Обязателен ли кадровый электронный документооборот в 2026 году
Полезность
статьи
Содержание
Переход на кадровый электронный документооборот (КЭДО) для большинства компаний остается добровольным. Однако государство движется в сторону цифровизации, и у некоторых категорий работодателей КЭДО уже стал необходимостью. Разберемся, кого касаются новые правила и почему стоит задуматься о внедрении КЭДО уже сейчас.
Обязателен ли КЭДО
Закон не обязывает работодателей переходить на Кадровый электронный документооборот. Тем не менее вектор на цифровизацию очевиден, и для ряда компаний электронное взаимодействие с сотрудниками уже безальтернативно.
Трудовой кодекс РФ: закон о документообороте
С 22 ноября 2021 года Кадровый электронный документооборот регулируется статьями 22.1-22.3 ТК РФ. Так работодатели получили право вести и подписывать почти все кадровые документы в электронном виде, приравняв их к бумажным оригиналам.
Закон не обязывает, а лишь разрешает. Статья 22.1 ТК РФ указывает, что работодатель вправе принять решение о введении электронного документооборота. Это его инициатива, которую он закрепляет локальным нормативным актом (ЛНА). Если компания предпочитает сохранять бумажный документооборот, закон не принуждает ее к переходу на КЭДО.
Для кого КЭДО обязателен уже сейчас
Формально, для коммерческих компаний КЭДО не обязателен. Однако на практике бывают случаи, когда без него не обойтись. В первую очередь это касается компаний, нанимающих дистанционных сотрудников.
В статье 312.3 ТК РФ написано, что с такими работниками трудовой договор и дополнительные соглашения можно заключать путем обмена электронными документами. Это значит, что для компаний, работающих с дистанционными сотрудниками, КЭДО становится удобной альтернативой бумажному документообороту. Отправка документов курьером или почтой — это долго и дорого. Например, оформление разработчика из Владивостока в московскую фирму может занять недели, тогда как с КЭДО процесс сокращается до нескольких минут.
Упростить оформление новых сотрудников еще до выхода на работу помогает модуль «Кандидаты (Start Link)» от HRlink. С его помощью можно перевести взаимодействие с кандидатом в электронный формат и сократить количество ручных операций на этапе трудоустройства.
Отдельная категория — государственные структуры. В отдельных федеральных органах исполнительной власти КЭДО внедряют в рамках эксперимента, установленного Постановлением Правительства РФ № 413 от 18.03.2023. Эксперимент продлится до 31 мая 2027 года и распространяется только на определенный перечень ведомств.
Кто может перейти на КЭДО добровольно
Любая коммерческая организация или индивидуальный предприниматель с наемными сотрудниками могут перейти на кадровый электронный документооборот. Закон их в этом не ограничивает. Работодатель самостоятельно решает, будет ли его компания переходить на КЭДО.
Права работодателей по статьям 22.1-22.3 ТК РФ
Трудовой кодекс предоставляет работодателям широкие полномочия в вопросах КЭДО:
- Решение о переходе. Инициатива всегда исходит от компании.
- Выбор документов для перевода в цифру. Можно начать с малого, например, с заявлений на отпуск и расчетных листков, постепенно расширяя список.
- Определение порядка взаимодействия. Все правила — сроки подписания, виды используемых электронных подписей, ответственные лица — закрепляются в ЛНА.
- Выбор информационной системы. Это может быть собственная разработка, готовое решение или облачная платформа. Для этих целей также доступен государственный портал «Работа в России», но его функциональность ограничена. Специализированные решения для КЭДО, как правило, предлагают более широкий набор возможностей.
Главное преимущество КЭДО по статьям 22.1-22.3 ТК РФ — легитимность. У электронного кадрового документа та же юридическая сила, что и у бумажного.
Преимущества внедрения КЭДО для бизнеса
Переход на КЭДО пока необязателен, однако у этой системы есть преимущества в оптимизации HR-процессов. В таблице ниже — сравнение электронного документооборота с бумажным.
| Критерий | Бумажный документооборот | Кадровый электронныйдокументооборот (КЭДО) |
| Скорость подписания | От нескольких часов до нескольких недель | От одной минуты до одного часа |
| Расходы | Бумага, печать, картриджи, почта, курьеры, архив | Оплата тарифа сервиса (расходы на бумагу и логистику сокращаются на 80–90%) |
| Поиск документа | Долгий, требует обращения в архив, риск утери | Мгновенный поиск по базе данных с любого устройства |
| Прозрачность | Сложно отследить, у кого находится документ | Полный контроль: виден статус документа (отправлен, прочитан, подписан) |
| Риски | Потеря, порча, подделка подписи, ошибки при заполнении, нарушение сроков подписания и хранения | Минимальны. Документы хранятся в зашифрованном виде, подпись защищена |
Экономия времени и ресурсов
Главное преимущество — сокращение логистических издержек. Посчитайте, сколько компания тратит на бумагу, принтеры, почтовые и курьерские услуги для пересылки документов в филиалы или удаленным сотрудникам. К этому добавьте стоимость аренды архива и работы архивариуса. Кадровый электронный документооборот сокращает эти расходы практически до нуля.
Еще важнее экономия времени. Кадровый специалист может тратить до 80% рабочего дня на бумажную волокиту. Платформа КЭДО HRlink берет эту рутину на себя. Специалист службы кадров формирует документ в «1С», и в один клик отправляется на подпись сотруднику. Тот получает уведомление на смартфон и подписывает документ за минуту. В результате кадровая служба освобождается от механической работы и может сосредоточиться на подборе, адаптации и обучении персонала.
Упрощение работы с удаленными сотрудниками
Пандемия сделала удаленную работу нормой, но ведение кадровых документов для дистанционных сотрудников стало серьезной проблемой для HR-отделов. Пересылка оригиналов договоров по почте — это долго и ненадежно. КЭДО решает эту задачу.
С помощью электронной системы вы можете нанять сотрудника в любом городе России за один день, не покидая офиса. Трудовой договор с приказом о приеме подписываются онлайн и сразу же приобретают юридическую силу. То же касается и заявлений на отпуск, больничных и командировочных отчетов.
Защита информации и прозрачность процессов
Бумажный документ легко потерять, испортить или подделать. Где приказ, отправленный на подпись руководителю? Кто его видел? Когда он вернется в отдел кадров? Кадровый электронный документооборот обеспечивает полный контроль и прозрачность.
В системе всегда видно, кто, когда и какой документ создал, отправил, получил и подписал. Все действия логируются. Доступ к документам настраивается по должностным полномочиям, а документы хранятся в защищенном электронном архиве. Это значительно снижает риски при проверках трудовой инспекции и в трудовых спорах.
КЭДО можно внедрять в том темпе, который подходит вашей компании. С HRlink не обязательно переводить все кадровые процессы в цифру одновременно: можно начать с наиболее трудозатратных сценариев и постепенно масштабировать систему. Команда HRlink поможет спланировать переход, настроить необходимые процессы и организовать работу сотрудников в новом формате.
Правовая сторона Кадрового электронного документооборота
Внедрение КЭДО требует внимательного отношения к юридическим тонкостям. Хотя вопрос перехода на КЭДО компания решает самостоятельно, сам процесс строго регулируется законом.
Права работников на отказ от КЭДО
Трудовой кодекс защищает права работников. Сотрудник, уже работающий в компании на момент внедрения КЭДО, имеет право отказаться от перехода на электронный формат. В таком случае работодатель обязан продолжать вести его кадровые документы на бумаге.
Этот отказ не может быть причиной для дисциплинарного взыскания, увольнения или отказа в повышении. Принуждение к переходу — нарушение трудового законодательства. Задача HR-службы — не заставить, а убедить, показав сотрудникам удобство и преимущества новой системы.
