Экономия на хранении цифровых кадровых документов: как снизить затраты на КЭДО

Переход на кадровый электронный документооборот (КЭДО) позволяет компаниям существенно сократить расходы на бумагу, печать и логистику. Однако по мере роста цифровой зрелости затраты на хранение данных начинают расти.

Особенно это заметно при выборе on-premise-решения (развертывание на своих серверах): чем больше документов проходит через систему, тем быстрее растет объем хранилищ и нагрузка на инфраструктуру. В этих условиях избыточные данные напрямую конвертируются в дополнительные расходы на серверы и системы хранения.

Разберем, где именно бизнес теряет деньги и как оптимизировать хранение без потери данных и нарушения требований законодательства.

Где бизнес теряет деньги на хранении информации

В кадровом документообороте объем хранимых данных увеличивается не только за счет самих документов. Основной рост обеспечивают сопутствующие файлы:

• печатные формы (дубли электронных документов);
• копии и промежуточные версии;
• дубли в учетных системах и файловых хранилищах.

На практике копии и избыточные документы могут занимать значительную часть хранилища. При этом не все из них действительно требуется хранить. В результате фактический объем данных может превышать необходимый в 2–3 раза.

Сколько стоит хранение избыточных данных: пример расчета

Структура затрат зависит от того, где хранятся кадровые документы. Если на собственных серверах компании, то хранение 1 ТБ данных обходится примерно в 1500 рублей в месяц, включая оборудование и обслуживание. Если нужны более быстрые и современные системы, расходы могут достигать 10 000 рублей за 1 ТБ. Затраты на облачное хранение на сторонних сервисах сопоставимы по стоимости, при этом провайдеры обеспечивают резервное копирование и возможность работать с документами из любой точки мира. Документы также могут храниться на флешках, внешних жестких дисках или других носителях. Однако это не только неудобно для значительных объемов данных, но и требует учета расходов на покупку носителей и их замену при физическом износе.

Что также важно учитывать при расчетах:

• резервное копирование увеличивает объем данных;
• дубли документов и архивов способствуют более быстрому заполнению хранилища.

Пример

В компании с численностью около 700 сотрудников через систему кадрового электронного документооборота может проходить до 3000 документов в месяц. Если принять средний вес одного документа 600 КБ, объем хранения составляет 1,8 ГБ данных ежемесячно или около 22 ГБ в год. При этом реальный объем данных значительно увеличивается за счет печатных форм, дублирования файлов в разных системах и резервного копирования. Фактический объем хранения может вырасти в 2–3 раза, достигая 40–70 ГБ в год.

При накоплении данных на горизонте нескольких лет это может привести к росту объема до сотен гигабайт или даже нескольких терабайт, что напрямую влияет на потребность в расширении серверной инфраструктуры и рост затрат на хранение данных.

При on-premise-решении приходится закупать диски, модернизировать серверы и увеличивать затраты на сопровождение.

Даже частичное удаление избыточных файлов (например, на 30%) позволяет пропорционально снизить расходы на хранение. Для on-premise это дополнительно уменьшает затраты на закупку и обслуживание оборудования.

Как HRlink помогает снижать затраты на хранение

Оптимизация хранения в КЭДО — это не удаление значимых документов, а управление жизненным циклом файлов: выгрузка архивов и своевременный отказ от хранения избыточных и неактуальных данных.

В HRlink для этого предусмотрен механизм удаления печатных форм в «1С».

Удаление печатных форм из присоединенных файлов в объектах «1С»

Функция позволяет автоматически помечать на удаление печатные формы, созданные через интеграцию с HRlink, сразу после отправки документа или после получения архива документооборота. Это снижает нагрузку на сервер и упрощает управление присоединенными файлами. Физическое удаление выполняется только стандартной обработкой «1С», если она настроена. 

При включенной опции в регламентном задании пометка выполняется после успешного получения архива, а при установленной галочке в ВПФ для типа документа — сразу после отправки формы в HRlink. До фактического удаления помеченные файлы остаются видимыми в списке присоединенных.

Как это работает на практике

Разберем два способа удаления печатных форм.

Первый способ: помечать через регламентное задание после получения архива

Для этого кадровому специалисту необходимо открыть расширение HRlink в «1С» и нажать «Автоматический обмен данными».

Затем потребуется выбрать автоматический обмен загрузки архивов документооборота и кликнуть на чекбокс «Помечать на удаление печатную форму после получения архива».

Последний шаг — подтверждение изменений по кнопке «Записать и закрыть».

Второй способ: помечать через внешнюю печатную форму сразу после отправки 

Как в составе расширения, так и в классической ВПФ в настройке соответствия типов документов рядом с каждым из них расположен чекбокс. 

Чтобы пометить форму на удаление после отправки в HRlink, необходимо в ВПФ перейти в «Параметры выгрузки документов» → «Соответствия типов документов» и поставить галочку напротив нужного поля.

Где хранить документы: гибкие возможности для разных задач бизнеса

HRlink позволяет гибко управлять архитектурой хранения в зависимости от задач бизнеса. Решения помогают снизить затраты на инфраструктуру, распределить нагрузку на хранилища, а также избежать избыточного дублирования данных.

1. Хранение на серверах HRlink

Подходит для снижения нагрузки на локальную инфраструктуру, а также позволяет централизовать хранение и упростить администрирование.

2. Хранение в «1С» дополнительно к хранению на серверах

Оптимально для компаний, где «1С» — основная учетная система. 

3. Локальное хранение архивов дополнительно к хранению на серверах

Актуально для компаний с жесткими внутренними требованиями к хранению. Решение позволяет выгружать данные и освобождать ресурсы.

Все описанные выше варианты хранения могут использоваться единовременно.

Оптимизация хранения при развертывании на своих серверах

Для компаний с локальной инфраструктурой оптимизация хранения особенно критична: каждая избыточная копия файла напрямую влияет на объем дискового пространства.

Использование механизмов HRlink позволяет:

• снизить затраты на расширение систем хранения;
• избежать ситуаций с нехваткой места и аварийной очисткой;
• сделать нагрузку на инфраструктуру предсказуемой.

При этом все электронные документы и архивы остаются доступными в личном кабинете HRlink и учетной системе работодателя в соответствии с уровнем доступа сотрудников и требованиями законодательства к хранению документов.

Управление жизненным циклом документов

Оптимизация хранения в КЭДО — это не удаление данных, а управление их жизненным циклом.

HRlink позволяет масштабировать цифровизацию кадровых процессов без роста затрат на ИТ-инфраструктуру.

ИТ-отдел получает предсказуемую нагрузку на инфраструктуру: снижается потребность в постоянном расширении хранилищ, уменьшается риск перегрузок, упрощается планирование бюджета. Для HR-команды и специалистов КДП предусмотрены удобные инструкции и функциональные решения. Все документы остаются доступными, а процессы не усложняются.

Таким образом, управление жизненным циклом кадровых документов с HRlink позволяет не только снизить расходы на хранение данных, но и обеспечить соответствие КДП требованиям законодательства, создать прозрачную для ИТ-службы систему документооборота.