Как сократить лишние коммуникации на этапе приема соискателя — инструкция от HRlink

Оформление кандидата — один из рутинных этапов в работе кадровых специалистов и рекрутеров. Необходимо собрать документы от соискателя в мессенджерах или по почте, а затем передать их менеджеру по кадровому делопроизводству. Ему в свою очередь приходится сохранять и обрабатывать множество разрозненных файлов, перепечатывать данные, вглядываться в нечеткие сканы и смазанные фотографии, вручную вносить данные в «1С».

Даже если соискатель пришлет полный пакет документов и ничего не забудет, кадровый специалист потратит около 20–30 минут на десятки рутинных действий. Дополнительное время уходит на отправку кандидату нужных документов, таких как направление на медосмотр, офер, приветственное письмо. При массовом найме этот процесс затягивается еще сильнее. Кроме того, требования к обработке персональных данных ужесточаются и риски возникновения штрафов растут. В статье разбираемся, как оптимизировать рутину и упростить привычные процессы.

Как оформлять кандидатов в «1С» за 15 минут — гайд от HRlink

В материале собрали практики, которые помогут:
✔️ ускорить оформление кандидатов в 3–4 раза;
✔️ отказаться от ручного переноса данных в «1С»;
✔️ минимизировать количество ошибок при заполнении карточек.

Забрать гайд

Как оформлять кандидатов в пару кликов

Чтобы повысить скорость оформления соискателей и минимизировать риски, компании могут автоматизировать прием. Один из инструментов, облегчающих жизнь рекрутеров, — сервис Start Link. Он интегрируется с системами отслеживания кандидатов, автоматически распознает более 20 типов документов, которые чаще всего запрашивают при трудоустройстве. А также позволяет безопасно работать с персональными данными и автоматически переносить их в «1С». Подробности о том, как работает сервис, можно прочитать в отдельной статье.

Но даже со Start Link рекрутерам и кадровым специалистам ранее приходилось вручную отправлять будущим сотрудникам важные документы, такие как инструкции для первого рабочего дня, приветственные памятки, и отслеживать, чтобы их не потеряли. Именно для такого сценария команда HRlink доработала Start Link и добавила функцию «Вложения» в карточку кандидата. Теперь кадровым специалистам не приходится тратить время на поиск и пересылку нужных файлов.

Как работает функция «Вложения» в карточку кандидата в Start Link

В карточке кандидата в Start Link появилась вкладка «Вложения», где файлы отображаются списком с указанием имени и даты загрузки. Специалист по кадровому администрированию может загружать файлы в карточку соискателя, скачивать их, удалять или переименовывать, а также отмечать вложения как доступные кандидату. 

В свою очередь, соискатель видит только те файлы, что кадровый специалист открыл для него, и может их скачивать. Вложения автоматически удаляются по истечении срока хранения, который можно настроить через команду технической поддержки HRlink. При удалении карточки кандидата все связанные файлы также уничтожаются.

В каких случаях будет полезна функция

Опция «Вложения» в карточку кандидата помогает хранить все материалы по кандидату в одной системе, а также сократить количество личных коммуникаций. При этом часть файлов можно открыть для соискателя, а часть — оставить только для внутренней работы HR-команды.

Например, кандидату можно отправить:
• офер;
• направление на медосмотр;
• приветственную памятку с информацией о первом рабочем дне;
• схему проезда в офис;
• инструкции по оформлению пропуска и требования к фотографии;
• полезные материалы о компании.

Соискатель получает уведомление о новом вложении и может сразу перейти к просмотру или скачиванию файла.

Также функция упрощает сбор документов от кандидата. Например, все необходимые вложения соискатель может прикрепить в шаблон запроса, который направляет кадровый специалист и указывает, какие файлы в него нужно добавить. Так будущий сотрудник присылает только то, что нужно для оформления, а кадровые специалисты не разбирают лишние документы. 

Примеры документов, которые можно добавить в шаблон:
• фотография для оформления пропуска;
• сканы паспорта или СНИЛС;
• реквизиты банковской карты для перечисления зарплаты;
• дипломы и сертификаты;
• документы для воинского учета.

При этом часть вложений может использоваться только внутри компании и не отображаться у кандидата. Это удобно для хранения:
• резюме;
• комментариев рекрутера и заметок нанимающего менеджера по кандидату;
• результатов собеседований;
• итогов согласований по каждому этапу отбора от руководителей;
• других служебных и конфиденциальных файлов.

Так HR-специалисты, рекрутеры и кадровые сотрудники могут работать с единым пакетом материалов в одном цифровом контуре и не тратят время на поиск файлов в разных каналах коммуникации.

Как добавить вложение в карточку кандидата в Start Link

1.  Зайдите в карточку кандидата, пролистайте страницу вниз до раздела «Вложения». После этого нажмите «Создать».

2. Укажите название файла в поле «Наименование». Рекомендуем подписывать документы так, чтобы их было легко найти. Пример: «Схема проезда».

3. Нажмите на чекбокс «Доступно кандидату», если хотите, чтобы соискатель получил уведомление. Из оповещения он сможет сразу перейти к просмотру или скачиванию вложения.

Как вложения будут отображаться у кандидата:

5. Нажмите «Выбрать файл» или перетащите документ в поле загрузки.

Нажмите на крестик, чтобы удалить файл, если ошиблись. После этого загрузите нужный документ.

5. Сохраните файл, нажав на соответствующую кнопку.

Проверьте, что файл отображается в списке блока «Вложения» с датой загрузки и корректным названием.

После загрузки кадровый специалист может скачивать, переименовывать или удалять вложения.

В результате оформление кандидата перестает быть набором разрозненных действий и переключений между каналами коммуникации. Файлы собираются и обрабатываются в одном контуре, а передача дополнительных материалов не требует дополнительных переписок. Это снижает количество ручных операций, упрощает взаимодействие с кандидатом и делает финальный этап найма более прозрачным и управляемым.