Персональные данные при кадровом электронном документообороте: требования закона, защита и хранение

Персональные данные при кадровом электронном документообороте: требования закона, защита и хранение

Переход на кадровый электронный документооборот (КЭДО) — это не просто цифровизация бумажных архивов. Как только компания начинает обрабатывать данные сотрудников в информационной системе, она автоматически становится оператором персональных данных. Это накладывает серьезную ответственность и требует понимания закона 152-ФЗ «О персональных данных» и Трудового кодекса РФ. 

Руководителя кадровой службы, ИТ-директора и специалиста по инфобезопасности волнуют одни и те же вопросы: как обеспечить законность, гарантировать защиту персональных данных и избежать штрафов от Роскомнадзора. Эта статья поможет выстроить безопасную работу с ПД в кадровом электронном документообороте.

Правовое поле: как 152-ФЗ и ТК РФ регулируют персональные данные в КЭДО

В России обработка персональных данных сотрудников регулируется Трудовым кодексом РФ и Федеральным законом № 152-ФЗ «О персональных данных». При внедрении кадрового электронного документооборота работодателю необходимо учитывать требования обоих нормативных актов.

Глава 14 ТК РФ (статьи 86–90) устанавливает базовые правила для трудовых отношений. Она определяет, какие данные о работнике и для каких целей работодатель вправе собирать, как их использовать и защищать от неправомерного доступа. ТК РФ очерчивает рамки, в которых отдел кадров работает с личной информацией сотрудника: оформление, расчет зарплаты, перевод, увольнение и хранение данных в установленные сроки.

Федеральный закон № 152-ФЗ устанавливает общие требования к обработке и защите персональных данных. Он определяет любую компанию, собирающую и обрабатывающую личные сведения, как оператора персональных данных. Как только обработка данных выходит за рамки исполнения трудового договора — например, при передаче информации в сторонний облачный сервис КЭДО, — компания подпадает под 152-ФЗ. Игнорирование требований этого закона при переходе на кадровый электронный документооборот может привести к претензиям со стороны регуляторов и самих сотрудников.

Что относится к персональным данным сотрудника в цифровой среде

Многие ошибочно считают, что под защитой находятся только паспортные данные или адрес. На самом деле, список гораздо шире. При переходе компании на кадровый электронный документооборот в цифровой контур попадает информация, которая ранее хранилась в личных делах и карточках Т-2.

К персональным данным сотрудника относятся:

• Базовые идентификаторы: фамилия, имя, отчество, дата и место рождения.
• Документы, удостоверяющие личность: паспортные данные, адрес регистрации и фактического проживания.
• Обязательные государственные номера: СНИЛС и ИНН.
• Образование и карьера: информация из дипломов, сертификатов о повышении квалификации, данные о предыдущих местах работы из трудовой книжки.
• Семейное положение и состав семьи: информация о супругах, детях, необходимая, например, для предоставления налоговых вычетов.
• Финансовая информация: заработная плата, премии, удержания.
• Контактная информация: личный номер телефона, адрес электронной почты.

При переходе в цифровую среду этот массив данных не теряет своего статуса. Напротив, требования к защите только возрастают. Если бумажный документ можно было потерять по неосторожности, то утечка цифровой базы данных — это серьезный инцидент с далеко идущими последствиями как для репутации компании, так и для ее финансового положения.

Согласие на обработку персональных данных для КЭДО

Вопрос получения согласия на обработку персональных данных — один из ключевых при переходе на кадровый электронный документооборот. Путаница часто возникает из-за того, что в одних случаях нужно согласие, а в других — нет.

По правилу статьи 6 закона 152-ФЗ, согласие не требуется, если обработка данных необходима для исполнения договора, стороной которого является субъект персональных данных. Трудовой договор как раз относится к таким случаям. Поэтому для базовых кадровых процедур (прием, перевод, начисление зарплаты) отдельное согласие сотрудника не нужно — работодатель действует в рамках законных обязательств.

Ситуация меняется с появлением третьей стороны. Если компания использует облачный сервис кадрового электронного документооборота, его провайдер юридически становится третьим лицом, которому поручают обработку данных сотрудников. В этом случае получение согласия от каждого работника становится обязательным.

Каким должно быть это согласие? Статья 9 закона 152-ФЗ определяет критерии: оно должно быть конкретным, предметным, информированным, сознательным и однозначным. Это не может быть формальная отписка. В тексте согласия нужно прописать:

• наименование и адрес вашей компании (оператора);
• наименование и адрес провайдера сервиса Кадрового электронного документооборота (третьего лица);
• цель обработки данных (например, «для обеспечения ведения кадрового документооборота в электронном виде»);
• перечень данных для передачи;
• перечень действий, которые будут совершаться с данными;
• срок действия согласия и порядок его отзыва;

Важный нюанс: включать текст согласия в трудовой договор запрещено. Это должны быть два независимых документа. Хорошая новость: закон не требует письменного согласия. Его можно подписать электронной подписью в системе КЭДО.

Требования к защите и хранению данных в системах КЭДО

При переходе на КЭДО, к процессу подключаются ИТ-директор и служба информационной безопасности. Их задача — убедиться, что выбранная платформа соответствует требованиям законодательства и способна обеспечить защиту персональных данных.

Первое требование — локализация. Закон обязывает хранить базы данных российских граждан на серверах, физически расположенных на территории Российской Федерации. Зарубежные дата-центры исключены, а за исполнением этой обязанности следит Роскомнадзор.

Второе — безопасность каналов передачи. Все данные, будь то приказ о приеме на работу или расчетный листок, должны передавать по защищенным каналам связи. Это означает использование современных протоколов шифрования (например, TLS), которые делают информацию нечитаемой для посторонних лиц при перехвате.

Третье — внутренняя архитектура системы. Надежная платформа Кадрового электронного документооборота должна обеспечивать:

• Шифрование данных при хранении. Недостаточно защитить только канал связи. Базы данных, где хранятся сведения о сотрудниках, также должны быть зашифрованы. Это защитит информацию в случае физической кражи сервера или несанкционированного доступа к файлам.
• Разграничение прав доступа. Рядовой сотрудник не должен видеть зарплату генерального директора, а бухгалтер — личную переписку кадрового специалиста. Каждый должен видеть только те данные, которые положены по должностным обязанностям.
• Резервное копирование. Хранение данных в электронном виде защищает их от физической порчи или потери, в отличие от бумажных архивов. Регулярное создание резервных копий — обязательное условие для восстановления информации в случае технического сбоя.

Ошибки при работе с персональными данными кандидатов могут привести к штрафам еще на этапе найма. В нашем гайде мы подробно разобрали требования законодательства и собрали рекомендации по работе с данными соискателей.

Как в HRlink обеспечивает безопасность данных

В HRlink защита персональных данных клиентов — важная часть архитектуры платформы. При оценке безопасности системы ИТ-директор и специалист по информационной безопасности могут ориентироваться на конкретные технические решения.

• Соответствие требованиям законодательства. Защита персональных данных в HRlink реализована в соответствии с требованиями 152-ФЗ, Постановления Правительства РФ № 1119 и Приказа ФСТЭК России № 21. Информационная система персональных данных HRlink имеет аттестат соответствия на второй уровень защищенности персональных данных (УЗ-2).
• Защита на всех уровнях. Передача данных между пользователями и системой осуществляется по защищенному протоколу TLS. В HRlink также ведется журналирование действий пользователей, применяется мониторинг событий безопасности, а инфраструктура и программное обеспечение регулярно проверяются на наличие уязвимостей.
• Гибкое разграничение доступа. В HRlink можно настраивать права доступа по юридическим лицам, подразделениям, типам документов и операциям. Для защиты учетных записей также используются двухфакторная аутентификация, технология единого входа (SSO) и интеграция с корпоративными каталогами пользователей.
• Надежность и резервное копирование. В системе используется резервное копирование данных по защищенным каналам передачи информации. Действия пользователей и технические операции фиксируются в журналах событий, а инфраструктура подключена к системе мониторинга безопасности.

Наша задача — предоставить платформу, которая помогает выполнять требования к защите персональных данных и позволяет сосредоточиться на работе с людьми, а не на техническом администрировании.

Сроки хранения и уничтожение кадровых электронных документов

Переход в цифровую среду не отменяет правил архивного хранения. Электронные кадровые документы, как и их бумажные версии, должны храниться строго определенное время. Эти сроки устанавливаются на основании нормативных актов Росархива.

Сроки хранения зависят от типа документа и года, когда по нему было закончено делопроизводство. Например, для документов по личному составу (трудовые договоры, приказы о приеме, переводе, увольнении), созданных до 1 января 2003 года, срок хранения 75 лет. Для тех, что созданы после этой даты, — 50 лет. Графики отпусков нужно хранить три года, как и документы о дисциплинарных взысканиях.

Эти сроки отсчитывают не с даты создания документа, а с 1 января года, следующего за годом его исполнения. То есть трудовой договор с сотрудником, уволенным в 2024 году, нужно будет хранить до 2074 года.

После конца срока хранения персональные данные и сами документы нужно уничтожить. При этом процедура должна быть задокументирована — даже для электронных документов. Необходимо составить акт об уничтожении электронных документов, в котором перечисляются все удаляемые файлы. Это гарантирует, что при проверке вы сможете доказать уничтожение данных. Платформа кадрового электронного документооборота должна предоставлять инструменты для безопасного и полного удаления данных.

Правовые аспекты (Compliance & Legal)

При работе с персональными данными в кадровом электронном документообороте важно помнить о юридической стороне вопроса. Нарушение законодательства в этой сфере — это риск получить ощутимые штрафы и репутационный ущерб.

Работодатель, как оператор персональных данных, несет ответственность перед законом и своими сотрудниками. Эта ответственность не исчезает даже при использовании самого надежного облачного сервиса. В случае утечки данных именно компании придется отвечать перед Роскомнадзором и объясняться с пострадавшими работниками.

Нарушение законодательства о персональных данных влечет за собой административную ответственность. Штрафы для юридических лиц могут быть весьма крупными, особенно если нарушение системно или касается большого числа людей. Например, за обработку данных без согласия сотрудника, когда оно требуется, или за невыполнение требования о локализации баз данных на территории РФ предусмотрены санкции.

Важно: Данная статья носит информационный характер и не является юридической консультацией. Требования законодательства могут меняться. Для принятия управленческих решений мы рекомендуем обращаться к профильным юристам и проводить полноценный аудит ваших процессов на соответствие актуальным нормам 152-ФЗ и Трудового кодекса РФ.

Часто задаваемые вопросы

1. Обязательно ли оформлять согласие на обработку персональных данных для кадрового электронного документооборота на бумажном носителе?
   Согласие можно получить в электронном виде с подписью в системе КЭДО. Главное — оформить его отдельно от трудового договора.
   
2. Нужно ли согласие сотрудника на обработку персональных данных при переходе на Кадровый электронный документооборот?
   Если данные передают стороннему оператору сервиса КЭДО, требуется отдельное согласие сотрудника, поскольку речь идет о передаче информации третьему лицу. Базовые трудовые операции выполняют в рамках исполнения трудового договора.
   
3. Где должны физически храниться персональные данные сотрудников при использовании Кадрового электронного документооборота?
   Все серверы и дата-центры с персональными данными граждан РФ должны располагаться исключительно на территории Российской Федерации.
   
4. Что происходит с персональными данными сотрудника после его увольнения?Данные и подписанные кадровые документы продолжают храниться в архивах до истечения срока (например, 50 или 75 лет для документов по личному составу), после чего подлежат уничтожению.
   
5. Кто несет ответственность за утечку персональных данных в системе Кадрового электронного документооборота?
   Ответственность перед регуляторами и сотрудниками несет компания-работодатель как оператор персональных данных. При этом технические гарантии безопасности и защиты контура обеспечиваются разработчиком и провайдером сервиса Кадрового электронного документооборота.