Заявление на оплачиваемый отпуск: образец и правила оформления

Большинство кадровых специалистов каждый год получают от сотрудников одни и те же вопросы: нужно ли писать заявление, если отпуск по графику? За сколько дней подавать? Что делать, если хочу перенести даты? В этой статье — ответы на все типовые ситуации и готовые образцы.

Нужно ли вообще писать заявление

Писать заявление на отпуск по графику не нужно. Если отпуск включен в утвержденный график, процедура такая:

1. Работодатель уведомляет сотрудника о начале отпуска не позднее чем за 2 недели.
2. Сотрудник знакомится с уведомлением под подпись.
3. Работодатель сам издает приказ о предоставлении отпуска.
4. Отпускные выплачиваются не позднее чем за 3 рабочих дня до начала отпуска.

Заявление в данном случае не нужно. Если HR-отдел все равно просит его написать — это внутренний регламент компании, а не требование закона.

Статья 123 ТК РФ закрепляет, что утвержденный график обязателен как для работодателя, так и для работника. А право на первый отпуск возникает через 6 месяцев непрерывной работы, как указано в статье 122 ТК РФ.

Когда нужно заявление

Есть несколько ситуаций, когда без заявления не обойтись:

• первый отпуск, если сотрудник не включен в график (работника приняли в течение года);
• заявление на отпуск вне графика — если хочется уйти в даты, отличные от утвержденных;
• заявление на перенос отпуска образец — если даты нужно сдвинуть;
• дополнительный оплачиваемый отпуск;
• отпуск без сохранения заработной платы, учебный, по уходу за ребенком.

Когда заявление нужно, а когда нет:

Ситуация	Нужно ли заявление
Отпуск идет по графику	Нет. Работодатель уведомляет за 2 недели и сам издает приказ
Первый отпуск после 6 месяцев работы, если не включен в график	Да
Отпуск вне графика или в другие даты	Да
Перенос отпуска	Да — отдельное заявление о переносе
Дополнительный оплачиваемый отпуск	Да

Образец заявления на оплачиваемый отпуск 2026

Унифицированной формы нет, документ составляется в свободной форме. Обычно его пишут от руки или распечатывают. Главное — указать конкретные даты и тип отпуска.

Генеральному директору ООО «Название компании»

Иванову Александру Петровичу

от менеджера по продажам

Смирновой Анны Сергеевны

ЗАЯВЛЕНИЕ

Прошу предоставить мне ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 календарных дней с 01 июля 2026 г. по 28 июля 2026 г.

14 июня 2026 г.          _______________ / Смирнова А. П. /

Это базовый образец заявления на ежегодный оплачиваемый отпуск 2026. Его адаптируют под конкретную ситуацию.

Заявление на отпуск на 14 дней: образец

Заявление на отпуск на 14 дней образец понадобится, когда сотрудник делит отпуск на части. По ст. 125 ТК РФ, одна из частей должна быть не короче 14 календарных дней. Остаток можно разбить как угодно — по договоренности с работодателем.

В заявлении просто указывают нужное количество дней:

…Прошу предоставить мне часть ежегодного оплачиваемого отпуска продолжительностью 14 календарных дней с 01 июля 2026 г. по 14 июля 2026 г.

При оформлении заявления на часть ежегодного оплачиваемого отпуска важно правильно указать даты — начала и окончания. Это избавит кадровый отдел от уточняющих вопросов.

Заявление на дополнительный оплачиваемый отпуск

Заявление на дополнительный оплачиваемый отпуск образец нужно работникам, которым положен дополнительный отпуск по закону. Это сотрудники с вредными или опасными условиями труда, с ненормированным рабочим днем, работники Крайнего Севера.

В заявлении указывают основание для дополнительного отпуска:

…Прошу предоставить мне дополнительный оплачиваемый отпуск за ненормированный рабочий день продолжительностью 3 календарных дня с 01 августа 2026 г. по 03 августа 2026 г. на основании ст. 119 ТК РФ и п. 5.2 Правил внутреннего трудового распорядка.

Сроки подачи и выплаты отпускных

Закон не устанавливает обязательный срок для подачи заявления. Но есть жесткое требование для работодателя: отпускные нужно выплатить не позднее чем за 3 рабочих дня до начала отпуска (ч. 9 ст. 136 ТК РФ).

Поэтому подавать заявление нужно так, чтобы у бухгалтерии было время рассчитать и выплатить отпускные. На практике — не позднее чем за 2 недели. Если заявление подать позже, работодатель вправе перенести начало отпуска.

Сроки по ТК РФ:

Действие	Срок	Норма ТК РФ
Утверждение графика отпусков	До 17 декабря на следующий год	ч. 1 ст. 123
Уведомление работника о начале отпуска по графику	Не позднее чем за 2 недели	ч. 3 ст. 123
Рекомендуемый срок подачи заявления вне графика	Не позднее чем за 2 недели	сложившаяся практика
Выплата отпускных	Не позднее чем за 3 рабочих дня до начала отпуска	ч. 9 ст. 136

Уведомление работника об отпуске за две недели

Уведомление работника об отпуске за две недели — обязанность работодателя при отпуске по графику. Если оно не было направлено вовремя, работник вправе потребовать перенести отпуск на удобную дату.

Уведомление оформляется в письменном виде и вручается сотруднику под подпись. В КЭДО это занимает минуту: документ уходит в личный кабинет сотрудника, он читает его и подтверждает ознакомление электронной подписью.

Конкретные ситуации: образцы заявлений

Заявление на отпуск — новый сотрудник

Если сотрудник принят в течение года и его нет в графике, первый отпуск оформляется по заявлению. Право на него возникает через 6 месяцев непрерывной работы (ст. 122 ТК РФ).

Некоторые категории могут уйти в отпуск раньше — без согласия работодателя:

• беременные женщины — до отпуска по беременности и родам или сразу после;
• сотрудники младше 18 лет;
• усыновившие ребенка в возрасте до 3 месяцев;
• мужья в период нахождения жены в отпуске по беременности и родам.

Для остальных — только по договоренности с работодателем.

Заявление на отпуск вне графика

Заявление на отпуск вне графика подают, когда нужны другие даты. Работодатель не обязан соглашаться, если работник не входит в льготную категорию. В заявлении стоит коротко указать причину — это повышает шансы на согласование.

Если отпуск согласован, в график вносят изменения и издают приказ на новые даты.

Заявление на перенос отпуска

Заявление на перенос отпуска образец понадобится, если отпуск уже стоит в графике, но обстоятельства изменились. Например, сотрудник заболел перед началом отпуска — тогда отпуск переносится автоматически (ст. 124 ТК РФ), но заявление с просьбой указать новые даты все равно нужно.

…Прошу перенести часть моего ежегодного оплачиваемого отпуска с 01 июля 2026 г. на 18 августа 2026 г. в связи с временной нетрудоспособностью в период с 01 по 10 июля 2026 г. (листок нетрудоспособности № 123456789 прилагаю).

Можно ли отказать в отпуске, если написал заявление

Можно ли отказать в отпуске если написал заявление: зависит от ситуации. Если отпуск по графику — работодатель отказать не вправе. Если отпуск вне графика — работодатель может отказать, кроме случаев, когда закон гарантирует отпуск в удобное время (льготные категории).

Работники, которые вправе уйти в отпуск в любое удобное время независимо от графика:

• несовершеннолетние работники;
• беременные женщины — до отпуска по беременности и родам или сразу после него, а также после отпуска по уходу за ребенком;
• родители детей-инвалидов в возрасте до 18 лет (ст. 262.1 ТК РФ);
• многодетные — работники с тремя и более детьми до 18 лет, пока младшему не исполнилось 14 лет (ст. 262.2 ТК РФ);
• ветераны и инвалиды боевых действий, участники Великой Отечественной войны;
• Герои Советского Союза, Герои России, полные кавалеры ордена Славы, Герои Социалистического Труда;
• почетные доноры России и СССР;
• чернобыльцы и лица, пострадавшие от радиационного воздействия;
• супруги военнослужащих — одновременно с отпуском супруга;
• с 5 июня 2026 года: родители и дети военнослужащих, ставших инвалидами I или II группы, если у военнослужащего нет супруга (Федеральный закон № 153-ФЗ от 25.05.2026).

Что происходит после подачи заявления

Приказ на отпуск на основании заявления издается работодателем после согласования. В приказе по форме Т-6 указывают ФИО сотрудника, период работы, за который предоставляется отпуск, даты и продолжительность. Работник знакомится с приказом под подпись.

Бухгалтерия рассчитывает отпускные исходя из среднего дневного заработка за предшествующие 12 месяцев и выплачивает их не позднее чем за 3 рабочих дня до начала отпуска.

Электронное заявление на отпуск через КЭДО

Заявление на отпуск можно оформить в электронном виде через сервисы кадрового электронного документооборота, например, HRlink. Это заявление не входит в перечень исключений ст. 22.1 ТК РФ. Работник подписывает его НЭП (неквалифицированной электронной подписью), работодатель издает приказ с УКЭП.

Электронное заявление на отпуск особенно удобно для удаленных сотрудников и компаний с распределенными командами. Сотрудник подает заявление из любой точки — из дома, с объекта, из другого города. Никаких поездок в офис ради подписи.

При подаче заявления через HRlink сотрудник заходит в личный кабинет, выбирает нужный тип, указывает даты и подписывает электронной подписью. Документ сразу попадает к кадровому специалисту.

Автоматизация кадровых заявлений в HRlink охватывает весь цикл: заявление → согласование → приказ → ознакомление. Кадровый специалист видит статус каждого заявления в одном окне, получает уведомление о новых запросах и не тратит время на сбор бумаг и напоминания.

Для сотрудника это тоже проще: не нужно помнить, кому отнести заявление, ждать, когда его подпишут, и переспрашивать, одобрили ли отпуск. Все видно в приложении.

Частые вопросы

Что писать в заявлении — рабочие или календарные дни?

Календарные. Продолжительность отпуска считается в календарных днях. Например, «14 календарных дней» — правильно, «10 рабочих дней» — нет.

Нужно ли прикладывать к заявлению какие-то документы?

Для стандартного ежегодного отпуска — нет. Для дополнительного по основаниям вроде ненормированного рабочего дня или вредных условий — документы не нужны, основание уже зафиксировано в трудовом договоре. Для учебного отпуска — справка-вызов из учебного заведения обязательна.

Можно ли отозвать заявление на отпуск?

Если приказ еще не издан — работник вправе отозвать заявление. Если приказ уже вышел и отпускные выплачены, отзыв возможен только по договоренности с работодателем.

Что делать, если отпускные не выплатили вовремя?

Работник вправе письменно уведомить работодателя о переносе отпуска и потребовать перенести его на другую дату (ст. 124 ТК РФ). За задержку отпускных работодатель несет материальную ответственность — компенсация за каждый день просрочки.

Чек-лист: как оформить заявление на оплачиваемый отпуск в 2026 году

Для сотрудника:

• Проверьте, стоит ли ваш отпуск в графике. Если да — заявление не нужно, ждите уведомление от работодателя.
• Если отпуск вне графика или нужно перенести даты — напишите заявление.
• Укажите тип отпуска, даты начала и окончания, количество календарных дней.
• Подайте заявление не позднее чем за 2 недели, чтобы бухгалтерия успела выплатить отпускные вовремя.
• Уточните, когда ждать приказ и выплату отпускных.

Для кадрового специалиста:

1. Получили заявление — согласуйте с руководителем, если отпуск вне графика.
2. Издайте приказ по форме Т-6 и ознакомьте сотрудника под подпись.
3. Передайте данные в бухгалтерию для расчета отпускных.
4. Убедитесь, что отпускные выплачены не позднее чем за 3 рабочих дня до начала отпуска.
5. Внесите изменения в график отпусков, если даты сдвигались.

Итоги

Заявление на ежегодный оплачиваемый отпуск нужно не всегда — только когда отпуск вне графика, переносится или предоставляется впервые. В остальных случаях работодатель сам уведомляет сотрудника и издает приказ.

Если отпуск нужен — главное написать правильно: тип отпуска, конкретные даты начала и окончания, количество календарных дней. Остальное кадровый отдел сделает сам.

В HRlink весь процесс — от заявления на оплачиваемый отпуск до подписанного приказа — проходит в электронном виде. Сотрудник подает заявление онлайн, кадровый специалист согласовывает и издает приказ в той же системе. Никаких бумаг, никаких потерянных заявлений и лишних напоминаний.