Оформление по договору услуг: что это и на что обратить внимание кадровому специалисту

В практике кадровых специалистов и кадровых служб договор оказания услуг используется достаточно часто — особенно при привлечении внешних исполнителей, экспертов или специалистов под конкретные задачи. При этом неправильное оформление такого договора может привести к его переквалификации в трудовой и серьезным штрафам для компании. Разберемся, что такое оформление по договору услуг, в каких случаях его можно применять и какие риски важно учитывать.

Что такое договор оказания услуг

Договор оказания услуг — это гражданско-правовой договор, по которому одна сторона (исполнитель) обязуется оказать определенные услуги, а другая сторона (заказчик) — принять и оплатить результат. Такой договор регулируется нормами Гражданского кодекса РФ и не относится к трудовым отношениям.

Ключевая особенность договора услуг заключается в том, что оплачивается сам факт оказания услуги, а не процесс трудовой деятельности. Исполнитель не становится штатным сотрудником компании, но может выполнять разовые задачи для организации.

Правовая база договора услуг

Основным нормативным актом, регулирующим договор оказания услуг, является Гражданский кодекс РФ (глава 39). В отличие от трудовых договоров, на такие отношения не распространяются положения Трудового кодекса РФ, включая гарантии и компенсации для работников.

Для кадровых и HR-специалистов важно понимать, что наличие договора услуг не освобождает компанию от ответственности, если фактически отношения носят трудовой характер. Контролирующие органы оценивают не название договора, а реальные условия сотрудничества.

Оформление по договору услуг: суть и особенности

Фраза «оформить по договору услуг» означает, что между компанией и физическим лицом устанавливаются гражданско-правовые, а не трудовые отношения. Исполнитель выполняет конкретные услуги, не подчиняясь правилам внутреннего трудового распорядка.

При таком оформлении отсутствует кадровый статус сотрудника: не ведется личное дело, не оформляется прием на работу, не заполняется трудовая книжка. Все обязательства сторон фиксируются исключительно в тексте договора и приложениях к нему.

Отличие договора услуг от трудового договора

Главное отличие договора услуг от трудового договора заключается в характере отношений. При трудовом договоре работник подчиняется работодателю, выполняет трудовую функцию и работает по установленному графику.

В договоре услуг отсутствуют такие элементы, как рабочее время, должностные обязанности и подчиненность руководителю. Исполнитель самостоятельно организует процесс оказания услуг и отвечает за результат, а не за соблюдение трудовой дисциплины.

Отличие договора услуг от договора подряда

Договор услуг и договор подряда часто путают, однако между ними есть принципиальная разница. В договоре подряда ключевым является материальный или измеримый результат, например, создание объекта или выполнение работы.

Договор услуг ориентирован на сам процесс оказания услуги, результат которого может быть нематериальным — консультации, обучение, сопровождение. Для HR-специалистов важно правильно выбирать вид договора, чтобы избежать юридических ошибок.

Плюсы оформления по договору услуг для работодателя

Для компании оформление по договору услуг дает определенную гибкость. Не требуется вести кадровое делопроизводство, оформлять приказы, табели учета рабочего времени.

Кроме того, такой формат сотрудничества удобен для разовых или проектных задач, когда нет необходимости вводить штатную единицу. Это позволяет оптимизировать кадровую и организационную нагрузку.

Минусы и риски для компании

Основной риск при использовании договора услуг — его переквалификация в трудовой договор. Если фактически исполнитель выполняет функции штатного сотрудника, компания может столкнуться с претензиями со стороны ГИТ, ФНС и суда.

Последствия переквалификации включают доначисление страховых взносов, штрафы и обязанность оформить трудовые отношения задним числом. Поэтому кадровому специалисту важно внимательно анализировать условия сотрудничества.

Когда можно использовать договор услуг

Договор услуг целесообразно применять при разовом или временном сотрудничестве, а также при привлечении внешних экспертов. Он подходит для консультационных, образовательных, информационных и иных нематериальных услуг.

Также договор услуг часто используется при работе с самозанятыми и индивидуальными предпринимателями, если характер взаимодействия соответствует гражданско-правовым отношениям.

Когда нельзя оформлять по договору услуг

Использование договора услуг недопустимо, если исполнитель фактически выполняет постоянную трудовую функцию. Наличие фиксированного графика, рабочего места и подчинения руководству указывает на трудовые отношения.

Если человек интегрирован в штатные процессы компании и выполняет задачи на постоянной основе, оформление по договору услуг создает высокий риск переквалификации.

Документы при оформлении по договору услуг

Основным документом является договор оказания услуг, в котором четко прописываются предмет, сроки и порядок оплаты. Обязательным подтверждением выполнения обязательств служит акт оказанных услуг.

Кадровые документы, такие как приказы о приеме и увольнении, личные карточки и трудовые договоры, в данном случае не оформляются. Это важно учитывать при проверках.

Налоги и взносы по договору услуг

При заключении договора услуг с физическим лицом компания выступает налоговым агентом по НДФЛ и уплачивает страховые взносы. Исключение составляют договоры с ИП и самозанятыми, где налоговая нагрузка распределяется иначе.

Кадровому или HR-специалисту необходимо взаимодействовать с бухгалтерией, чтобы корректно определить налоговый режим и избежать ошибок в расчетах.

Рекомендации кадровым и HR-специалистам

При оформлении договора услуг важно избегать трудовых формулировок, таких как «должность», «график работы» или «заработная плата». Все условия должны подчеркивать самостоятельность исполнителя.

Также рекомендуется регулярно пересматривать договоры услуг и фактические условия сотрудничества, чтобы они соответствовали гражданско-правовой природе отношений.

Частые ошибки при оформлении по договору услуг

На практике часто встречаются ошибки, связанные с копированием условий трудового договора. Установление фиксированного рабочего времени и постоянного контроля — распространенные причины споров с инспекцией.

Еще одна типичная ошибка — отсутствие актов оказанных услуг, что затрудняет подтверждение реального выполнения обязательств по договору.

Для кадровых специалистов, которые хотят не только грамотно оформлять внешние договоры, но и выстраивать безупречное кадровое делопроизводство внутри компании, важно учесть нюансы работы с исполнителями и ничего не упустить. Помочь в этом может КЭДО HRlink. Система помогает быстро принять кандидата на работу, а также полностью выстроить весь цикл работы с сотрудниками. 

FAQ (Ответы на частые вопросы HR)

• Вопрос: Может ли наш штатный юрист проверить такой договор?
  Ответ: Безусловно. Штатный юрист — лучший вариант, так как он знает специфику вашей компании. Он проверит договор на соответствие законодательству и вашим внутренним процедурам и документации.
• Вопрос: Нужен ли договор, если мы платим самозанятому по его счету в приложении?
  Ответ: Да, желателен. Самозанятый выставляет счет-оферту, которая является упрощенной формой договора. Однако для сложных или дорогостоящих услуг полноценный договор с актом защитит вас лучше.
• Вопрос: Что важнее: договор или акт?
  Ответ: Это звенья одной цепи. Договор устанавливает правила игры, акт подтверждает, что по этим правилам сыграли. Оба документа юридически значимы. Акт без договора может создать неопределенность, договор без актов — усложнить приемку и оплату.

Оформление по договору услуг — удобный инструмент для бизнеса, но только при правильном и обоснованном применении. Для кадрового и HR-специалиста важно четко разграничивать гражданско-правовые и трудовые отношения и не использовать договор услуг как замену трудовому договору.

Грамотный подход к оформлению, корректные формулировки и регулярный контроль условий сотрудничества помогут минимизировать риски и обеспечить юридическую безопасность компании.