Заявление на перечисление зарплаты на карту: образец и правила оформления для HR-специалистов

Современные компании все чаще переходят на полностью безналичную систему оплаты труда. Для корректного перечисления зарплаты на банковские карты требуется заявление от работника, оформленное по установленным правилам.

Для HR- и кадрового специалиста этот документ — не просто формальность. Он:

• служит основанием для действий бухгалтерии;
• входит в комплект личных документов сотрудника;
• позволяет избежать нарушений трудового законодательства.

Разберем, как правильно оформить заявление, какие реквизиты указать и как организовать процесс в кадровой службе.

Законодательная база: что должен знать кадровый специалист

Основное регулирование прописано в статье 136 Трудового кодекса РФ.
Ключевые положения:

• работник вправе сам выбрать банк и карту для зачисления зарплаты;
• работодатель не может навязывать конкретный банк или зарплатный проект;
• работник должен уведомить работодателя не позднее чем за 15 дней до даты выплаты, если хочет изменить реквизиты;
• перечисление зарплаты без письменного согласия сотрудника — нарушение.

Почему это важный документ для кадрового специалиста:

• защищает компанию от претензий — сотрудник не сможет заявить, что реквизиты меняли без его согласия;
• помогает соблюдать сроки выплат и снижает риск штрафов;
• упорядочивает процесс: бухгалтерия получает формальные основания для изменения платежного реестра.

Поэтому HR-специалист должен обеспечить надлежащий документооборот и хранение заявлений.

Когда оформляется заявление

Заявление на перечисление зарплаты на карту подается в следующих ситуациях:

1. При приеме на работу.
   Включается в пакет первичных документов: заявление о приеме, согласие на обработку данных, копии паспорта и ИНН, а также реквизиты банковского счета.
2. При смене карты или банка.
   Сотрудник пишет новое заявление, даже если карта принадлежит тому же банку, но с другим счетом.
3. При изменении формы выплат.
   Например, переход с наличного расчета на безналичный.
4. При переводе зарплаты на карту другого лица.
   Требуется письменное согласие работника и подтверждение права получателя.

Рекомендуется оформлять заявление в двух экземплярах — один передается в бухгалтерию, второй остается в отделе кадров.

Требования к оформлению

Заявление составляется в свободной письменной форме, но обязательно должно содержать:

• наименование организации и должность руководителя;
• данные сотрудника (ФИО, должность, подразделение);
• формулировку просьбы:
  
  «Прошу перечислять заработную плату и иные выплаты на банковский счет…»
  
• полные реквизиты:
  • наименование банка,
  • БИК,
  • номер счета (не номер карты),
  • ФИО владельца счета;
• дата составления, подпись.

Совет HR: проверьте правильность реквизитов до передачи в бухгалтерию. Ошибка в одном символе может задержать выплату.

Образец заявления на перечисление зарплаты на карту

Генеральному директору ООО «Альфа»
от специалиста отдела кадров Ивановой Елены Сергеевны

ЗАЯВЛЕНИЕ

Прошу перечислять мою заработную плату и иные выплаты на банковский счет:

Получатель: Иванова Елена Сергеевна
Банк: ПАО Сбербанк
БИК: 044525225
Счет: 40817810099910001234

Дата: 05.11.2025  Подпись: _____________

Совет: добавьте внизу служебную отметку

«Принято в отдел кадров ___ (дата) ___ (подпись кадрового специалиста)»

Это упростит внутренний контроль документов и позволит избежать споров при проверках.

Как организовать документооборот в компании

Для HR-службы важно не только собрать заявление, но и правильно его зарегистрировать и хранить.

1. Регистрация.
   Каждое заявление фиксируется в журнале входящей документации или в электронном кадровом учете.
   Указывается дата, ФИО сотрудника, передача в бухгалтерию.
2. Передача бухгалтерии.
   Желательно оформлять передачу по ведомости или электронным средствам (1С, HRM-система).
   При изменении реквизитов сотрудника бухгалтерия должна быть уведомлена до начисления зарплаты.
3. Хранение.
   Оригиналы заявлений хранятся в личных делах работников в течение всего срока работы + 3 года после увольнения (по правилам архивного хранения кадровых документов).
4. Актуализация.
   Кадровые специалисты обязаны контролировать актуальность реквизитов и при смене карты инициировать сбор новых заявлений.

Частые ошибки и как их избежать

Особые ситуации, с которыми сталкиваются HR-специалисты

1. Смена банка по инициативе компании.
   Если работодатель заключает зарплатный проект с новым банком, сотрудник вправе отказаться и подать заявление с реквизитами любого другого банка.
   Работодатель не имеет права навязывать участие.
2. Перевод на карту родственника.
   Допускается только по заявлению самого работника. Лучше приложить копию паспорта и письменное согласие получателя.
3. Работа по совместительству.
   Заявление оформляется отдельно по каждому месту работы, так как у каждой организации своя бухгалтерия.
4. Зарплата в иностранной валюте.
   Указываются валютные реквизиты (IBAN, SWIFT) и банк-корреспондент. Важно согласовать это с бухгалтерией заранее.

Рекомендации по внутренним процедурам HR-отдела

• Разработайте унифицированный шаблон заявления (в формате Word или PDF) и разместите его в корпоративном портале.
• Включайте заявление о перечислении зарплаты в пакет документов при трудоустройстве.
• Используйте электронную подпись (при наличии системы ЭДО) — это законно с точки зрения трудового законодательства.
• Сохраняйте копию заявления в 1С:ЗУП или другой HR-системе для быстрого доступа.
• Проводите ежегодную сверку реквизитов сотрудников (особенно при массовой смене карт в банках).

Взаимодействие HR и бухгалтерии

Эффективное взаимодействие между отделом кадров и бухгалтерией снижает риск ошибок при выплатах:

1. HR собирает заявления, проверяет корректность данных.
2. Бухгалтерия вносит реквизиты в систему расчета зарплаты.
3. При смене карты HR информирует бухгалтерию и обеспечивает хранение старых заявлений.
4. Ответственные лица фиксируются внутренним приказом или должностной инструкцией.

Заявление о перечислении зарплаты на карту — не просто формальный документ, а элемент системы кадрового документооборота.

Для HR-специалиста важно:

• обеспечить юридическую правильность формы;
• наладить процесс регистрации, хранения и передачи в бухгалтерию;
• контролировать актуальность банковских реквизитов сотрудников.

Грамотная организация этого процесса гарантирует:

• своевременные выплаты;
• отсутствие штрафов при проверках;
• доверие сотрудников к работе отдела кадров.

Приложение: шаблон для внутреннего пользования

Форма HR-01.
Заявление о перечислении заработной платы на банковский счет.

Разработано отделом кадров ООО «Альфа».

Используется для всех категорий работников, включая совместителей и временных сотрудников.
Хранится в личном деле и в электронном архиве HR-службы.