Перечень обязательных кадровых документов в организации: руководство для HR и кадровиков

Кадровые документы — это не просто формальность, а основа правовой защищенности работодателя. Именно по ним трудовая инспекция, суды и контролирующие органы оценивают, насколько корректно в организации оформлены трудовые отношения. Отсутствие даже одного обязательного документа может быть признано нарушением и повлечь штрафы.

В этой статье разберем, какие кадровые документы являются обязательными, на что в первую очередь обращают внимание инспекторы и как HR-специалисту выстроить системный кадровый документооборот.

Нормативная база кадрового делопроизводства

Основным источником требований к кадровым документам является Трудовой кодекс РФ. Именно он определяет, какие документы работодатель обязан иметь, в каком виде и в какие сроки.

Дополнительно требования содержатся в подзаконных актах, приказах Минтруда, разъяснениях Роструда и правилах архивного хранения. HR-специалисту важно учитывать, что при проверках инспекция оценивает не только наличие документов, но и их соответствие фактическим условиям работы.

Что считается обязательными кадровыми документами

Обязательные кадровые документы — это документы, наличие которых прямо или косвенно предусмотрено трудовым законодательством. Их отсутствие рассматривается как нарушение независимо от численности персонала и формы собственности организации.

Важно отличать обязательные документы от рекомендованных. Если рекомендованный документ отсутствует, это не всегда нарушение, а вот отсутствие обязательного — почти всегда основание для штрафа.

Учредительные и организационные документы

К этой группе относятся документы, которые определяют общие правила работы персонала в организации. Именно с них начинается проверка инспекции.

Обязательными считаются:

• Штатное расписание — подтверждает структуру и должности;
• Правила внутреннего трудового распорядка — регламентируют режим работы, дисциплину и ответственность;
• Положение об оплате труда — фиксирует систему заработной платы и премирования;
• Положение о защите персональных данных;
• График отпусков — обязателен даже при небольшом штате.

HR-специалисту важно следить за актуальностью этих документов и своевременно вносить изменения.

Документы по персоналу (на каждого работника)

Это ключевой блок кадрового документооборота, так как именно он отражает индивидуальные трудовые отношения с каждым сотрудником.

Обязательными являются:

• Трудовой договор и все дополнительные соглашения;
• Приказы по личному составу (о приеме, переводе, увольнении);
• Личная карточка работника;
• Трудовая книжка или электронные сведения о трудовой деятельности;
• Заявления работников (о приеме, отпуске, увольнении и т.д.).

Для HR особенно важно, чтобы все документы были подписаны и своевременно оформлены, а формулировки соответствовали ТК РФ.

Документы по рабочему времени и времени отдыха

Учет рабочего времени — одна из самых частых зон нарушений, выявляемых при проверках.

К обязательным документам относятся:

• Табель учета рабочего времени;
• Графики сменности (если применяется сменный режим);
• Документы по сверхурочной работе и работе в выходные дни;
• Приказы и заявления по отпускам.

Даже при доверительных отношениях с персоналом отсутствие табеля считается нарушением.

Документы по охране труда

Охрана труда — отдельный блок, за который предусмотрена повышенная ответственность.

Обязательными являются:

• инструкции по охране труда;
• журналы вводного и повторного инструктажа;
• приказы о назначении ответственных лиц;
• документы по специальной оценке условий труда (СОУТ).

HR-специалисту важно работать в связке со специалистом по охране труда или подрядчиком, чтобы документация была полной.

Локальные нормативные акты (ЛНА)

Локальные нормативные акты регулируют внутренние процессы и обязательны для применения в организации.

Часть ЛНА обязательна всегда, часть — при определенных условиях (например, при наличии премирования или дистанционной работы). Важно не только утвердить ЛНА, но и ознакомить с ними работников под подпись.

Документы по обработке персональных данных

Работа с персональными данными сотрудников строго регулируется законом.

Обязательными являются:

• политика обработки персональных данных;
• согласия работников на обработку;
• приказы о назначении ответственных лиц;
• регламенты хранения и защиты данных.

Отсутствие этих документов — частая причина штрафов даже при отсутствии жалоб сотрудников.

Документы при проверках и контроле

При проверке трудовая инспекция, как правило, запрашивает:

• трудовые договоры и приказы;
• ЛНА;
• табели учета рабочего времени;
• графики отпусков;
• документы по охране труда.

HR-специалисту важно быть готовым оперативно предоставить документы и подтвердить их актуальность.

Сроки хранения кадровых документов

Кадровые документы имеют разные сроки хранения — от нескольких лет до 50 и более лет. Ошибки в хранении могут привести к ответственности не меньше, чем отсутствие документов.

Особое внимание стоит уделять документам длительного хранения и электронному кадровому документообороту.

Частые ошибки работодателей и кадровиков

На практике чаще всего встречаются:

• отсутствие обязательных документов;
• использование устаревших форм;
• несоответствие документов фактическим условиям работы;
• отсутствие подписей работников об ознакомлении.

Регулярная проверка кадрового архива позволяет выявить и исправить такие ошибки заранее.

Чек-лист обязательных кадровых документов

Универсальный минимум для любой организации:

• штатное расписание;
• ПВТР;
• положение об оплате труда;
• трудовые договоры;
• приказы по персоналу;
• график отпусков;
• табель учета рабочего времени;
• документы по охране труда;
• документы по персональным данным.

Дополнительные документы зависят от специфики деятельности, численности и режима работы.

Перечень обязательных кадровых документов — это основа безопасной и стабильной работы организации. Системный и актуальный кадровый документооборот снижает риски проверок, штрафов и трудовых споров.

Для HR-специалиста важно:

• регулярно проводить аудит кадровых документов;
• следить за изменениями законодательства;
• обеспечивать соответствие документов реальной практике работы;
• хранить документы в установленном порядке.

Грамотно выстроенная система кадровых документов — это не нагрузка, а инструмент защиты работодателя и подтверждение профессионализма кадровой службы.