Как оформить сотрудника на работу: пошаговая инструкция для HR-специалистов

Правильное оформление сотрудника на работу — ключевая задача для любого HR-специалиста. Грамотно организованный процесс позволяет избежать штрафов, защитить интересы обеих сторон и обеспечить стабильность внутри компании. В этой статье мы подробно разберём, как оформить нового сотрудника на работу, что нужно для приёма на постоянную или удалённую работу, и как избежать типичных ошибок.

Почему важно правильно оформить сотрудника на работу

Ошибка в оформлении — не просто формальность. Это может повлечь за собой серьёзные юридические последствия: от штрафов до судебных разбирательств. Законодательство строго регулирует, как оформить приём на работу сотрудника, и любая неточность может быть расценена как нарушение трудового законодательства.

Корректное оформление сотрудника на работу даёт:

• юридическую защищённость компании;
• прозрачность кадрового учёта;
• уверенность при проверках со стороны инспекций;
• укрепление HR-бренда компании как надёжного работодателя;
• снижение рисков конфликтов с сотрудниками.

---

Как оформить нового сотрудника на работу: подготовка

До официального оформления необходимо провести несколько важных шагов:

Согласование условий

До подписания трудового договора стороны должны договориться об условиях:

• должность и функциональные обязанности;
• режим работы и график;
• уровень заработной платы;
• наличие испытательного срока;
• условия премирования и возможные льготы;
• особенности удалённой работы или гибкого графика.

Медицинский осмотр

Если должность связана с особыми условиями труда (вредные, опасные, детские учреждения, питание и др.), необходимо направить будущего сотрудника на предварительный медосмотр. Также может потребоваться психиатрическое освидетельствование.

Проверка документов

Убедитесь, что у кандидата есть все необходимые документы, и они действительны. Желательно заранее уведомить соискателя о полном списке документов, которые он должен предоставить.

---

Какие документы должен предоставить кандидат

Перед тем как оформить сотрудника на работу, необходимо получить следующие документы:

• паспорт гражданина РФ или другой удостоверяющий документ;
• трудовая книжка (если ведётся на бумаге);
• СНИЛС;
• документ об образовании (при необходимости);
• документы воинского учёта (для военнообязанных);
• ИНН (не обязателен, но желателен);
• медицинская справка (если это требуется по условиям труда);
• справка об отсутствии судимости (если предусмотрено спецификой работы).

Для иностранных граждан также потребуются:

• разрешение на работу или патент;
• миграционная карта;
• уведомление о прибытии;
• нотариально заверенный перевод паспорта (если требуется).

Важно: храните копии всех документов в личном деле сотрудника с соблюдением требований к защите персональных данных.

Как оформить приём на работу сотрудника: юридические этапы

Подписание трудового договора

Договор должен быть заключён не позднее первого рабочего дня. Он содержит:

• ФИО сторон;
• должность;
• режим работы;
• размер заработной платы;
• место работы;
• условия труда;
• сведения об испытательном сроке (если предусмотрен);
• дополнительные соглашения (при необходимости);
• условия конфиденциальности, если применимо;
• положения о неразглашении и защите интеллектуальной собственности.

Возможен как бумажный, так и электронный вариант (с использованием ЭДО и УНЭП). В случае ЭДО необходимо получить согласие работника на использование электронного документооборота.

Издание приказа о приёме

Оформляется по форме Т-1 или в произвольной форме. Подписывается руководителем и заверяется кадровиком. Сотрудник должен быть ознакомлен под подпись. Хранится в личном деле.

Ознакомление с локальными нормативными актами

Сотрудника необходимо ознакомить под подпись с:

• правилами внутреннего трудового распорядка;
• политикой обработки персональных данных;
• должностной инструкцией;
• положениями, касающимися режима труда и отдыха;
• положением об оплате труда и премировании;
• политикой охраны труда и техникой безопасности.

---

Как оформить сотрудника на постоянную работу

Постоянное оформление предполагает заключение бессрочного трудового договора. Отличия от срочного договора:

• отсутствие конечной даты действия;
• наличие полного объёма гарантий и компенсаций;
• возможность установления испытательного срока.

Важно: нельзя заключать срочные договоры без достаточных оснований, иначе инспекция труда может признать их бессрочными.

Дополнительно:

• при переводе с ГПХ или стажировки на постоянную работу следует оформить прекращение предыдущих отношений и заключить новый трудовой договор;
• при переоформлении важно учитывать сроки уведомления и возможное расторжение по соглашению сторон.

---

Регистрация в СФР: форма ЕФС-1

С 2021 года работодатели обязаны уведомлять СФР о приёме сотрудников по форме ЕФС-1.

Порядок действий:

1. Заполнить форму ЕФС-1.
2. Передать её в СФР не позднее следующего рабочего дня после выхода сотрудника.
3. Способ передачи зависит от численности:
   • до 10 человек — можно на бумаге;
   • более 10 человек — только электронно.

Нарушение сроков грозит штрафом до 50 000 рублей.

Важно: передача формы через оператора связи или специализированные программы должна быть своевременно протестирована.

---

Запись в трудовую книжку и оформление личного дела

Бумажная трудовая книжка

Запись вносится на основании приказа о приёме. Указывается:

• дата начала работы;
• наименование должности;
• структурное подразделение (если есть);
• основание — номер и дата приказа.

Электронная трудовая книжка

Если сотрудник выбрал электронную форму, сведения передаются в СФР через отчётность. Работодатель обязан получить заявление о выборе формы ведения трудовой книжки.

Личная карточка (форма Т-2)

Содержит всю информацию о сотруднике: персональные данные, трудовая деятельность, стаж, образование и т. д.

Рекомендуется хранить также:

• копии всех кадровых документов;
• подписанные локальные нормативные акты;
• журнал ознакомления с приказами.

---

Как оформить сотрудника на удалённую работу

При удалённой занятости есть особенности оформления:

• трудовой договор должен включать положения о дистанционном формате;
• работодатель должен обеспечить условия взаимодействия (в том числе по ЭДО);
• необходимо предусмотреть порядок предоставления оборудования и компенсации расходов;
• указать способы идентификации и подтверждения личности (например, ЭЦП, СМС-коды и т. д.).

Также обязательно:

• описать режим работы и способы контроля;
• установить правила связи и отчётности;
• предусмотреть порядок сдачи и возврата оборудования;
• прописать условия обеспечения конфиденциальности.

Важно учитывать положения главы 49.1 Трудового кодекса РФ, регулирующей дистанционную работу.

Частые ошибки HR при приёме на работу

Отсутствие подписанного трудового договора

Работник допускается к работе без оформления — серьёзное нарушение. Это может быть расценено как факт заключения трудового договора и повлечь штрафы.

Неоформленный приказ о приёме

Нарушение внутреннего документооборота и трудового законодательства. Работник не сможет подтвердить стаж.

Неподанный отчёт в СФР

Штраф до 50 000 рублей за несвоевременную подачу. Повторные нарушения усиливают санкции.

Отсутствие ознакомления с локальными актами

Любая проверка выявит этот пробел. В случае споров с работником, компания окажется незащищённой.

Оформление через ГПХ без оснований

Если характер работы носит признаки трудовых отношений, договор может быть признан трудовым. Это грозит доначислением налогов и штрафами.

Неправильное оформление удалённого сотрудника

Отсутствие специальных условий в договоре может стать основанием для признания договора недействительным.

---

Чек-лист: как правильно оформить сотрудника на работу

Этап	Срок	Ответственный
Согласование условий	До 1 дня	Руководитель, HR
Медосмотр	По необходимости	HR
Сбор документов	До 1 дня	HR
Подписание трудового договора	В день выхода	HR, сотрудник
Издание приказа	В день выхода	HR
Ознакомление с локальными актами	В день выхода	HR
Отчёт в СФР (ЕФС-1)	До следующего рабочего дня	Бухгалтерия/HR
Запись в трудовую	В день выхода	HR
Оформление личной карточки	До 3 дней	HR
Создание личного дела	До 3 дней	HR
Настройка ЭДО (если применяется)	До 5 дней	HR, IT

---

Ответы на часто задаваемые вопросы HR

Нужно ли заключать договор, если сотрудник уже начал работу?

Да, трудовой договор должен быть подписан не позднее первого дня работы. Если сотрудник фактически приступил к обязанностям, но договор не оформлен, работодатель обязан оформить трудовые отношения и может быть оштрафован за допуск к работе без заключённого договора.

Какой срок оформления приёма на работу считается допустимым?

Всё должно быть оформлено не позднее первого рабочего дня. Отчётность в СФР (форма ЕФС-1) подаётся не позднее следующего рабочего дня после начала работы.

Можно ли принять сотрудника по электронному договору?

Да, можно. С 2021 года законодательство разрешает использование электронного документооборота (ЭДО) при условии получения согласия работника. Также потребуется усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП).

Нужно ли оформлять трудовой договор с совместителем?

Да. Трудовой договор обязателен и с основным работником, и с совместителем. В договоре необходимо указать, что работа выполняется по совместительству.

Чем грозит использование ГПХ вместо трудового договора?

Если характер работы соответствует трудовым отношениям (регулярность, подчинение внутреннему распорядку и т.д.), то договор ГПХ может быть признан трудовым. Это повлечёт наложение штрафов и доначисление страховых взносов.

Обязательно ли оформлять личную карточку (Т-2)?

Да, для каждого сотрудника должна быть заведена личная карточка, в которой отражается персональная, трудовая и образовательная информация. Это требование трудового законодательства.

Что делать, если сотрудник не предоставил все документы вовремя?

Можно оформить трудовой договор с оговоркой о последующем предоставлении недостающих документов, но не рекомендуется допускать работника к работе до получения обязательных сведений (например, паспорта или СНИЛС).

Можно ли оформить удалённого сотрудника полностью дистанционно?

Да. Если обе стороны используют УКЭП и согласны на ЭДО, то весь процесс — от подписания договора до ознакомления с локальными актами — может быть проведён дистанционно.

---

Дополнительные рекомендации HR-специалистам

Чтобы оформить сотрудника на работу без ошибок, специалисту по кадрам важно не только следовать инструкции, но и учитывать нюансы применения законодательства в разных случаях.

Какие формы и документы использовать?

Используйте утвержденной формы (Т-1, Т-2), следите за их актуальностью. Все документы оформляются в двух экземплярах, один передаётся работнику под подпись, второй — хранится в личном деле. Важно правильно оформить заполнение и хранение документации, особенно в случаях ИП и ООО.

Когда может понадобиться дополнительная документация?

Дополнительно могут понадобиться:

• справка об отсутствии судимости;
• согласие на обработку персональных данных;
• заявление на выбор формы трудовой книжки;
• документы, подтверждающие право на льготы для отдельных категорий лиц.

Как использовать современные инструменты?

Рекомендуется использовать кадровые онлайн-сервисы и ЭДО для оптимизации документооборота. Это позволяет быстро отправить документы сотруднику, получить подпись, сохранить в архиве. Использование ЭЦП гарантирует юридическую силу всех документов.

Как HR может развивать свои знания?

HR-специалисту стоит постоянно развивать свои знания и навыки. Можно попробовать пройти бесплатное онлайн-обучение, участвовать в профессиональных вебинарах, изучать отзывы коллег, следить за практикой судов.

Что ещё важно учитывать?

• Важно знать права и обязанности работника и работодателя.
• Следует разработать внутренние регламенты: порядок оформления, сроки, согласования.
• В личную карточку вносят данные о трудовой деятельности, образовании, ИНН, контактах.
• Принимаете ли вы сотрудника в офис или на удалёнку — не забывайте об актуальных политиках компании.
• В работе с персональными данными особенно важно соблюдать политику конфиденциальности.
• При оформлении сотрудников на постоянную работу в начале года или при массовом приёме обязательно планируйте нагрузку на отдел кадров.
• Кадры должны быть готовы использовать шаблоны, инструкции, утвержденные на уровне организации.

---

Правильное оформление сотрудника на работу — это не только соблюдение закона, но и проявление корпоративной культуры. Для HR-специалиста важно быть не просто исполнителем, а гарантом юридической чистоты процессов.

Используйте пошаговый подход, не игнорируйте нюансы при приёме удалённых сотрудников и не забывайте об отчётности. Тогда процесс приёма будет простым, быстрым и безопасным.

Регулярно обновляйте кадровые шаблоны, следите за изменениями в законодательстве, взаимодействуйте с юристами и автоматизируйте рутину. Это позволит HR-отделу работать эффективно и без лишних рисков.