Трудовой договор: виды, условия, образец, решение споров и штрафы

Печать, подписание и пересылка бумажных трудовых договоров занимает много времени. Это замедляет оформление кандидатов и может обернуться для компании штрафом. Например, если документ задержится или потеряется в пути. КЭДО ускоряет трудоустройство и сокращает риски: все можно оформить, подписать и хранить в цифровом формате. В статье разберем, как это сделать правильно.

Для чего заключают трудовой договор

Трудовой договор заключают, чтобы юридически оформить отношения между работником и работодателем. Документ делает их прозрачными и решает следующие задачи:

• Закрепляет права и обязанности сторон. В договоре прописывают функции сотрудника, его график и формат работы, критерии оценки эффективности и условия труда, которые должен обеспечить работодатель. Также фиксируют размер оклада, порядок и сроки начисления заработной платы, правила предоставления отпусков, компенсаций и социальных льгот, порядок применения дисциплинарных мер. Работник получает гарантии стабильной занятости и своевременной оплаты труда, работодатель — выполнения оговоренных задач и соблюдения внутренних правил компании.

• Защищает интересы сотрудника и работодателя. Устные договоренности легко забываются и могут трактоваться по-разному. Письменный договор — официальный источник информации. Если возникает вопрос о графике работы, объеме задач или размере доплат, ответ всегда можно найти в документе. Это сводит к минимуму возможные конфликты и помогает решать спорные ситуации.

• Подтверждает факт трудоустройства. Наличие трудового договора позволяет сотруднику подтвердить опыт и стаж работы, например, для расчета пенсии. Работодатель использует документ для ведения кадрового учета и подготовки отчетности для контролирующих органов.  

Заключить трудовой договор можно на бумаге или электронно, например, через сервис HRlink. В первом случае кадровому специалисту приходится печатать документы, договариваться о встрече с кандидатом или пересылать ТД курьером. Во втором — все оформляется онлайн за пару кликов.

Чтобы отправить трудовой договор на подпись в HRlink, достаточно нажать пару кнопок

Стороны договора: кто такие работодатель и работник

Согласно статье 20 ТК РФ, трудовой договор заключается между двумя участниками:

Работник — человек, который устраивается на работу в компанию и выполняет определенные функции за вознаграждение. Им может быть как гражданин России, так и иностранец, у которого есть разрешение на работу в стране. 

Работодатель — сторона, которая предоставляет работу, обеспечивает необходимые условия труда и выплачивает заработную плату.

Выделяют три категории работодателей:

Физическое лицо — человек, который привлекает сотрудника для помощи в личных делах. Например, няню, сиделку, репетитора, водителя или домработницу.

ИП — физическое лицо, которое зарегистрировалось в налоговой как предприниматель и ведет бизнес от собственного имени. Оно может нанимать сотрудников. Например, владелец магазина приглашает продавцов и кассиров, а владелец кафе — официантов и поваров.

Юридическое лицо — организация, которая существует как отдельный субъект права. Это может быть как небольшое ООО, так и крупное акционерное общество. Сотрудников принимает именно компания, а трудовой договор с ними подписывает руководитель или уполномоченный представитель.

Основные виды трудовых договоров 

Трудовые договоры делятся по сроку действия:

Срочный. Заключается на время проекта, для выполнения разового задания или сезонной работы. Если все задачи выполнены или срок сотрудничества подошел к концу, договор теряет силу.

Компания привлекает дизайнера для подготовки перечня визуальных материалов и заключает с ним срочный трудовой договор. По завершении работ ТД прекращает свое действие.

Бессрочный. Не имеет фиксированного срока и действует до момента расторжения по инициативе одной из сторон. 

Также трудовые договоры делят по форме занятости сотрудника:

По основному месту работы. Человек трудится в компании на постоянной основе и получает фиксированную зарплату. Сотруднику полагаются все положенные по закону социальные гарантии, включая отпуска и больничные в полном объеме. 

По совместительству. Специалист выполняет дополнительную работу в свободное от основной занятости время. Оплата производится сдельно или по часам, а социальные гарантии предоставляются пропорционально фактически отработанному времени.

Совместительство бывает внешним и внутренним. При внешнем сотрудник оказывает услуги другой организации, при внутреннем — совмещает несколько должностей в одной компании. Например, роли маркетолога и контент-менеджера. 

В дистанционном формате. Сотрудник выполняет задачи вне офиса — дома, в коворкинге или в другой удобной локации. В договоре обязательно указывают удаленный характер работы и порядок взаимодействия с работодателем: через корпоративные сервисы, мессенджеры и электронную почту. 

В документ можно включить пункты о предоставлении оборудования и компенсации расходов, связанных с удаленной работой. Например, о возмещение затрат на электричество или интернет. 

В HRlink можно заключать все виды трудовых договоров и подписывать документы со всеми типами совместителей.

Обязательные условия в трудовом договоре

Содержание ТД закреплено в статье 57 ТК РФ. Разберем, какие пункты обязательно нужно включить в документ и как правильно заполнить трудовой договор.

Трудовые функции

В ТД указывают должность сотрудника и вид работы, которую он выполняет. Например, маркетолог отвечает за подготовку рекламных материалов и ведение соцсетей. Детальное описание обязанностей обычно содержится в должностной инструкции.

Условия оплаты труда

В трудовом договоре определяют размер зарплаты, а также порядок, сроки и способ выплаты — на банковскую карту, наличными или переводом на счет. 

Если сотрудник получает сдельную оплату, в документе фиксируют ставку за каждую единицу работы, при почасовой оплате — ставку за час. Отдельно прописывают условия начисления премий, надбавок и других поощрительных выплат. 

Режим труда и отдыха 

Если сотрудник работает на пятидневке, указывать его график в договоре не обязательно — он должен быть закреплен в правилах внутреннего трудового распорядка. 

Если график отличается от стандартного, это необходимо отразить в документе — зафиксировать продолжительность рабочей недели и смены, время начала и окончания рабочего дня, выходные дни. Дополнительно нужно указать продолжительность перерывов для отдыха.

В некоторых случаях закон требует указывать в ТД режим труда. Например, для сотрудников на сменном графике или при суммированном учете рабочего времени.

Характер работы 

В договоре прописывают характер работы, если он отличается от обычного офисного формата. Он может быть дистанционным, разъездным, подвижным, сезонным, вахтовым или другим. 

Этот пункт важен, потому что от него зависят гарантии и компенсации для сотрудника. Например, при разъездном характере работодатель обязан возмещать расходы на проезд, а при вахтовом — предоставлять дополнительные выходные.

Социальное страхование 

Работодатель должен указать в договоре, что сотрудник подлежит обязательному социальному страхованию, и перечислять за него страховые взносы. В них входят пенсионные отчисления, медицинское страхование и другие установленные законом платежи. 

Дополнительные условия трудового договора 

В договор можно включить дополнительные условия. Например, стороны могут определить продолжительность и порядок прохождения испытательного срока, прописать обязательство о сохранении коммерческой тайны или закрепить договоренность о том, что сотрудник должен проработать на предприятии определенное время после обучения, если работодатель инвестирует в его развитие.

Как оформляют трудовой договор

Документ составляется в двух экземплярах: один остается у работодателя, второй передается работнику. Каждая копия заверяется физической или электронной подписью обеих сторон. Если договор заключается через КЭДО, дублировать документ на бумажном носителе не нужно — его электронная версия имеет полную юридическую силу.

Выпустить электронную подпись можно прямо в HRlink

Если сотрудник приступил к обязанностям до подписания бумаг, работодатель должен заключить с ним трудовой договор в течение трех рабочих дней с момента начала работы. Иначе ему грозит штраф от 5000 до 100 000 рублей согласно статье 5.27 КоАП РФ.

У многих компаний есть сезонная нагрузка. Например, рестораны обычно нанимают новых сотрудников в весенне-летний период. При бумажном документообороте это высокая нагрузка и стресс для кадровых специалистов. КЭДО упрощает процесс и экономит время. Узнать, как HRlink помогает HR-специалистам

Особенности заключения срочного трудового договора

При составлении срочного договора важно учитывать несколько нюансов.

Причина ограничения срока. В документе нужно указать, почему договор заключен на определенный период. Например, специалист может временно замещать сотрудника, находящегося в отпуске по уходу за ребенком.

Обоснование не требуется, если работодатель — ИП со штатом не более 35 человек. В сфере торговли и бытовых услуг индивидуальные предприниматели могут заключать срочный трудовой договор без указания причины, если в их штате не более 20 человек.

Срочный ТД по соглашению сторон можно заключать с пенсионерами, учащимися очной формы обучения и другими категориями граждан, перечисленными в статье 59 ТК РФ. В таком случае мотивировать «срочность» документа тоже не нужно.

Срок действия. Максимальный срок договора — 5 лет, а минимальный законом не установлен. Если ни одна из сторон не требует расторжения договора по истечении его срока, а сотрудник продолжает работать, договор автоматически становится бессрочным.

Особенности договоров с отдельными категориями работников 

Законодательство выделяет категории сотрудников, для которых установлены специальные правила трудоустройства. Рассмотрим, кто к ним относится и как составить трудовой договор с такими работниками.

Несовершеннолетние. Для них установлены ограничения по продолжительности и условиям труда. Сотрудники до 16 лет могут работать не более 24 часов в неделю, от 16 до 18 лет — не более 35 часов. Их нельзя привлекать к ночным сменам, сверхурочной работе, работе во вредных и опасных условиях. Подросткам также полагается ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью 31 календарный день. Все эти нюансы должны быть отражены в договоре. Его подписывает родитель или законный представитель, при этом сам несовершеннолетний тоже ставит подпись.

Иностранные граждане. В трудовом договоре нужно указать реквизиты разрешения или патента на работу, ВНЖ, РВП или РВПО. Если у сотрудника нет ни одного из этих документов, ТД заключить нельзя. В течение трех дней после подписания договора с иностранцем работодатель должен уведомить об этом МВД. 

Лица с ограниченными возможностями здоровья. Для работников с инвалидностью I и II группы устанавливается сокращенная продолжительность рабочего времени — не более 35 часов в неделю. При этом заработная плата выплачивается в полном объеме, как будто сотрудник трудился полный день. Особые условия труда, включая адаптацию рабочего места и возможные льготы, должны быть закреплены в трудовом договоре.

Особый режим труда предусмотрен для моряков, беременных женщин, женщин с детьми до трех лет, а также работников, занятых во вредных и опасных условиях. Все особенности сотрудничества должны быть отражены в ТД.

Какие документы нужны для заключения договора

Перед тем, как составить трудовой договор, работодатель должен получить от работника определенный пакет документов. 

В стандартный комплект входят:

• паспорт или другой документ, удостоверяющий личность;
• трудовая книжка — если это не первое место работы;
• СНИЛС;
• документ воинского учета;
• документ об образовании, квалификации или наличии специальных знаний, если они требуются для выполнения работы.

В ряде случаев могут понадобиться дополнительные документы. Например, справка о прохождении медосмотра. Она нужна работникам общепита, образовательных и медицинских учреждений.

Вы можете обрабатывать документы кандидатов вручную, а можете делегировать это Start Link. Сервис автоматизирует оформление. Вы запрашиваете документы нажатием одной кнопки — они собираются в защищенной системе в соответствии с 152-ФЗ. Start Link самостоятельно распознает документы, проверяет кандидата на благонадежность по более чем 20 базам и передает данные в учетную систему. Онлайн-трудоустройство занимает от 15 минут.

В Start Link можно создавать списки запрашиваемых документов у кандидатов на разные позиции

Какие штрафы грозят за ошибки в трудовом договоре

Иногда в ТД забывают указать место работы, условия социального страхования, трудовые функции сотрудника, способ выплаты и другие обязательные условия. Такие упущения привлекают внимание трудовой инспекции, и компания рискует получить штраф до 100 000 рублей. Аналогичную сумму придется заплатить, если по результатам спецоценки условий труда выяснится, что они не соответствуют указанным в договоре.

Если на экземпляре трудового договора, который хранится у работодателя, отсутствует подпись работника, компании грозит штраф до 50 000 рублей. В HRlink такой риск исключен. Система автоматически проверяет наличие всех подписей и не отправляет документ в архив, пока они не будут проставлены. 

Сколько хранить трудовые договоры

Если сотрудник уволился до 1 января 2003 года, срок хранения трудового договора составляет 75 лет. Если увольнение произошло после 1 января 2003 года — 50 лет. Хранить ТД на бумаге дорого и рискованно: документы могут повредиться или потеряться, а для архива нужно выделять отдельное место. 

В HRlink документы хранятся в облаке весь регламентированный срок. При необходимости архив можно скачать и разместить на внутренних сервисах компании. Электронный формат безопаснее: данные защищены, а резервное копирование снижает риск утери.

Как решать споры по трудовому договору

Между сотрудником и работодателем могут возникать разногласия — например, по поводу должностных обязанностей, размера премии или условий работы. Есть несколько путей решения конфликтных ситуаций.

Переговоры. Работодатель и сотрудник фиксируют претензию письменно и обсуждают варианты решения. 

Комиссия по трудовым спорам. Если договориться не удалось, можно обратиться в комиссию по трудовым спорам. Она создается внутри организации и включает представителей обеих сторон.

Государственная инспекция труда. При серьезных нарушениях условий ТД работник вправе пожаловаться в трудовую инспекцию. Она проведет проверку и примет меры: выдаст работодателю предписание на устранение проблемы или наложит штраф.

Судебное разбирательство. Если одна из сторон не согласна с решением комиссии по трудовым спорам, она может обжаловать его в суде. Подать иск можно и без обращения в КТС — некоторые разногласия рассматриваются только в суде. Например, о возмещении сотрудником причиненного компании ущерба.

Чтобы минимизировать риск возникновения споров, важно грамотно составить ТД. Чем прозрачнее и понятнее прописаны в нем условия, тем меньше поводов для конфликтов.

Как расторгнуть трудовой договор

Расторгнуть трудовой договор можно по соглашению сторон, по инициативе работника или работодателя. Например, компания может уволить сотрудника, если он не прошел испытательный срок или допустил дисциплинарный проступок: прогулял работу, раскрыл коммерческую тайну, нарушил требования охраны труда. Основанием для увольнения может послужить сокращение штата или ликвидация организации.

Если сотрудник увольняется по собственному желанию, он должен подать заявление за две недели. Если увольнение инициирует работодатель, он оформляет документ с обоснованием причины. Процедура зависит от конкретной ситуации: например, при сокращении штата работодатель обязан предупредить сотрудника за два месяца. 

Важно: если в компании используется КЭДО, приказ об увольнении все равно должен быть оформлен на бумаге. Этот документ нельзя хранить только в электронном виде.Узнать, какие документы можно подписывать в КЭДО

В ТД можно заранее прописать условия прекращения действия договора. Например, указать, в каких случаях он может быть расторгнут досрочно и в одностороннем порядке, а также за какой срок стороны должны предупредить друг друга о завершении сотрудничества. 

Изменения в законодательстве 2025 года 

Если трудовой договор оформляется в электронном виде, работодатель должен получить у кандидата согласие на обработку персональных данных, так как они будут передаваться третьей стороне — поставщику КЭДО. С 1 марта 2025 года согласие оформляется отдельным файлом, включать его в ТД больше нельзя. В HRlink можно создать такой документ и отправить его новому сотруднику на подпись.

Кандидат может подписать согласие на обработку ПДн в Start Link

С 30 мая 2025 года вступили в силу поправки к статье 13.11 КоАП РФ. Они вводят новые виды нарушений в работе с персональными данными и увеличивают штрафы. Размер взыскания определяется видом проступка. Например, при утечке информации он зависит от объема и характера данных. Если пострадали более 1000 сотрудников, ответственное лицо может получить штраф до 400 000 рублей.

Start Link помогает работать с персональными данными без нарушений. Все документы собираются и хранятся в выделенной защищенной системе в соответствии с 152‑ФЗ.

Как нанять сотрудника в 2025 году и не получить штрафЗабрать гайд

Практические рекомендации по оформлению, образец договора 2025 года

Используйте единый шаблон. Унифицированный бланк снижает риск пропустить важные пункты и ускоряет подготовку трудового договора — достаточно внести в него данные кандидата и скорректировать условия сотрудничества.

Структурируйте документ. Разделите договор на логические блоки: общие положения, права и обязанности сторон, условия оплаты, режим труда и другие. Четкая структура помогает быстрее находить нужную информацию в договоре и ускоряет проверку документов.

Применяйте нумерацию и подзаголовки. Это помогает ориентироваться в документе и позволяет делать ссылки на конкретные пункты договора.

Следите за форматированием. Используйте читаемые шрифты, одинаковый размер текста, единые отступы и интервалы между блоками. Тогда документ будет выглядеть аккуратнее и легче восприниматься.

Контроль и аудит трудовых договоров

Регулярный аудит трудовых договоров помогает выявить ошибки до того, как они приведут к судебным спорам, штрафам или репутационным потерям. Законодательство не устанавливает конкретную периодичность таких проверок, но для большинства организаций оптимально проводить их раз в год. 

Дополнительная перепроверка требуется при изменениях в ТК или КоАП — она гарантирует соответствие документов актуальным требованиям закона. ТД должен быть согласован и с внутренними документами компании: штатным расписанием, правилами внутреннего трудового распорядка, должностными инструкциями и положением об оплате труда. При внесении поправок в эти документы следует пересмотреть и трудовые договоры.

Результат аудита — отчет с выявленными ошибками и план действий по их устранению. Чаще всего корректировки вносятся через дополнительные соглашения к трудовым договорам. Это позволяет привести документацию в порядок без расторжения действующих соглашений.

Если вы планируете перевести оформление трудовых договоров в КЭДО, свяжитесь с нами. Мы подробно расскажем о возможностях и преимуществах HRlink и ответим на все ваши вопросы.Связаться