Кадровый электронный документооборот (КЭДО): что это такое и как работает

За год на одного сотрудника приходится несколько десятков заявлений, приказов, графиков и прочих кадровых документов. Каждый нужно распечатать, подписать у руководителя и сотрудника, а потом найти ему место в архиве. А если у компании есть филиалы или удаленные сотрудники, к этому добавляются курьеры, поездки ради одной подписи и документы, которые возвращаются с опечатками.

Кадровый электронный документооборот (КЭДО) убирает из этой цепочки бумагу. Документ подписывают электронной подписью и хранят в электронном виде, при этом его юридическая сила сохраняется, как у бумажного документа.

При этом у КЭДО есть свои правила и ограничения, установленные законодательством. В статье разберем, как устроен электронный кадровый документооборот, какие задачи он решает и что важно знать о его использовании в компании.

Что такое КЭДО простыми словами

КЭДО: расшифровка и основные понятия

КЭДО расшифровывается как «кадровый электронный документооборот» — способ создавать, подписывать, передавать и хранить кадровые документы в цифровом формате, без бумажного двойника. Вместо чернил используется электронная подпись, а юридическая сила у такого документа та же, что у подписанного от руки.

Если коротко ответить на вопрос: «Что такое КЭДО?», то это кадровая работа, в которой бумага больше не нужна.

Разница хорошо видна на обычном заявлении на отпуск. На бумаге сотрудник пишет его от руки, несет руководителю на согласование, а потом сам передает в отдел кадров. Если руководитель в командировке, заявление ждет его возвращения. В цифровом формате сотрудник заполняет заявление в системе, руководитель согласует его с телефона, а кадровый специалист сразу видит, если документ задерживается.

Цель КЭДО — убрать ручной труд там, где раньше все держалось на нем.
При этом КЭДО не заменяет кадрового специалиста, а смещает его фокус с рутины на экспертность: меньше ручного оформления — больше времени на решение нестандартных вопросов сотрудников, работу с законодательством, ЛНА и профилактику трудовых рисков.

Отличия КЭДО от обычного ЭДО

Оба процесса называют электронным документооборотом, но у них мало общего. Через классический ЭДО компания обменивается счетами, актами и универсальными передаточными документами с контрагентами и налоговой. Кадровый ЭДО работает внутри организации — это канал между работодателем и его командой, включая тех, кого только собираются принять.

На что смотрим	ЭДО	Кадровый ЭДО
С кем обмениваются	Партнеры, поставщики, ИП, госорганы	Собственные работники и кандидаты
Типичные документы	Счета, акты, УПД, договоры поставки	Трудовые договоры, приказы, заявления, локальные акты
Правовая опора	63-ФЗ, Налоговый и Гражданский кодексы	Трудовой кодекс РФ, ст. 22.1–22.3; 63-ФЗ; 152-ФЗ
Как стороны договариваются	Соглашение об обмене между сторонами договора (компании, ИП, физлица)	Письменное согласие сотрудника по ч. 7 ст. 22.2 ТК РФ

В КЭДО вторая сторона — сотрудник, а не контрагент, поэтому процессы заточены под соблюдение трудовых прав и фиксацию согласий. Расходы на систему КЭДО несет работодатель, он же обязан безвозмездно предоставлять работнику электронные документы, связанные с работой, а также их заверенные бумажные копии в предусмотренных законом случаях. Системы бухгалтерского или классического ЭДО для кадровых задач обычно не подходят: в них нет функционала личных кабинетов сотрудников, механизмов получения согласий и фиксации ознакомления с документами.

Как работает кадровый электронный документооборот

Маршрут у цифрового документа тот же, что у бумажного, но каждый процесс занимает минуты, а не дни. Проследим его на примере отпуска:

1. Черновик. Кадровый специалист берет готовый шаблон или выгружает приказ из учетной программы, чаще всего «1С:Зарплата и управление персоналом». ФИО, должность и даты подтягиваются автоматически, так что перепутать данные сотрудника или номер приказа сложнее.
2. Согласование. Файл уходит по заранее настроенной цепочке: непосредственный руководитель, бухгалтерия, при необходимости юрист. Каждый видит у себя задачу и срок.
3. Подпись. Работодатель и сотрудник подписывают документ электронной подписью — с рабочего компьютера или со смартфона. Если кто-то забыл, система пришлет напоминание.
4. Архив. Подписанный файл попадает в электронный архив, где его можно затем найти по фамилии, типу или дате. Хранят электронные документы столько же, сколько бумажные. Сроки задает перечень, утвержденный приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.

Правовая база кадрового электронного документооборота

Трудовой кодекс РФ о КЭДО

Основные правила КЭДО закреплены в статьях 22.1–22.3 ТК РФ. Статья 22.1 объясняет, что такое КЭДО, как его организовать и какие кадровые документы можно и нельзя вести в электронном виде. Статья 22.2 рассказывает, как перейти на КЭДО: принять локальный акт, уведомить сотрудников и в каком случае необходимо получить их согласие. Статья 22.3 регламентирует использование электронных подписей и обмен документами через информационные системы, в том числе через портал «Работа в России».

Федеральный закон № 377-ФЗ

Кадровый ЭДО узаконил Федеральный закон от 22.11.2021 № 377-ФЗ: он добавил в Трудовой кодекс эти три статьи, и с 1 сентября 2022 г. перейти на цифру вправе любой работодатель без заявок и разрешений. 

Переход на кадровый электронный документооборот в 2026 году по-прежнему добровольный: решение принимает сам работодатель. Вести КЭДО можно в собственной системе, на платформе «Работа в России» или совмещать оба варианта.

Вместе с Трудовым кодексом работают еще несколько актов. Закон № 63-ФЗ определяет виды электронных подписей и их юридическую силу, а закон № 152-ФЗ — правила обработки персональных данных сотрудников. Приказ Минтруда от 20.09.2022 № 578н устанавливает единые требования к составу и форматам электронных кадровых документов. По правилам такой документ включает в себя основной файл в формате PDF/A-1A, файлы электронных подписей, машиночитаемое XML-описание и дополнительные приложения, если они нужны.

Какие документы входят в КЭДО

Документы, которые можно перевести в электронный вид

Трудовой кодекс не содержит закрытого перечня документов для КЭДО. Электронно можно подписывать документы, которые подписываются работодателем и работником, за небольшим исключением по ст. 22.1 ТК РФ. Компании обычно начинают с самого массового потока:

• трудовые договоры при приеме и дополнительные соглашения при изменении условий;
• заявления и приказы на отпуск, графики отпусков;
• приказы о переводе, направлении в командировку, выплате премии;
• документы об ознакомлении с локальными актами и должностными инструкциями;
• согласия на обработку персональных данных;
• расчетные листки.

Документы, которые остаются только на бумаге

Исключения перечислены в ч. 3 ст. 22.1 ТК РФ — их всего четыре: 

• трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности; 
• акт о несчастном случае на производстве; 
• приказ (распоряжение) об увольнении; 
• документы, подтверждающие прохождение работником инструктажей по охране труда, в том числе лично подписываемые работником. 

Поэтому даже компания, которая перевела в цифру все остальное, сохраняет небольшой бумажный контур.

Электронные подписи в КЭДО

Типы электронных подписей

Вариантов три: 

• УКЭП — усиленная квалифицированная подпись;
• УНЭП — усиленная неквалифицированная. Работник может использовать УНЭП, порядок проверки которой определяется соглашением сторон трудового договора, и УНЭП, выданную с использованием инфраструктуры электронного правительства; 
• ПЭП — простая электронная подпись.

 Выбор зависит от того, кто подписывает документ и насколько значимы его правовые последствия.

Какую подпись выбрать для разных документов

Документ	Работодатель	Работник
Трудовой договор и изменения к нему, договоры о материальной ответственности, ученический договор, договор на получение образования	Только УКЭП	УКЭП или УНЭП
Согласие на перевод, заявление об увольнении и его отзыв	—	УКЭП или УНЭП
Приказ о дисциплинарном взыскании, уведомление об изменении условий договора	Только УКЭП	УКЭП или УНЭП для ознакомления
Остальные документы	УКЭП или УНЭП	УКЭП, УНЭП или ПЭП

Правила в таблице касаются собственной системы работодателя. На платформе «Работа в России» порядок другой: работодатель подписывает документы УКЭП, а работник может использовать УКЭП, УНЭП через «Госключ» либо ПЭП — если его учетная запись на «Госуслугах» подтверждена при личном обращении.

Согласие сотрудников на КЭДО

Перевести сотрудника на электронные документы можно только с его письменного согласия — этого требует ст. 22.2 ТК РФ. Минтруд в письме от 12.02.2025 № 14-6/ООГ-653 указал, что согласие оформляют в бумажном виде: электронная подпись или скан здесь не подходят. Согласие не требуется от сотрудников, которых приняли или принимают на работу после 31 декабря 2021 г., если на эту дату у них не было трудового стажа.

Уведомить сотрудников о переходе можно на бумаге или электронно. Форма уведомления законом не установлена, ее закрепляют в локальном акте. Молчание сотрудника закон приравнивает к отказу, и с таким сотрудником продолжают работать на бумаге. Решение не окончательное: сотрудник может в любой момент согласиться на КЭДО и перейти на электронное взаимодействие. Сам отказ не может быть основанием для увольнения или взыскания.

Плюсы и минусы перехода на КЭДО

Бумажное делопроизводство тянет за собой расходы на печать, логистику, курьеров и хранение архива. Эту экономию легко посчитать, а вот подготовку к переходу часто недооценивают. Чтобы увидеть обе стороны, сведем их в одну таблицу.

Что выигрываем	С чем придется поработать
Уходят траты на бумагу, тонер, курьеров и место под архив	Написать локальный акт и собрать согласия
Документ подписывают за часы, а не за дни	Убедить тех, кто привык к бумаге
Документы не теряются и находятся за пару кликов	Выбрать платформу, связать ее с учетной системой, выпустить подписи
Меньше риска получить штраф за неподписанный вовремя приказ	Вести два контура: часть документов остается бумажной
Удаленные сотрудники подписывают все без поездок в офис	Обучить кадровую службу, руководителей и линейный персонал

Цифры из реальных проектов. Группа компаний «Кориб» с командой почти 600 человек за первый год сэкономила на кадровом делопроизводстве 400 000 руб — подробнее в кейсе. Во «ВкусВилл» оформление новичка сократилось с нескольких дней до получаса. В «Нетологии» после перехода лояльность сотрудников к кадровым процессам выросла на 90%. Почти все минусы касаются людей и организации, а не техники, и снимаются грамотной подготовкой.

Как перейти на КЭДО: пошаговая инструкция

Проект идет спокойнее, если не пытаться перевести всех и сразу. Базовый сценарий выглядит так:

1. Назначьте команду. Достаточно кадрового специалиста, человека из ИТ-службы, юриста и руководителя, который отвечает за результат.
2. Опишите текущие процессы. Выпишите, какие обязательные документы у вас оформляются, кто их согласовывает, сколько времени это занимает и где они хранятся. Так станут видны узкие места и то, что стоит оцифровать первым.
3. Сравните платформы. Возьмите три-четыре решения, прогоните их по критериям из следующего раздела и попросите каждого поставщика показать систему вживую.
4. Подготовьте документы и людей. Утвердите локальный акт о КЭДО, разошлите уведомления, соберите согласия. Одновременно расскажите сотрудникам, что изменится лично для них: короткая памятка и одно обучение снимают большую часть отказов.
5. Выпустите подписи и начните с пилота. Выберите один отдел или пару типов документов: ошибки обходятся дешевле, пока масштаб маленький.
6. Расширяйте охват. Соберите отзывы, поправьте настройки и подключайте остальные подразделения и виды документов.

Как выбрать систему КЭДО

Программы электронного кадрового документооборота похожи только на первый взгляд. Чтобы сравнение было предметным, задайте каждому поставщику шесть вопросов:

• что умеет система — шаблоны, маршруты, статусы, напоминания, подписание пачкой, архив с поиском;
• как защищены данные — соответствие 152-ФЗ и можно ли развернуть все на своих серверах, если этого требует служба безопасности;
• с чем она связана — есть ли готовая интеграция с учетными программами, в первую очередь с «1С:ЗУП»;
• удобно ли сотрудникам — работает ли с телефона и из браузера без установки приложения;
• как устроены подписи — поддерживаются ли все виды подписи и можно ли выпустить их сотрудникам удаленно;
• какая поддержка предусмотрена после покупки — помощь с документами, обучение, техническая поддержка и понятная цена без скрытых доплат.

Внедрение зависит не столько от технологии, сколько от выстроенных процессов и готовности людей, ведь нужно выпустить подписи всему штату и связать систему с учетной программой. В HRlink мы берем эту работу на себя. До старта бесплатно проводим аудит кадровых процессов в «1С», за каждым клиентом закрепляем проектную группу с персональным менеджером, а внедрение и обучение не требуют отдельных затрат. Все виды подписей выпускаем сотрудникам через два удостоверяющих центра, и их выпуск входит в стоимость лицензии.

Сотрудники подписывают документы со смартфона, уведомления приходят бесплатно по СМС, электронной почте или в мессенджерах, а подписать можно до 5 000 документов в один клик. Документы хранятся в облаке с тройной репликацией или на серверах компании. Так работают 8 500 компаний, а РБК называет HRlink платформой КЭДО №1.

Стоит ли переходить на КЭДО

КЭДО не отменяет кадровую работу, а освобождает ее от бумажной рутины. Закон дает работодателю свободу выбора, поэтому переходить можно в своем темпе — с одного отдела и пары типов документов, не ломая привычные процессы.

Если вы только присматриваетесь к КЭДО, начните с простого шага: выпишите документы, которые в вашей компании подписывают чаще всего, и посчитайте, сколько времени уходит на каждый. Эта таблица покажет, с чего начать, и станет главным аргументом в разговоре с руководством.

{ссылка на гайд про то как подготовить аргументы руководству о переходе на кэдо}

Ответы на частые вопросы

Обязательно ли внедрять КЭДО в 2026 году?

Переход по-прежнему добровольный: Трудовой кодекс дает работодателю право, а не обязанность вести кадровые документы в электронном виде. Решение принимает сама компания, и она же может принять решение вернуться к бумаге, закрепив это локальным актом.

Можно ли заставить сотрудника перейти на электронные документы?

Заставить нельзя. Для большинства сотрудников нужно получить их письменное согласие, а отказ не может быть основанием для увольнения или взыскания. С отказавшимися документы оформляют на бумаге. Согласиться на КЭДО и перейти на электронное взаимодействие сотрудник может в любой момент.

Можно ли перевести на КЭДО не всех сотрудников?

Закон это разрешает: в цифру можно переводить отдельные документы или отдельные группы сотрудников, главное — закрепить это в локальном акте. Двигаться по частям, начиная с пилота, даже удобнее.

Сколько стоит внедрение КЭДО?

Цена складывается из лицензии на систему, выпуска электронных подписей и работ по внедрению. У разных поставщиков эти составляющие считают по-разному, поэтому сравнивайте стоимость, а не цену за пользователя. В HRlink лицензия фиксированная: в нее входят все функции платформы и выпуск подписей, а внедрение и обучение бесплатны.

Как обеспечить безопасность персональных данных в системе КЭДО?

Начните с требований закона № 152-ФЗ и проверьте поставщика: как защищаются данные, предусмотрены ли двухфакторная аутентификация, журнал действий пользователей и возможность размещения системы на серверах компании. При необходимости учитывайте требования по защите информации, в том числе наличие соответствующих сертификатов или аттестатов. Внутри компании доступ к документам стоит выдавать по ролям, чтобы каждый видел только те данные, которые нужны ему по работе.