Сроки хранения кадровых документов: правила и передача в архив

Бывший сотрудник просит подтвердить стаж за работу 15 лет назад, инспектор запрашивает приказы трехлетней давности, а при ликвидации компании государственный архив требует описи дел. Чтобы подтвердить стаж, ответить на запрос инспектора и передать дела в архив, компании нужно знать, какие кадровые документы сохранились, сколько их хранить и где быстро найти нужный.

Сроки хранения установлены нормативными актами, а за их нарушение отвечает организация, поэтому разбираться в них лучше до проверки, а не во время нее. Особенно когда часть документов уже подписывается электронно, а часть по-прежнему лежит в папках.

Как закон регулирует хранение кадровых документов

Обязанность обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе по личному составу, в течение установленных сроков хранения закреплена в ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Правило распространяется на организации независимо от формы собственности и численности персонала: срок хранения кадровых документов в организации на десять человек такой же, как в крупном холдинге.

Какие нормативные акты задают правила

Работа с кадровым архивом опирается на три акта.

• Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» устанавливает обязанности по обеспечению сохранности, сроки хранения документов по личному составу и правила их передачи при ликвидации организации. 
• Перечень типовых управленческих архивных документов, утвержденный приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, задает сроки для каждого вида документа и действует для организаций независимо от организационно-правовой формы и формы собственности организации.
• Третий акт отвечает на вопрос, как именно хранить. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов утверждены приказом Росархива от 31.07.2023 № 77 и действуют с 17 сентября 2023 г. В них собраны требования к помещениям архива, отдельная глава об электронных документах и формы номенклатуры дел, описей и акта о выделении документов к уничтожению. Коммерческая организация должна обеспечивать сохранность документов, проводить экспертизу их ценности, формировать и учитывать дела, составлять описи, оформлять уничтожение документов с истекшим сроком и соблюдать требования к хранению электронных архивных документов. Создавать архив как отдельное подразделение она не обязана.

Ответственность за нарушения

За нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов ст. 13.20 КоАП РФ предусматривает предупреждение или штраф: для организаций — от 5 000 до 10 000 руб., для должностных лиц — от 3 000 до 5 000 руб.

Сам штраф невелик, но настоящие потери больше. Потерянный приказ о приеме не восстановишь задним числом, а бывший сотрудник, которому нечем подтвердить стаж и заработок для пенсии, может обратиться в суд. 

При ликвидации компании неупорядоченный архив задерживает процедуру: документы по личному составу приходится передавать правопреемнику, а если его нет — в государственный или муниципальный архив в упорядоченном состоянии.

Таблица сроков хранения кадровых документов 

Сколько хранятся кадровые документы, зависит от их вида. Для большинства документов по личному составу действует правило 50/75 лет, для части — три или пять лет. По общему правилу, если иное не установлено законодательством, срок считают не с даты создания документа, а с 1 января года, следующего за годом завершения делопроизводства по делу.

Документ	Срок хранения	Основание
Трудовые договоры и дополнительные соглашения	50/75 лет	125-ФЗ, ст. 22.1; Перечень № 236, п. 435
Приказы о приеме, переводе, увольнении, оплате труда	50/75 лет	125-ФЗ, ст. 22.1; Перечень № 236, п. 434
Личные дела и личные карточки	50/75 лет	Перечень № 236, пп. 444, 445
Приказы о ежегодных отпусках и командировках	5 лет; при вредных и (или) опасных условиях труда — 50/75 лет	Перечень № 236, п. 434
Документы о дисциплинарных взысканиях	3 года	перечень № 236, п. 434
Графики отпусков	3 года	перечень № 236, п. 453
Согласия на обработку персональных данных	3 года	Перечень № 236, п. 441; после истечения срока действия согласия или его отзыва, если иной срок не установлен федеральным законом или договором

Какие кадровые документы хранятся 75 лет, а какие 50

Деление закреплено в ст. 22.1 закона об архивном деле: документы по личному составу, законченные делопроизводством до 1 января 2003 г., хранятся 75 лет, а после этой даты — 50 лет. Отсюда двойная запись «50/75 лет» в перечне. Для текущих дел почти всегда действует срок 50 лет, а 75 лет касаются старых документов, например тех, что компания получила при реорганизации.

В эту группу входит все, что подтверждает стаж и заработок: трудовые договоры, приказы по личному составу о приеме, переводе и увольнении, личные дела и личные карточки, а также документы-основания к приказам — заявления и докладные записки. Роструд разъяснял, что даже личные карточки Т-2, заведенные до того, как работодатель отказался от их ведения, нужно хранить как архивные документы.

Документы со сроком хранения до 10 лет

Короткие сроки установлены для документов, которые не влияют на стаж.

• Графики отпусков хранят три года по перечню № 236, столько же — документы о дисциплинарных взысканиях. 
• Приказы о ежегодных отпусках и командировках хранят пять лет, но для сотрудников с вредными и (или) опасными условиями труда эти приказы хранят 50/75 лет.

На этом исключении часто ошибаются. Приказы об отпусках всех сотрудников подшивают в одно дело и через пять лет отправляют под уничтожение целиком, вместе с документами тех, чьи приказы нужно было хранить полвека.

Кадровые документы постоянного хранения

Часть документов перечень относит к постоянному хранению или сопровождает отметкой «ЭПК» (экспертно-проверочная комиссия). Отметка ЭПК означает, что документ может иметь историческую ценность, и комиссия решает, переводить ли его на постоянное хранение. Для организаций, не являющихся источниками комплектования государственных или муниципальных архивов, документы с отметкой «Постоянно» по общему правилу хранят не менее 10 лет. Штатные расписания и изменения к ним хранят до ликвидации организации (ст. 40 Перечня № 236).

Как организовать архив кадровых документов в компании

Работу с архивом начинают не с полок и коробок, а с порядка в текущей работе. Если документы в течение года сразу формируются в дела, их последующая передача в архив занимает значительно меньше времени. Если порядка нет, разбор коробок и восстановление состава дел может растянуться на недели.

Экспертиза ценности и отбор документов

Раз в год комиссия проверяет, по каким делам завершено делопроизводство, какой у них срок хранения и какие документы можно выделить к уничтожению. В небольшой компании в комиссию входят руководитель, кадровый специалист и сотрудник, который ведет делопроизводство. Итог экспертизы ценности — перечень дел: что передают в архив, что продолжает храниться, а что можно выделить к уничтожению после оформления необходимых документов.

Номенклатура дел, формирование и подшивка

Номенклатура дел — систематизированный перечень дел организации с индексами и сроками хранения. Срок для каждого дела берут из Перечня № 236, а форму номенклатуры — из Правил № 77. Она задает порядок хранения кадровых документов на годы вперед. Кадровая служба формирует свой раздел: приказы по личному составу, трудовые договоры, личные дела, графики отпусков и другие документы.

Главное правило формирования: документы с разными сроками не помещают в одно дело. Приказы о приеме и увольнении хранят 50 лет, о ежегодных отпусках — пять, о взысканиях — три. Если сложить их в одну папку, через три года ее придется расшивать. При формировании бумажных дел листы нумеруют, дело прошивают и оформляют обложку, а в личные дела добавляют внутреннюю опись.

Описи и акт о выделении документов к уничтожению

На дела по личному составу составляют отдельную опись по форме из Правил № 77. Опись показывает, какие кадровые дела и за какие годы сдают в архив, и именно ее первым делом попросят при проверке или ликвидации.

Документы с истекшим сроком хранения уничтожают только после экспертизы ценности и по акту, оформленному в установленном порядке. Самовольно выброшенная папка, даже с истекшим сроком, — тоже нарушение порядка. 

Правила № 77 допускают передачу хранения специализированной организации по договору. Если компания планирует передать документы сторонней архивной организации, заранее согласуйте состав архива, условия хранения и порядок доступа. При этом ответственность за сохранность документов в течение установленных сроков остается за компанией.

Условия хранения кадровых документов

Обеспечение сохранности кадровых документов начинается с места. Бумажные документы хранят в отдельном помещении или в запираемых металлических шкафах, вдали от сырости и источников огня. Правила № 77 дополнили требования к помещениям архива, поэтому при ремонте или переезде офиса выбранное место стоит сверить с ними.

Документы по личному составу содержат персональные данные, поэтому доступ к ним получают только те, кому он нужен по работе, а круг этих людей закрепляют приказом. Так проще отвечать на вопросы проверяющих и понятно, кто будет ответственным в случае пропажи документа. 

Хранение электронных кадровых документов

После перехода на КЭДО бумажные папки постепенно заменяет электронный архив, но правила для него во многом те же. Срок хранения кадровых документов не зависит от формы: электронный трудовой договор хранят столько же, сколько бумажный.

Что закон требует от электронного архива

Трудовой кодекс (ст. 22.1) требует, чтобы информационная система работодателя обеспечивала подписание электронного документа, его хранение и фиксацию факта получения сторонами. Расходы на создание, использование и хранение электронных документов несет работодатель, а не работник.

С 1 марта 2023 г. электронные кадровые документы, оформляемые без бумажной копии, должны соответствовать единым требованиям к составу и форматам, утвержденным приказом Минтруда от 20.09.2022 № 578н: к такому документу прилагается описание в формате XML. Это требование к самому документу, а не к архиву, но именно в таком виде документ потом и хранится.

Бумажный архив при этом не исчезает. Трудовые книжки, акт о несчастном случае на производстве, приказ об увольнении и документы об инструктажах по охране труда под правила КЭДО не подпадают и остаются на бумаге даже у компаний, которые перевели в цифру все остальное.

Чем хранение в КЭДО отличается от архивного

Система КЭДО хранит документы, с которыми вы работаете каждый день: здесь их подписывают, находят и выгружают по запросу. Долговременное архивное хранение — отдельный режим: по Правилам № 77 важно сохранить не только файл документа в установленном формате, но и электронную подпись, метаданные и сведения для проверки подписи и подтверждения неизменности документа. 

Правила № 77 допускают использование сторонних систем для хранения электронных архивных документов, если выбранный способ обеспечивает соблюдение применимых требований. Само наличие документов в КЭДО еще не означает, что компания организовала архивное хранение по всем правилам.

Поэтому перед переходом на электронный архив договоритесь с ИТ-службой и юристом о пяти вещах: 

• в каком формате выгружать документы вместе с подписями и метаданными; 
• кто отвечает за носители и резервное копирование; 
• как подтвердить, что документ не менялся;
• как обеспечить доступ к документам в течение всего срока хранения;
• как передать документы при смене информационной системы или поставщика.

На часть этих вопросов проще ответить, если система КЭДО отдает документы в виде, готовом для архива. На платформе HRlink по каждому подписанному документу формируется архив документооборота по требованиям приказа Минтруда № 578н: оригинал в формате PDF/A, открепленная электронная подпись, сведения о подписании в XML и протокол КЭДО. В нем есть и сам документ, и подпись, и сведения о том, кто и когда его подписал.

Архивы документооборота можно скачать из реестра или настроить их автоматическую выгрузку на сервер компании по SFTP или в «1С». Так проще решить вопросы резервного копирования и передачи документов при смене системы. В течение срока подписки документы доступны в HRlink — в облаке с тройной репликацией или на серверах компании, а нужный приказ кадровый специалист находит в реестре по фильтрам вместе с протоколом подписания.

При этом HRlink — система кадрового электронного документооборота, а не архив компании. Формировать дела, вести описи и хранить документы по Правилам № 77 компания продолжает сама, а платформа дает для этого готовые контейнеры документов.

С чего начать

Если архив кадровых документов давно не разбирали, начните с номенклатуры: сверьте сроки хранения с Перечнем № 236 и разделите дела, в которых смешаны документы с разными сроками. Затем проведите экспертизу ценности документов, оформите дела и описи. После этого определите, какие документы продолжают храниться, какие можно выделить к уничтожению, а какие необходимо передать на архивное хранение. Для электронных документов отдельно проверьте, как выгрузить оригиналы вместе с подписями, метаданными и сведениями, необходимыми для подтверждения подлинности.

Ответы на частые вопросы

Что делать с кадровыми документами при ликвидации компании?

Если у организации есть правопреемник, документы по личному составу передают ему. Если правопреемника нет, ликвидационная комиссия (ликвидатор) или конкурсный управляющий передает документы по личному составу, архивные документы из состава Архивного фонда РФ и документы с неистекшими сроками временного хранения в государственный или муниципальный архив в упорядоченном состоянии на основании договора (ст. 23 Закона № 125-ФЗ). Подготовить дела и описи лучше заранее.

Можно ли хранить личные дела сотрудников только в электронном виде?

Документы, оформленные в КЭДО, хранят в электронном виде без бумажных копий. Но личное дело редко бывает полностью электронным: документы, подписанные на бумаге до перехода на КЭДО, и исключения по ст. 22.1 ТК РФ остаются бумажными. Скан-копия документа не является основанием для уничтожения бумажного оригинала. Электронный документ, созданный и подписанный в установленном порядке, имеет самостоятельное значение; скан остается лишь копией бумажного документа.

Кто в компании отвечает за архив, если нет должности архивариуса?

Ответственного назначают приказом руководителя. Обычно это кадровый специалист или сотрудник, который ведет делопроизводство. В приказе стоит указать, за какие дела он отвечает и кто имеет доступ к архиву. Когда ответственный увольняется, дела и описи передают преемнику по акту, чтобы сведения о составе дел и месте их хранения сохранились.

Совпадают ли сроки хранения кадровых и бухгалтерских документов?

Сроки хранения бухгалтерских и кадровых документов определяются разными нормами. По ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, отчетность и аудиторские заключения хранят не менее пяти лет после отчетного года. Документы учетной политики и другие документы, связанные с организацией бухгалтерского учета, — не менее пяти лет после года последнего использования для составления отчетности. Если Перечень № 236 или иной нормативный акт устанавливает более длительный срок, применяют его. Например, документы о заработке, необходимые для подтверждения стажа и заработка, хранят 50/75 лет.