Сотрудничество с самозанятыми: все за и против

Самозанятые предоставляют самые разные услуги: от разработки сайтов до организации мероприятий. Сотрудничать с ними удобно — они быстро подключаются к задачам, их не нужно оформлять в штат. Обычно они работают удаленно, что вызывает сложности при получении закрывающих документов. 

В статье рассказываем, в чем смысл самозанятости и какие есть преимущества у самозанятых сотрудников. А также разбираемся, как организовать взаимодействие с ними, чтобы вовремя получать документы и минимизировать риски. 

Кто такие самозанятые работники

Самозанятый — это специалист, который предоставляет услуги или продает товары собственного производства. Он может писать тексты, создавать сайты, снимать видео, ремонтировать технику, проводить консультации и многое другое. Такой статус позволяет ему работать легально, не открывая ИП.

В отличие от обычного сотрудника, самозанятый не состоит в штате компании. Он самостоятельно ведет учет финансовых поступлений и платит налог на профессиональный доход. Социальные взносы и пенсионные отчисления для него необязательны. 

На каких условиях ведут свою деятельность самозанятые

Работодатель может заключить с самозанятым договор гражданско-правового характера. Например, на оказание услуг, если человек проводит тренинг для сотрудников компании, или договор подряда, если он разрабатывает дизайн мобильного приложения.

Заказчик ставит подрядчику задачу, а самозанятый сам решает, когда и как ее выполнять. Он может одновременно работать на нескольких клиентов, не подчиняться внутреннему распорядку компании и самостоятельно планировать свой график.

Положительные стороны сотрудничества с самозанятыми

Рассмотрим, какие преимущества есть у самозанятых для работодателей.

Снижение налоговой нагрузки

Если человек официально числится в штате компании, работодатель платит за него налоги и взносы на обязательное пенсионное, медицинское и социальное страхование. В итоге расходы компании на одного сотрудника могут быть примерно на 30% выше его «чистой» зарплаты. 

Если компания работает с самозанятым, она оплачивает только стоимость его услуг. Погашение налога и добровольные страховые взносы остаются на стороне исполнителя.

Предположим, оклад сотрудника — 100 000 рублей в месяц. Помимо зарплаты, компания дополнительно платит 22% в Пенсионный фонд, 2,9% в Фонд социального страхования и 5,1% на ОМС. Еще 13% НДФЛ удерживается с зарплаты сотрудника. В сумме расходы работодателя составляют примерно 135 000–140 000 рублей, а на руки сотрудник получает около 87 000 рублей.

Скорость и удобство заключения договора, минимум бумажной волокиты

Чтобы взять нового сотрудника в штат, нужно согласовать дополнительную штатную единицу. Для этого готовят служебную записку с обоснованием необходимости найма и проект должностной инструкции. Далее кадровый специалист оформляет трудовой договор, приказ о приеме на работу и заводит личное дело сотрудника. 

Кандидат, со своей стороны, заполняет анкету и подписывает ТД, инструкции по охране труда и технике безопасности. Все это делает процесс трудоустройства достаточно продолжительным. В дальнейшем HR-служба ведет кадровый документооборот, который включает в себя отчеты по страховым взносам, табели рабочего времени и другие внутренние документы.

Заключить договор с самозанятым быстрее. Достаточно запросить у него необходимые документы и подписать договор ГПХ. Сделать это можно через онлайн, например, с помощью HRlink. Бумаги подписывают онлайн электронной подписью, которая генерируется прямо в системе — это экономит время и деньги на пересылку документов по почте, а также снижает нагрузку на сотрудников КДП.

Электронный документооборот с самозанятымиНачните прямо сейчас экономить деньги и время с решением от HRlink.Узнать подробнее

Большой выбор исполнителей

Все больше людей выбирает работать на себя, потому что регистрация самозанятого дает много преимуществ. По данным ФНС, в 2025 году в России этот статус оформили уже более 14,3 млн человек.

Такой формат работы выбирают и начинающие специалисты, и профессионалы с редкими компетенциями в сфере разработки, маркетинга, дизайна и других областях. Компания может найти эксперта с нужными навыками под свой бюджет. 

Возможность подписывать документы с самозанятыми в электронном виде расширяет географию найма — сотрудничать можно с подрядчиками из любого региона.

Отрицательные стороны сотрудничества с самозанятыми

Помимо плюсов сотрудничества с самозанятым человеком, есть и минусы.

Нет контроля над самозанятым

В отличие от штатного сотрудника, внешний самостоятельно планирует свое время и регулирует нагрузку. Он может взять слишком много заказов и не уложиться в сроки или просто перестать отвечать на сообщения.

Дополнительный риск — передача заказа третьему лицу без ведома заказчика. В этом случае фактический исполнитель может оказаться менее квалифицированным, чем тот, чье портфолио вы видели, а итоговое качество работы — ниже ожидаемого. 

Чтобы избежать подобных ситуаций, в договоре стоит закрепить запрет на привлечение посредников, обязанность предоставлять промежуточные отчеты и ответственность за срыв дедлайнов.

Переквалификация отношений с самозанятым в трудовые

Налоговая внимательно следит, чтобы компании не нанимали штатных сотрудников под видом самозанятых. Критерии нелегальной занятости закреплены в приказе Минтруда от 28.11.2024 №640Н:

• бизнес работает более с чем 35 самозанятыми;
• средняя продолжительность сотрудничества с исполнителем — дольше трех месяцев;
• подрядчик ежемесячно получает от клиента оплату более 35 000 рублей;
• более 90% дохода самозанятого составляют выплаты от одного и того же заказчика.

Если ФНС заметит эти признаки, она инициируют проверку. Если в ходе нее выяснится, что самозанятый на постоянной основе работает в офисе компании, подчиняется внутреннему распорядку и получает фиксированную зарплату, а не оплату за конкретный результат, отношения с ним могут признать трудовыми.

Согласно ст. 5.27 КоАП РФ, если трудовая инспекция установит факт подмены трудовых отношений, ИП грозит штраф от 5 000 до 10 000 рублей, юридическому лицу — от 50 000 до 100 000 рублей. Работодателю также придется заплатить полагающиеся налоги и взносы.

Риски работы с самозанятыми

Утечка информации. Штатные сотрудники используют для обмена файлами корпоративные системы с высоким уровнем защиты. При работе с самозанятыми общение часто ведется через обычные мессенджеры, где риск утечки выше. 

Чтобы его снизить, важно заранее определить безопасные каналы передачи информации. Можно завести исполнителю корпоративную почту или выдать доступ к внутреннему сервису для коммуникации, а также зафиксировать в договоре ответственность за сохранность конфиденциальных сведений.

Утрата статуса самозанятого. Исполнитель может потерять статус платилищника НПД. Например, если превысит годовой лимит дохода, наймет работников по трудовому договору или займется запрещенной для данного типа занятости деятельностью. 

Если специалист не предупредит заказчика об утрате статуса и продолжит сотрудничество по договору ГПХ, возникнет риск переквалификации отношений.

Нарушения работы с персональными данными. Когда компания сотрудничает с самозанятыми, кажется, что требования по персональным данным к ним мягче, чем к штатным сотрудникам. На деле — те же правила 152-ФЗ. Даже если самозанятый прислал паспорт и ИНН по почте, это не означает, что он разрешил их обрабатывать. Нужно письменное согласие. А обмен документами по почте или в мессенджерах формально нарушает требования по безопасности.

HRlink позволяет безопасно запрашивать документы самозанятых и хранить их в выделенной защищенной системе в соответствии с 152-ФЗ. Сервис упрощает подписание и снижает юридические риски

Необходим ли договор при работе с самозанятым

С точки зрения закона, заказчик и исполнитель не обязаны не заключать договор. За простые разовые задачи клиент может расплатиться наличными или переводом на карту. Важно лишь, чтобы самозанятый отразил доход в приложении «Мой налог» и сформировал чек. Этот документ подтвердит для налоговой, что между сторонами нет трудовых отношений.

Чек самозанятого

Однако при сложных, длительных и дорогостоящих проектах наличие договора желательно. Он дает заказчику гарантию, что работа будет выполнена в оговоренные сроки и с нужным результатом, а исполнителю — что его труд будет оплачен. 

Оформление документов при работе с самозанятым 

У договора с самозанятым есть своя специфика. В нем нужно закрепить:

Статус исполнителя. В шапке фиксируют, что подрядчик зарегистрирован в качестве плательщика НПД. 

Обязанности исполнителя предоставлять закрывающие документы. В договоре прописывают, что самозанятый должен формировать чеки через приложение «Мой налог» за каждую оплату и предоставлять их заказчику. 

Действия сторон при утрате статуса самозанятого исполнителем. Например, можно предусмотреть, что исполнитель обязан уведомить заказчика о потере статуса в течение трех рабочих дней. 

После этого стороны могут расторгнуть договор без штрафных санкций или заключить новый в другом правовом формате.

Как контролировать предмет договора с самозанятым

При оформлении сотрудничества с самозанятым важно правильно сформулировать предмет договора. Вместо трудовой функции в документе описывают конкретные услуги или результат работы, который исполнитель обязуется предоставить. 

Следует избегать слов, связанных с трудовыми отношениями, таких как «должность», «работник», «работодатель». Вместо них используйте термины «оказание услуг», «исполнитель», «заказчик».

Чем точнее описана задача, тем проще контролировать ее выполнение. Например, если вы сотрудничаете с SMM-специалистом, вместо расплывчатого «создание контента» укажите конкретное количество материалов, которое должен подготовить и опубликовать исполнитель.

Как заключить договор с самозанятым

Процесс включает нескольких шагов:

Согласование условий. Первым делом обсудите задачи самозанятого, сроки сотрудничества и стоимость услуг. Обговорите, как и когда будет проходить оплата — поэтапно, по факту выполнения всей работы или авансом.

Проверка статуса самозанятого. Убедитесь, что исполнитель действительно зарегистрирован как плательщик НПД. Для этого можно запросить у него справку о постановке на учет — она формируется в сервисе «Мой налог» за пару кликов. Другой способ — самостоятельно проверить статус подрядчика по ИНН на сайте ФНС.

Справка самозанятого о постановке на учет в ФНС

Подписание договора. Подготовьте документ и отправьте его самозанятому. Договор считается заключенным после того, как его подпишут обе стороны. С этого момента можно начинать работу.

Можно ли заключить договор с самозанятым дистанционно

Чтобы заключить договор ГПХ с самозанятым, не обязательно назначать личную встречу. Подписать документ можно через онлайн — для этого нужно добавить подрядчика в корпоративную систему КЭДО.

Рассмотрим, как сделать это в сервисе HRlink.

HR-специалист отправляет самозанятому приглашение присоединиться к системе кадрового документооборота. 

Подрядчик переходит по ссылке в письме и вводит 4 последние цифры номера паспорта. Затем он ставит галочки в чек-боксах и подтверждает, что принимает пользовательское соглашение и согласие на обработку персональных данных.

Далее — придумывает пароль и нажимает «Подтвердить».

При желании можно подключить Телеграм-бота, чтобы получать уведомления и одноразовые коды для подписания документов через мессенджер.

Если все шаги выполнены верно, самозанятый попадает на главную страницу портала. 

После этого кадровый специалист инициирует выпуск ЭЦП для подрядчика и направляет ему договор. Подписать документ можно с любого устройства, включая телефон. Достаточно ввести код, который придет в Телеграм, по СМС или на электронную почту.

Подписывайте договоры с самозанятым в HRlink — онлайн в пару кликов.Узнать подробнее

Какие документы должен получить заказчик от самозанятого

Чтобы заключить договор, заказчику нужно получить от исполнителя комплект документов:

• паспортные данные;
• ИНН;
• банковские реквизиты;
• подтверждение регистрации как самозанятого.

Процедуру можно автоматизировать через модуль приема кандидатов Start Link. В сервисе можно создать шаблон запроса документов для самозанятых и отправить исполнителю ссылку для их загрузки. Система проверит благонадежность подрядчика и внесет его данные в кадровый учет.

Какие документы самозанятый предоставляет после выполнения работы

Для заказчика главное — получить от самозанятого чек. В нем указывают наименование услуг, их стоимость и ИНН заказчика.

Вместе с чеком можно запросить у исполнителя и другие документы:

Акт выполненных работ. Фиксирует объем и точную стоимость оказанных услуг. Обычно акт оформляют, если в договоре указана не общая сумма, а тарифная ставка. Например, за одну выполненную задачу.

Счет. Формируется в приложении «Мой налог». Включает перечень оказанных услуг и их стоимость. По нему заказчик может перевести деньги исполнителю.

Какой налог платит самозанятый в 2025 году: ставки, льготы, изменения

Специальный налоговой режим — одна из причин, почему подрядчикам выгодно быть самозанятыми, а заказчикам — с ними сотрудничать. 

В 2025 году ставка для плательщиков НПД по-прежнему зависит от статуса клиента. Если специалист сотрудничает с физлицом, он платит 4% от стоимости услуг, если с компанией или ИП — 6% от дохода. Есть заказчики, которые компенсируют эту сумму и включают ее в вознаграждение исполнителя. Но это их право, а не обязанность.

Для новых самозанятых действует бонус — налоговый вычет в размере 10 000 рублей при регистрации. На практике это означает, что в начале своей деятельности специалист платит налог по сниженным ставкам: 3% при работе с физлицами и 4% — с юрлицами и ИП, пока не исчерпает лимит вычета.

С 1 января 2025 года самозанятые входят в перечень респондентов Росстата. Это значит, что государство собирает статистику об их деятельности. Это не требует от исполнителей и заказчиков никакой дополнительной отчетности — все данные поступают автоматически из административных источников. Но бизнесу полезно понимать, что информация о его сотрудничестве с самозанятыми учитывается при анализе отраслей, объемов услуг и структуры занятости.

Лимиты на доходы, ограничения на услуги самозанятых

Для самозанятых установлен лимит годового дохода — не более 2,4 млн рублей. Если вы планируете долгосрочный проект, стоит заранее обсудить с подрядчиком, не превысит ли его заработок этот предел.

Закон также ограничивает виды услуг, которые могут оказывать плательщики НПД. Согласно ст. 4 № 422-ФЗ, им нельзя:

• торговать чужими товарами; 
• продавать подакцизную продукцию;
• заниматься майнингов;
• проводить сделки с криптовалютой;
• добывать и продавать полезные ископаемые; 
• сдавать в аренду коммерческую недвижимость и транспорт;
• вести предпринимательскую деятельность от имени другого лица. 

Если вам нужны услуги из этого перечня, обратиться за ними к самозанятым нельзя — придется искать исполнителей с другим налоговым статусом.

Можно ли уволить сотрудника и заключить с ним договор как с самозанятым

Согласно ст. 6 № 422-ФЗ, если после увольнения сотрудника прошло более двух лет, компания может заключить с ним договор как с самозанятым. Если же прошло меньше двух лет, такое сотрудничество запрещено. Налоговые органы могут посчитать это попыткой снизить налоговую нагрузку.

Ирина ушла с должности таргетолога в компании «Ромашка» в октябре 2023 года и теперь работает как самозанятая. В октябре 2025 года бывший работодатель обратился к ней с просьбой помочь настроить рекламную кампанию. Так как с момента увольнения прошло ровно два года, организация может заключить с Ириной договор как с плательщиком НПД.

Когда работать с самозанятыми не стоит

Даже если с точки зрения закона сотрудничество с самозанятым возможно, есть ситуации, когда риски слишком высоки:

Критически важные задачи для бизнеса. Например, ведение всей финансовой отчетности или управление IT-инфраструктурой компании. В таких случаях работа исполнителя напрямую влияет на функционирование компании, и любая недоработка или срыв сроков может представлять серьезную угрозу.

Необходимость полной конфиденциальности. С самозанятым сложнее гарантировать соблюдение коммерческой тайны. NDA формально закрепляет обязательства о неразглашении информации, но контролировать их соблюдение внешним исполнителем сложнее, чем штатным сотрудником.

Чтобы принять взвешенное решение о сотрудничестве, важно держать в голове, что такое самозанятый человек, его плюсы и минусы.

Если планируете работать с самозанятыми, удобнее всего оформить договор через КЭДО. Это снизит административные расходы и освободит HR-службу от лишней рутины. Команда HRlink поможет настроить процессы и ответит на все вопросы.