Как правильно составить и утвердить график отпусков на 2027 год

Составление графика отпусков — непростая задача, особенно в компаниях с большим штатом сотрудников. Нужно не только распределить отпуска на весь год, но и согласовать даты с учетом рабочих процессов, внутренних регламентов и требований трудового законодательства. Если график ведут в обычной таблице, то приходится вручную собирать пожелания сотрудников и сверять даты.

В статье разберем порядок составления и утверждения графика отпусков по ТК РФ, правила его изменения в течение года, а также способы автоматизировать процесс и сократить объем ручной работы.

Что такое график отпусков и зачем он нужен

График отпусков — это документ, в котором работодатель на год вперед фиксирует, кто и когда уходит в ежегодный оплачиваемый отпуск. По ст. 123 ТК РФ очередность оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков. Для компании это способ заранее распределить нагрузку, для сотрудника — гарантия, что отпуск не перенесут в последний момент.

После утверждения график обязателен как для работодателя, так и для работника (ч. 2 ст. 123 ТК РФ). Компания не может в одностороннем порядке сдвинуть отпуск, а сотрудник не вправе самовольно перенести даты, если только у него нет специального права на выбор времени отпуска. Поэтому неточности при составлении графика отпусков приведут к дополнительным согласованиям и необходимости вносить изменения в уже утвержденный документ.

Кто обязан составлять график отпусков

Организации и работодатели-индивидуальные предприниматели по общему правилу должны ежегодно утверждать график отпусков. Численность сотрудников и форма собственности сами по себе не освобождают от этой обязанности. Однако законодательство предусматривает исключения для некоторых работодателей, о них ниже.

Исключения для микропредприятий и ИП

Микропредприятия и некоммерческие организации, отвечающие установленным законом условиям, вправе отказаться от графика отпусков по ст. 309.2 ТК РФ и договориться о времени отпуска с каждым сотрудником в трудовом договоре по типовой форме, утвержденной постановлением Правительства РФ от 27.08.2016 № 858. Вновь созданная организация может не утверждать график на текущий год: составить его заранее она просто не успевает.

Для индивидуальных предпринимателей действуют аналогичные исключения. ИП с сотрудниками соблюдает те же правила, что и организация, а отказаться от графика может только тогда, когда относится к микропредприятиям и оформляет отношения по типовому трудовому договору.

Сроки составления и утверждения графика

Трудовой кодекс задает только крайний срок: график утверждают не позднее чем за две недели до наступления календарного года (ч. 1 ст. 123 ТК РФ). Срок начала составления графиков в законе не прописан, но обычно кадровые службы стартуют в октябре или ноябре.

Для графика на 2027 год большинство разъяснений называет крайней датой 17 декабря 2026 г. Минтруд в одном из писем допустил, что успеть можно и 18 декабря. Но, чтобы не спорить с инспектором из-за одного дня, утвердите график до 17 декабря.

Работу над графиком лучше начать заранее. В начале ноября отправьте руководителям запрос о пожеланиях, а к концу ноября сведите проект и устраните пересечения. Первую половину декабря оставьте на мнение профсоюза и подпись руководителя: по ст. 372 ТК РФ у профсоюза есть пять рабочих дней на мотивированное мнение.

Как составить график отпусков: пошаговая инструкция

Составление графика отпусков удобно разбить на пять шагов:

1. Соберите пожелания. Разошлите руководителям список сотрудников, попросите указать желаемые периоды и вернуть к конкретной дате. Укажите единый формат ответа, чтобы кадровой службе не пришлось сводить пожелания из разных шаблонов.
2. Проверьте остатки. Сверьте, сколько дней у каждого накопилось с прошлых лет, и запланируйте их вместе с отпуском за новый год.
3. Учтите сотрудников с особыми правами. Отметьте тех, кто вправе выбрать время отпуска сам, и согласуйте с ними даты для графика.
4. Устраните пересечения. Проверьте, чтобы в одном отделе не уходили одновременно все, кто может заменить друг друга. При спорных датах согласуйте возможные варианты с руководителями до подготовки окончательной версии.
5. Укажите конкретные даты. Роструд разъяснял, что период отпуска в графике подразумевает даты начала и окончания, а не только месяц. После согласования сохраните итоговый вариант отдельно от черновиков, чтобы при дальнейших правках не перепутать версии.

По ст. 125 ТК РФ разделение отпуска на части допускается по соглашению работника и работодателя. При этом хотя бы одна часть должна быть не менее 14 календарных дней. Согласовать разделение с работником и проверить продолжительность частей лучше при составлении графика.

При работе в таблице полезно также отмечать ответственных за данные каждого подразделения и статус согласования дат. Тогда видно, от кого еще ждут ответ и какие периоды уже подтверждены.

Кого включать в график, а кого нет

В график вносят всех, с кем на дату утверждения действует трудовой договор, включая совместителей и дистанционных сотрудников. Совместителю отпуск по общему правилу дают одновременно с отпуском по основному месту работы, поэтому его даты стоит уточнить заранее.

Учебные отпуска и отпуска без сохранения заработной платы в график не вносят: их предоставляют по заявлению. Сотрудников в отпуске по уходу за ребенком безопаснее включать в график: инспекторы ГИТ и суды часто исходят из того, что он определяет очередность ежегодных отпусков для всех работников. Иначе при проверке возможен спор о том, что компания не запланировала отдых для всех.

Учет остатков отпусков за прошлые периоды

Неиспользованные дни не сгорают, но и копить их бесконечно нельзя: Трудовой кодекс запрещает не предоставлять ежегодный оплачиваемый отпуск два года подряд (ст. 124 ТК РФ). Поэтому остатки лучше распределить в ближайшем графике — отдельной строкой или вместе с отпуском за текущий год. Перед этим сверьте данные учетной системы с фактом: ошибки в остатках обычно обнаруживаются при подготовке графика.

Сотрудники с правом на отпуск в удобное время

Работодатель учитывает пожелания всех, но обязан соблюдать их только для отдельных категорий. Трудовой кодекс и другие законы дают части сотрудников право взять отпуск в удобное для них время: например, работникам младше 18 лет и работникам, у которых трое и более детей младше 18 лет, пока младшему из них не исполнилось 14 лет. Таким сотрудникам даты в графике ставят с учетом их пожеланий. Изменить их впоследствии можно только по согласованию с работником.

Другие категории по ТК РФ:

• Один из родителей (опекун, попечитель, приемный родитель), воспитывающий ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет (ст. 262.1 ТК РФ).
• Беременные женщины — перед отпуском по беременности и родам, сразу после него либо по окончании отпуска по уходу за ребенком (ст. 260 ТК РФ).
• Муж (супруг) в период нахождения жены в отпуске по беременности и родам (ч. 4 ст. 123 ТК РФ).
• Работник, ранее отозванный из ежегодного оплачиваемого отпуска (в отношении неиспользованной части) (ст. 125 ТК РФ).
• Работник, работающий по совместительству (одновременно с отпуском по основному месту работы) (ч. 1 ст. 286 ТК РФ).
• Один из работающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях родителей (опекун или попечитель), который сопровождает ребенка в возрасте до 18 лет для поступления в образовательное учреждение в другой местности (ч. 5 ст. 322 ТК РФ)

По специальным законам:

• Почетные доноры России и СССР (ч. 1, 2 ст. 23 Федерального закона от 20.07.2012 № 125-ФЗ).
• Супруг (супруга) военнослужащего — для использования отпуска одновременно с отпуском супруга, родители и дети военнослужащих, если военнослужащий стал инвалидом I или II группы во время службы и при этом у него нет супруга/супруги (ст. 11 Федерального закона от 27.05.1998 № 76-ФЗ «О статусе военнослужащих»).
• Участники Великой Отечественной войны, инвалиды войны, ветераны боевых действий (ст. 14–19 Федерального закона от 12.01.1995 № 5-ФЗ «О ветеранах»).
• Граждане, пострадавшие от радиационных катастроф (например, по аварии на Чернобыльской АЭС — ст. 14 Закона РФ от 15.05.1991 № 1244-1. Есть и другие нормы).
• Герои СССР, России, полные кавалеры ордена Славы (ч. 3 ст. 8 Закона РФ от 15.01.1993 № 4301-1).
• Герои Социалистического Труда и полные кавалеры ордена Трудовой Славы  (ст. 6 Федерального закона от 09.01.1997 № 5-ФЗ).

Мнение профсоюза и утверждение графика

Если в компании есть профсоюз, график утверждают с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации в порядке ст. 372 ТК РФ. Это не согласование, а мотивированное мнение профсоюза. Решение остается за работодателем, но процедуру нужно пройти и зафиксировать. Если профсоюз не направит мотивированное мнение в течение пяти рабочих дней, работодатель вправе утвердить график без учета его позиции. Если профсоюз не согласен с проектом или предлагает изменения, у работодателя есть три рабочих дня после получения мнения, чтобы провести дополнительные консультации.

Утверждение графика отпусков — это подпись руководителя организации или уполномоченного лица. Отдельного приказа об утверждении закон не требует, но Роструд рекомендует его издавать, чтобы избежать споров с сотрудниками и проверяющими. 

Если у компании есть обособленные подразделения, график для их сотрудников можно оформить отдельным документом или включить в общий. Перед подписью убедитесь, что в документ попали последние согласованные правки от всех подразделений.

Форма графика отпусков

Закон не требует конкретного бланка. Компания выбирает между унифицированной формой и собственной, а главное — чтобы в документе были все сотрудники, количество дней и даты отпусков.

Унифицированная форма Т-7

Унифицированная форма Т-7 утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. С 2013 г. унифицированные формы не обязательны, но многие продолжают работать с привычной Т-7.

В форме Т-7 десять граф. Структурное подразделение, должность, ФИО, табельный номер и количество календарных дней заполняют при составлении. Запланированную дату вносят сразу, фактическую — когда сотрудник уходит в отпуск. Графы о переносе отпуска с основанием и новой датой заполняют в течение года. Упрощенный образец графика отпусков выглядит так:

Подразделение	Сотрудник и должность	Дней	Дата по плану
Бухгалтерия	Анна Иванова, главный бухгалтер	14	02.06.2027
Бухгалтерия	Анна Иванова, главный бухгалтер	14	06.09.2027
Отдел продаж	Сергей Петров, менеджер	28	12.07.2027

Имена и даты в образце условные. Отпуск главного бухгалтера разделен на две части по 14 дней — разделение согласовано с работником, а каждая часть длится не менее 14 календарных дней.

Собственный бланк организации

Свою форму удобно делать, если стандартной Т-7 недостаточно. Например, нужно показать проект или подменного сотрудника. Бланк утверждают приказом и применяют одинаково во всех подразделениях. Достаточно, чтобы он содержал те же сведения, что и Т-7. Единый шаблон полезен, если данные готовят несколько подразделений. Так кадровой службе не придется приводить разные таблицы к общему виду.

Ведение графика отпусков в течение года

Утвержденный график живет весь год, ведь сотрудники болеют или меняют планы, а в компанию приходят новые люди. Задача кадровой службы — вносить изменения так, чтобы документ оставался актуальным, а сроки уведомлений не нарушались.

Внесение изменений и корректировок

Перенести отпуск можно по соглашению работника и работодателя. В отдельных случаях работодатель обязан продлить отпуск или перенести его на другой срок. Например, по ст. 124 ТК РФ отпуск продлевают или переносят с учетом пожеланий работника, если он заболел во время отпуска. Если работнику несвоевременно выплатили отпускные или предупредили о начале отпуска позднее чем за две недели, работодатель по его письменному заявлению обязан перенести отпуск на согласованный с ним срок. О начале отпуска сотрудника извещают под подпись не позднее чем за две недели (ч. 3 ст. 123 ТК РФ), а отпускные выплачивают не позднее чем за три дня до его начала (ст. 136 ТК РФ). Ознакомление с графиком само по себе не заменяет уведомления о начале отпуска.

Как оформить изменения в график отпусков? Сотрудник пишет заявление о переносе, руководитель согласует его, работодатель издает приказ или оформляет соглашение о новых датах. В форме Т-7 в графе о переносе указывают основание и дату предполагаемого отпуска. Утверждать график заново не нужно. После согласования обновите рабочую версию графика и сообщите об изменении тем, кто отвечает за планирование в подразделении.

Добавление новых сотрудников

Трудовой кодекс не устанавливает специального порядка для тех, кто пришел после утверждения графика. По общему правилу право использовать отпуск за первый год работы возникает после шести месяцев непрерывной работы у работодателя (ст. 122 ТК РФ). По соглашению сторон отпуск может быть предоставлен раньше, а для отдельных категорий работников работодатель обязан предоставить его до истечения шести месяцев. 

Компании решают это по-разному: дополняют действующий график приказом о внесении изменений или предоставляют отпуск по заявлению, а сотрудника включают уже в график на следующий год. При этом отсутствие нового работника в графике не освобождает работодателя от обязанности предоставить ему ежегодный оплачиваемый отпуск в соответствии с ТК РФ. Выбранный порядок стоит закрепить локальным актом, чтобы все подразделения действовали одинаково.

Автоматизация графика отпусков с HRlink

График нужно поддерживать в актуальном состоянии независимо от того, ведут его на бумаге или в электронной системе. При ручной работе оформление переносов, отправка уведомлений и сбор подписей требуют больше времени. Правила ст. 22.1 ТК РФ распространяются на документы, с которыми сотрудника знакомят под подпись, поэтому уведомление о начале отпуска можно подписать электронной подписью, а сам график — вести и утверждать в электронном виде.

HRlink помогает вести работу с графиком отпусков в электронном виде: собирать пожелания сотрудников, учитывать остатки и пересечения, согласовывать даты, утверждать график и знакомить с ним работников. Сотрудник сам планирует даты, а праздничные дни система учитывает и подсвечивает автоматически, так что сверяться с производственным календарем не нужно.

Руководитель видит отпуска подразделения сразу на весь год. Он может отфильтровывать их по юрлицу, отделу, должности или сотруднику и визуально увидеть пересечения в графике. Если запланированные работником даты необходимо передвинуть, руководитель оставляет сотруднику комментарий сразу в системе.

После утверждения графика запланированный отпуск можно перенести прямо из графика в HRlink: заявление формируется автоматически и уходит на согласование, а после одобрения новые даты автоматически появляются в графике. Уведомления о начале отпуска система формирует и отправляет на подпись с периодичностью, заданной кадровым специалистом, а информация об изменениях синхронизируется с «1С». 

Ответственность за нарушения требований

Отсутствие графика, нарушение срока его утверждения или несоблюдение сроков уведомления работников могут повлечь административную ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ. Для организаций штраф по ч. 1 ст. 5.27 составляет от 30 000 до 50 000 руб., для должностных лиц — от 1 000 до 5 000 руб. За повторное нарушение суммы выше, а должностное лицо могут дисквалифицировать.

Штраф — не единственный риск. Если сотрудника не предупредили о начале отпуска за две недели или несвоевременно выплатили отпускные, он вправе потребовать перенести отпуск. Непредоставление отпуска в течение двух лет подряд — повод для претензий при проверке и споров с работником.

Как пройти отпускную кампанию 

Утвердить график к установленному сроку — только часть задачи. Чтобы в течение года не возвращаться к разным версиям таблиц, стоит заранее определить, кто фиксирует согласованные даты и вносит последующие изменения.

При подготовке оставьте время на получение мнения профсоюза и подпись руководителя. После утверждения графика отпусков настройте напоминания об уведомлениях за две недели до каждого отпуска и своевременно отражайте согласованные переносы в графике.

Ответы на частые вопросы

Нужно ли включать в график сотрудника, который планирует уволиться в следующем году?

Да, если на дату утверждения с ним действует трудовой договор. Намерение уволиться ничего не меняет, пока не наступит дата увольнения. За неиспользованные дни отпуска при увольнении выплатят компенсацию.

Нужно ли знакомить сотрудников с графиком отпусков под подпись?

Этого требования в ст. 123 ТК РФ нет. Но многие инспекции относят график к локальным нормативным актам, а с ними по ст. 22 ТК РФ сотрудников знакомят под подпись. Поэтому безопаснее ознакомить всех, например, через лист ознакомления или электронной подписью в системе КЭДО. При этом ознакомление не заменяет уведомления о начале отпуска.

Что делать, если несколько сотрудников хотят в отпуск одновременно?

Сначала проверьте, есть ли среди них те, кто вправе выбрать время отпуска сам: их даты меняют только с их согласия. С остальными решает руководитель отдела. Он оценивает, справится ли команда, и предлагает альтернативные периоды. Договоренность лучше закрепить до утверждения графика, потому что после него даты закрепляются для обеих сторон.

Сколько хранить график отпусков?

График отпусков хранят три года по перечню, утвержденному приказом Росархива № 236. Подробнее о сроках для других кадровых документов — в статье о сроках хранения кадровых документов.

Нужно ли каждый год начинать новую нумерацию графика?

Закон этого не регулирует. Номер графику присваивают по правилам делопроизводства компании. Удобнее начинать нумерацию заново с каждым годом: тогда график легко найти в деле за нужный год.