Как подписать документ в КЭДО: пошаговая инструкция и виды электронных подписей

Подписание документов в системе кадрового электронного документооборота (КЭДО) — юридически значимый процесс, который заменяет собственноручную подпись. Чтобы электронный документ имел такую же силу, как и бумажный оригинал, важно понимать, какие виды электронных подписей существуют и для каких документов они подходят. Эта статья — пошаговая инструкция для отдела кадров, руководителя и сотрудника, которая поможет избежать ошибок при использовании КЭДО.

Какими электронными подписями можно подписывать документы

В основе КЭДО — электронная подпись (ЭП). Федеральный закон № 63-ФЗ «Об электронной подписи» выделяет три вида, и у каждого свой уровень защиты и область применения.

Простая электронная подпись (ПЭП)

ПЭП — самый доступный вид подписи. По сути, это комбинация данных, подтверждающая, что действие совершил конкретный человек. Классические примеры — связка логина и пароля от личного кабинета или код из СМС/пуш-уведомления.

В КЭДО простую электронную подпись используют, например, для ознакомления с локальными нормативными актами, графиками отпусков или различными уведомлениями. Важное условие: юридическую силу ПЭП получает только после соглашения работодателя и сотрудника о правилах ее использования и признания.

Усиленная неквалифицированная (УНЭП) и «Госключ»

УНЭП создают с помощью криптографических средств. Она идентифицирует подписанта и гарантирует неизменность документа после подписания. Это основной вид подписи для большинства кадровых документов со стороны сотрудника.

Получить УНЭП можно несколькими способами:

• В системе КЭДО. Многие платформы, например HRlink, позволяют сотрудникам выпустить УНЭП прямо в личном кабинете за считанные минуты.
• Через приложение «Госключ». Это государственное мобильное приложение, которое позволяет бесплатно получить сертификат УНЭП. Его преимущество в том, что оно не привязано к конкретной системе КЭДО.

УНЭП подходит для подписания трудовых договоров, дополнительных соглашений к ним, ученических договоров и договоров о материальной ответственности.

Усиленная квалифицированная (УКЭП)

УКЭП — самый защищенный вид подписи. Ее юридическая сила по умолчанию приравнивается к собственноручной подписи, без каких-либо дополнительных соглашений. Сертификат УКЭП выдают только аккредитованные удостоверяющие центры, основной из которых — ФНС России.

Со стороны работодателя УКЭП используется для подписания кадровых документов, для которых она обязательна. Для некоторых документов работодатель может использовать и УНЭП, если это согласовано сторонами. При заключении трудового договора с дистанционным работником в электронном виде работодатель подписывает его УКЭП, а сотрудник может использовать УКЭП или УНЭП.

Сравнение видов электронных подписей

Кто и какой подписью заверяет документы

В кадровом электронном документообороте работодатель и сотрудник играют разные роли, что определяет и тип используемой подписи.

Со стороны работодателя

От имени компании документы подписывает ее руководитель (генеральный директор) или уполномоченный сотрудник, например, начальник отдела кадров.

Независимо от того, кто ставит подпись, со стороны работодателя всегда используется усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП).

Если документы подписывает не генеральный директор, а другой сотрудник, ему потребуется машиночитаемая доверенность (МЧД). Это электронный аналог бумажной доверенности, подтверждающий полномочия подписанта действовать от лица организации.

Со стороны сотрудника

Сотрудник может использовать разные виды подписей в зависимости от типа документа:

• ПЭП. Подойдет для ознакомления с внутренними политиками, приказами или графиками.
• УНЭП. Это основной инструмент подписания документов: заявлений на отпуск или увольнение, приказов, а также трудового договора, дополнительных соглашений к нему и договора о материальной ответственности. Подпись через «Госключ» — тоже УНЭП.
• УКЭП. Сотрудник может использовать и свою УКЭП, если она у него есть. Это обязательно при заключении трудового договора с дистанционным работником.

Использование неподходящего типа ЭП — серьезный риск. Такой документ может стать недействительным, что приведет к спорам с работником или претензиям со стороны трудовой инспекции.

Пошаговый процесс подписания документа в системе КЭДО

Для сотрудника подписание документов в электронной форме выглядит просто и понятно. Типовой сценарий состоит из нескольких шагов:

1. Получение уведомления. Система КЭДО сообщает сотруднику о новом документе, который нужно подписать. Уведомление может прийти на электронную почту, в СМС или как пуш-уведомление от мобильного приложения.

2. Вход в систему. Сотрудник переходит по ссылке из уведомления и авторизуется в своем личном кабинете КЭДО.

3. Ознакомление с документом. Перед подписанием система предлагает открыть документ и внимательно прочитать его содержание.

4. Подписание. Если сотрудник со всем согласен, он нажимает кнопку «Подписать».

5. Подтверждение действия. Система запрашивает подтверждение. В зависимости от настроек и типа подписи это может быть ввод кода из СМС (для ПЭП) или подтверждение в приложении «Госключ» (для УНЭП).

6. Завершение. Документ получает статус «Подписан» и сохраняется в электронном архиве компании. Он доступен и сотруднику, и работодателю в любое время.

Современные системы, такие как HRlink, максимально упрощают этот процесс. Сотрудник получает пуш-уведомление на смартфон, может ознакомиться с документом и подписать его в несколько кликов через мобильное приложение или личный кабинет. Это сокращает время на подписание с нескольких дней до пары минут и упрощает взаимодействие с удаленными работниками.

Какие кадровые документы нельзя подписывать электронно

Несмотря на широкие возможности КЭДО, законодательство по-прежнему требует оформлять некоторые документы исключительно на бумаге с собственноручной подписью. Перевод их в электронный вид сделает такие документы юридически ничтожными.

К ним относятся:

• Акт о несчастном случае на производстве;
• Приказ (распоряжение) об увольнении;
• Документы, подтверждающие прохождение работником инструктажей по охране труда;

Также на бумаге ведется трудовая книжка, если сотрудник не подавал заявление о переходе на ее электронный формат (ЭТК). Во всех остальных случаях, от приема на работу до оформления отпуска, можно использовать КЭДО.

Правовые тонкости и ответственность

Переход на кадровый электронный документооборот и правила подписания документов регулируют несколько нормативных актов:

• статьи 22.1–22.3 Трудового кодекса РФ устанавливают общие принципы КЭДО, а также права и обязанности сторон;
• ФЗ-63 «Об электронной подписи» определяет виды электронных подписей, их юридическую силу и требования к использованию.

Важно помнить, что сотрудник может отказаться от перехода на КЭДО. В этом случае работодатель обязан продолжать вести с ним документооборот на бумаге. Исключение — работники, которые впервые устроились на работу после 31 декабря 2021 года. Для них согласие на ведение КЭДО не требуется, если такая система уже работает в компании.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли использовать одну УКЭП на нескольких сотрудников?

Нет, это нарушение закона. Электронная подпись — персональный инструмент идентификации. Ее передача другому лицу недопустима и компрометирует юридическую значимость.

Что делать, если сотрудник отказывается подписывать документ в КЭДО?

Если сотрудник не давал согласия на переход на КЭДО, работодатель обязан предоставить ему документ на бумаге для собственноручной подписи. Принуждение к использованию КЭДО незаконно.

Сколько хранятся электронные кадровые документы?

Сроки хранения электронных документов такие же, как и у бумажных, и регулируются законодательством об архивном деле. Например, трудовые договоры должны храниться 50 или 75 лет в зависимости от года, когда документ был закончен делопроизводством. На практике это обычно год увольнения работника.

Нужна ли МЧД, если документы подписывает сам генеральный директор?

Нет. Машиночитаемая доверенность нужна только в том случае, если право подписи от имени компании передают другому сотруднику, например, начальнику отдела кадров или главному бухгалтеру. Генеральный директор действует на основании устава, и ему доверенность не требуется.