.

Какое наказание ждет за ошибку в трудовой книжке

Если работодатель неправильно оформил запись в трудовой книжке или отказался исправить ошибку, его могут привлечь к административной ответственности по статье 5.27 КоАП РФ. Индивидуальным предпринимателям и должностным лицам грозит штраф от 1 000 до 5 000 рублей, юридическим — от 30 000 до 50 000 рублей.

Изменения и исправления в трудовой: как правильно делать 

Если в трудовой книжке допущена ошибка, неверную запись можно зачеркнуть или признать недействительной. И в том, и в другом случае необходимо сослаться на документ, в котором содержится некорректная информация. Способ исправления зависит от того, в каком разделе трудовой книжки допущена ошибка.

Если нужно добавить информацию, например, об образовании или получении дополнительной специальности, зачеркивать предыдущие записи не требуется. Новые данные аккуратно записывают рядом.

Образец исправления в трудовой книжке в 2026 году

Представим ситуацию: в трудовой книжке сотрудника неверно указана должность. Вместо «менеджер по продажам» записано «спец. по продажам». Чтобы внести исправление в трудовую книжку, нужно действовать по такому плану:

• Определить тип исправления. В данном случае неверно указана должность, поэтому запись нужно аннулировать.
• Признать запись недействительной. Под последней записью указывают порядковый номер новой и дату исправления, а рядом делают пометка: «Запись за номером Х недействительна». 
• Внести правильные данные. В отдельной строке записывают корректное название должности: «Менеджер по продажам».
• Указать основание для внесения исправления. В соседней графе указывают номер приказа о приеме на работу с корректной информацией.

В системе КЭДО HRlink подтверждающие документы можно найти за считанные минуты. Она хранятся в электронном защищенном архиве и доступны 24/7.

Образец отмены записи в трудовой книжке в 2026 году

Ошибки на титульном листе

На первой странице трудовой книжки указывают личные данные сотрудника, сведения об образовании и квалификации. Если в этом разделе обнаружена ошибка и в книжке еще нет записей о трудовой деятельности, документ можно уничтожить и оформить новый бланк.

Если же в трудовой уже есть записи, неправильные данные аккуратно зачеркивают одной линией. Рядом, сверху или снизу вписывают верную информацию. На внутренней стороне обложки делают ссылку на документ, на основании которого внесено исправление. Запись заверяют подписью работодателя и печатью организации.

Пример исправления ошибки в фамилии на титульном листе

Как исправить ошибку в личных данных

Если ошибка обнаружена в фамилии, имени, отчестве или дате рождения, неверную информацию аккуратно зачеркивают и вписывают правильные. На внутренней стороне обложки указывают реквизиты паспорта, свидетельства о рождении, заключении брака или другого документа, который может подтвердить корректность персональных данных.

Как исправить ошибку в сведениях об образовании и специальности

Если в трудовой книжке неверно указаны образование или профессия сотрудника, ошибочную запись тоже можно аккуратно перечеркнуть одной линией и внести правильные данные в свободном месте. На обложке документа ссылаются на аттестат или диплом.

Однако чаще такие сведения не исправляют, а дополняют. Например, если сотрудник получил второе высшее образование или прошел курсы переподготовки. В этом случае новые данные просто добавляют рядом.

Ошибки в сведениях о работе или награждении

Если специалист отдела кадров допустил ошибку, например, в названии должности или дате приема на работу, нужно сделать пометку «запись недействительна», внести правильные сведения и сослаться на документ — приказ, распоряжение или другой официальный акт.

Если какая-то информация была пропущена, ее можно дописать в следующей свободной строке. Например, если в трудовой забыли зафиксировать перевод на другую должность или присвоение разряда. Соблюдать хронологию записей необязательно. Главное — указать точные даты, когда произошли изменения.

В трудовой книжке также указывают сведения о наградах, премиях, почетных званиях и благодарностях. Если при внесении данных указана неверная дата, неправильно указана организация, которая вручила награду, или допущены другие неточности, запись признают недействительной и вносят исправленную информацию.

Если указали не ту организацию

В трудовой книжке указывают как полное, так и сокращенное наименование организации. Если записан только один вариант названия или в нем допущена ошибка, например, пропущена буква, информацию нужно исправить. Зачеркивать записи в таких случаях нельзя. Вместо этого под последней записью в разделе делают пометку: «Запись о наименовании организации недействительна», а в новой строке указывают правильное название.

Пример исправления ошибки в названии компании

Если за время работы сотрудника компания сменила название, это также фиксируется в трудовой. Для этого делают запись: «Организация N переименована», указывают новое название, дату переименования и реквизиты распоряжения или приказа, который подтверждает изменение.

Если поставили штамп не с тем наименованием организации

Иногда в трудовой книжке по невнимательности используют печать с устаревшим названием компании. Чтобы исправить ошибку, запись аннулируют: пишут «Оттиск штампа “наименование организации” считать недействительным». В следующей строке ставят печать с правильным названием.

Если ошибка в записи об увольнении

Если в записи об увольнении допущена ошибка — неверно указана должность, причина увольнения, дата расторжения договора или реквизиты приказа — ее аннулируют по общим правилам.

Если между сотрудником и работодателем возник спор о незаконном увольнении, и решение принято в пользу работника, делают следующую пометку: «Запись за номером Х недействительна, восстановлен на прежней работе».

Исправление реквизитов 

Одна из самых распространенных ошибок в трудовых книжках — неправильный номер или дата приказа, на основании которого внесена запись. Например, вместо приказа «№ 15 от 10 марта» указано «№ 51 от 1 марта». В таком случае некорректную информацию признают недействительной, а ниже записывают верную.

Если ошибка в записи о работе по совместительству

Сотрудник может работать сразу в нескольких организациях — в этом случае оформляется договор по совместительству. Соответствующую запись в трудовую книжку вносит основной работодатель по желанию работника. Для этого сотрудник предоставляет копию приказа о приеме на работу или трудового договора с другой компанией.

Если в записи обнаружится ошибка, исправляет ее тоже основной работодатель. Изменения вносятся по общим правилам. 

Несколько ошибок сразу 

Если в трудовой книжке обнаружено несколько ошибок, нужно исправить каждую. Если они идут друг за другом, можно оформить исправление одной записью. Например: «Записи за номерами 4, 5, 6 признаны недействительными».

Образец корректировки, если надо аннулировать две последние отметки

Допустим, в трудовой книжке сотрудника две последние записи содержат ошибки. В первой ошибочно указана дата трудоустройства в компанию, во второй — неправильное название должности после перевода на новую позицию. В таком случае нужно действовать по следующему алгоритму:

• Под последней записью написать: «Записи за номерами X и Y недействительны».
• В новой строке указывать верную дату и правильное название должности после назначения на другую позицию.
• Рядом указать реквизиты приказов о приеме на работу и о переводе.

Пример исправления двух ошибок сразу

Когда нужно заводить дубликат трудовой книжки

Дубликат трудовой книжки оформляют, если оригинал утерян или поврежден. Но есть и другие ситуации, когда он необходим. Например, если запись об увольнении или переводе на новую должность признана недействительной.

Сотрудник может подать заявление в организацию, где была допущена ошибка, и запросить дубликат. В новую книжку переносят все действительные записи, за исключением той, которую аннулировали. Это помогает сохранить правильную и непротиворечивую историю трудовой деятельности, избежать в будущем проблем с расчетом стажа и размера пенсии.

Ошибка в электронной трудовой книжке

Если сотрудник обнаружил ошибку в электронной трудовой книжке, он должен подать работодателю заявление с просьбой ее исправить. 

Кадровый специалист создает отменяющее мероприятие в следующем отчете в СФР. Для этого в форме ЕФС-1 он указывает неверную информацию и ставит пометку об отмене записи — «Х» в соответствующей графе. Затем подает корректировочную форму с правильными данными. Внести исправления нужно до 25 числа месяца, в котором сотрудник подал заявление.

Если организация, которая допустила ошибку в трудовой, ликвидирована, работник может лично обратиться в отделение Социального фонда России или подать заявление на «Госуслугах» с просьбой скорректировать информацию. СФР рассматривает такие обращения в течение 10 рабочих дней. Если необходимо дополнительно проверить достоверность информации, процесс может занять до 3 месяцев.

Перейдите на полностью безбумажный документооборот с HRlinkСервис КЭДО поможет сэкономит расходы компании на делопроизводство, автоматизировать рутинные задачи сотрудников кадровой службы и минимизировать риск возникновения ошибок в документах.Узнать подробнее