Воронка подбора персонала: этапы, метрики и как найти узкие места в найме

Вакансия менеджера по продажам открыта уже шесть недель. Откликов много, собеседования идут каждый день, а человека все нет. Руководитель отдела считает, что кандидаты не подходят, рекрутер — что руководитель слишком долго принимает решения. Чтобы спор закончился, нужны цифры: сколько человек дошло до каждого этапа и где они потерялись.

Именно это и показывает воронка подбора. Она превращает найм из ощущения «все долго и сложно» в цельную картину, где видно, какой этап тормозит процесс и что исправлять в первую очередь.

Что такое воронка подбора персонала

Воронка подбора персонала — аналитический инструмент, который показывает, как кандидаты продвигаются по этапам найма: от отклика на вакансию до выхода на работу. 

На каждом этапе часть людей отсеивается, поэтому схема сужается сверху вниз, как воронка. Понятие пришло в подбор из маркетинга, где так же считают путь клиента от первого контакта до покупки. В рекрутинге этот инструмент называют воронкой найма или воронкой кандидатов.

Воронка решает сразу несколько задач:

• найти этап, на котором отсеивается слишком много кандидатов;
• спрогнозировать, сколько откликов нужно получить, чтобы нанять одного сотрудника;
• оценить, через какие каналы привлечения люди выходят на работу;
• распределить нагрузку между рекрутерами и спланировать сроки закрытия вакансий;
• перераспределить бюджет на подбор в пользу рабочих источников.

Воронка ценна тем, что с ее помощью можно обнаружить проблемы в найме. Без цифр компания чинит процесс наугад: переписывает вакансию, когда проблема в долгом согласовании, или меняет площадку, когда кандидаты уходят после собеседования.

Этапы воронки подбора персонала

Набор этапов зависит от вакансии, но в большинстве компаний этапы воронки подбора персонала выглядят так:

1. Привлечение. Рекрутер размещает вакансию на площадках или сам ищет кандидатов. Здесь считают просмотры вакансии и отклики.
2. Разбор откликов. Рекрутер отсеивает резюме, которые не подходят по опыту или навыкам, и связывается с оставшимися.
3. Собеседования. Первое интервью с рекрутером, затем встреча с руководителем. Если интервью несколько, каждое — отдельный этап воронки, чтобы видеть, на каком из них уходит больше кандидатов.
4. Тестовое задание. Нужно там, где важны практические навыки. Например, в продажах, разработке или дизайне. Часть кандидатов не выполняет задание, часть не справляется, остальные идут дальше.
5. Решение и офер. Руководитель выбирает кандидата, и компания делает предложение о работе. Кандидат принимает его или отказывается.
6. Оформление и выход на работу. Подписание трудового договора и документов, первый рабочий день.

Некоторые компании продлевают воронку до конца испытательного срока. Это честнее: наем считается удачным, когда человек остался и справляется с задачами, а не когда он просто вышел на работу.

Виды воронок подбора

Воронку можно читать в разных направлениях и строить на разных данных. От этого зависит, на какой вопрос она отвечает:

Вид воронки	Как устроена	Какой вопрос решает
Прямая	Сверху вниз: от размещения вакансии к выходу сотрудника	Сколько кандидатов прошло каждый этап и где их отсеяли
Обратная	Снизу вверх: от нужного числа сотрудников к откликам	Сколько откликов нужно, чтобы закрыть вакансию
Фактическая	На данных уже завершенных подборов	Как процесс работает сейчас
Плановая	Прогноз для будущих вакансий на основе фактической воронки	Сколько ресурсов понадобится для нового набора

Плановая воронка полезна, когда найм нужно спрогнозировать заранее. Если в прошлый раз на одного нанятого бухгалтера пришлось 40 откликов, то для найма трех бухгалтеров нужно рассчитывать на 120 откликов и закладывать время на их разбор. Если компания знает, сколько людей ей понадобится в следующем квартале, такой расчет становится частью кадрового планирования.

Как построить воронку найма

Воронку можно вести в электронной таблице или в системе подбора. Порядок работы одинаковый.

Шаг 1. Сгруппируйте вакансии

Для разных позиций воронки сильно отличаются. На массовые вакансии, например продавцов или операторов, приходят сотни откликов и большой отсев на каждом этапе. На руководителя может быть несколько кандидатов, зато больше этапов отбора. Поэтому вакансии объединяют в группы с похожим процессом: массовые позиции, специалисты, руководители. Одна воронка для всех вакансий компании будет неинформативной.

Шаг 2. Соберите данные по прошлым подборам

Для каждой группы соберите статистику по закрытым вакансиям. Учитывайте все этапы подбора: 

• просмотры и отклики; 
• приглашения на интервью и количество прошедших собеседование; 
• выполненные тестовые задания;
• принятые оферы и выходы на работу. 

Лучше брать свежие данные за последние несколько месяцев: рынок меняется, и цифры двухлетней давности уже мало говорят о текущем процессе.

Шаг 3. Разметьте каналы привлечения

Отметьте, откуда пришел каждый кандидат. Это могут быть сайты-агрегаторы вакансий, соцсети, рекомендации сотрудников, кадровые агентства или прямой поиск. Без этой разметки нельзя понять, какой канал приводит людей до выхода на работу, а какой только наполняет верх воронки.

Шаг 4. Опишите путь и прогноз

Для каждой группы вакансий зафиксируйте этапы и посчитайте, сколько кандидатов обычно доходит до каждого. Это и есть ваша фактическая воронка. На ее основе можно планировать следующие наборы и сразу видеть, когда процесс отклоняется от обычного.

Как посчитать воронку подбора персонала: конверсия и метрики

Конверсия между этапами

Конверсия в подборе персонала — доля кандидатов, которые перешли с одного этапа на следующий.

 Формула: число кандидатов на текущем этапе / число кандидатов на предыдущем этапе × 100%.

Пример воронки подбора персонала для менеджера по продажам. Вакансию разместили на двух площадках и получили 150 откликов:

Этап	Кандидатов	Конверсия этапа
Отклики	150	—
Подходят по резюме	90	60%
Прошли групповое собеседование	45	50%
Справились с тестовым звонком	18	40%
Дошли до финала у руководителя	5	28%
Получили офер и приняли его	1	20%

Общую конверсию считают от первого этапа до последнего: 1 / 150 × 100% ≈ 0,7%. Иначе говоря, чтобы нанять одного менеджера, компании понадобилось 150 откликов. Это и есть база для плановой воронки: для трех менеджеров при тех же условиях нужно 450 откликов.

Ключевые метрики найма

Конверсия показывает, где кандидаты теряются, но не говорит, сколько времени и денег на это ушло. Поэтому ее дополняют другими показателями эффективности подбора персонала:

• время закрытия вакансии — от открытия вакансии до выхода сотрудника на работу; если вакансию открыли 1 марта, а сотрудник вышел 24 марта, срок составил 23 дня;
• эффективность канала — сколько людей из каждого источника вышло на работу, а не просто откликнулось;
• доля принятых оферов — сколько кандидатов согласились на предложение о работе;
• качество найма — оценка того, как новый сотрудник справляется с работой.

Сравнение каналов часто дает самый неожиданный результат. Например, с одной площадки пришли 102 отклика и вышли на работу трое, а из соцсети — 69 откликов и шесть человек. Конверсия в выход — 2,9% и 8,7%. Соцсеть принесла меньше откликов, но работает почти в три раза лучше, и бюджет логично перераспределить в ее пользу.

Подробнее о показателях, которые HR-служба считает за пределами найма, мы рассказали в статье про HR-метрики.

Как найти узкое место в воронке и что с ним делать

Цифры воронки полезны только тогда, когда из них следует действие. Большинство проблем в найме сводится к нескольким типовым провалам:

Где проседает воронка	Вероятная причина	Что проверить и сделать
Мало откликов	Непонятная или непривлекательная вакансия, не тот канал	Указать зарплату, задачи и условия; проверить каналы поиска сотрудников
Много откликов, но мало подходящих кандидатов	Размытые требования в вакансии	Четче описать обязательные требования, добавить вопросы-фильтры
Кандидаты не доходят до интервью	Долгая обратная связь	Отвечать в течение одного-двух дней, сразу предлагать время встречи
Отказы после тестового	Слишком объемное задание	Сократить тестовое или оплатить его, если без большого задания не обойтись
Отказы от офера	Условия хуже ожиданий или долгое решение	Обсуждать условия до офера, ускорить согласование внутри компании
Уход в первые месяцы	Работа не совпала с обещаниями, слабая адаптация	Честно описывать работу на интервью, назначать наставника

Самая частая скрытая причина — скорость. Хороший кандидат одновременно общается с несколькими компаниями, и если ответ после собеседования приходит через неделю, он уже может принять другое предложение. Поэтому, если воронка проседает на нескольких этапах сразу, начните с проверки сроков. Посмотрите, сколько дней проходит между этапами и кто их задерживает.

Отдельно стоит работать с кандидатами, которые не дошли до финала. Если общаться с ними внимательно и давать обратную связь, из них складывается резерв для следующих вакансий, и часть позиций удается закрыть без нового поиска.

Нижняя часть воронки: от офера до первого рабочего дня

В нижней части воронки кандидат принимает предложение о работе, но до выхода ему еще предстоит передать документы и оформить трудовые отношения.Между этими событиями остается оформление, где тоже могут возникнуть задержки. Например, рекрутер уже передал сведения кадровому специалисту, но кандидату никто не отправил список документов.

Чтобы оформление не затягивалось:

• Согласуйте дату выхода и порядок действий. Отправьте кандидату список документов, объясните, как их передать и к кому обращаться с вопросами. Если сроки меняются, сообщите об этом и обозначьте следующий шаг.
• Проверьте передачу данных кадровому специалисту. Если сведения уже есть в системе подбора, исключите повторное заполнение анкеты. Определите, какие данные можно передавать автоматически, а какие нужно уточнить или проверить.
• Назначьте ответственного за готовность к выходу. Он должен отслеживать ход оформления и помогать при задержках. Например, если кандидат передал не все документы, связаться с ним и объяснить, чего не хватает.

Эти действия тоже нужно учитывать в воронке. Фиксируйте, сколько времени проходит от принятия офера до отправки инструкций, от получения сведений до подготовки документов и от отправки на подпись до подписания. Считайте конверсию из принятого предложения в фактический выход среди кандидатов, чья согласованная дата начала работы уже наступила. Переносы отмечайте отдельно, а у отказавшихся по возможности уточняйте причину.

Так можно обнаружить проблему на последнем этапе: кандидаты принимают условия, но часть из них не выходит, пока компания собирает сведения и согласовывает документы. Если задержки повторяются, проверьте, какие ручные операции их вызывают. Например, кадровый специалист может заново вводить данные из анкеты или запрашивать документы, которые кандидат уже передал рекрутеру.

Сократить такие операции помогает HRlink Кандидаты. Сервис интегрируется с системами подбора: сведения о кандидате не нужно переносить вручную. Кандидат самостоятельно загружает документы, система распознает данные и передает их в «1С», а также проверяет совпадения, чтобы избежать дублирующих записей. Модуль помогает рекрутеру и кадровому специалисту отслеживать ход оформления и видеть, какие действия еще не завершены кандидатом.

После автоматизации сравните сроки оформления и конверсию в выход с предыдущими периодами. Это поможет оценить, сократились ли задержки и стало ли больше кандидатов доходить до первого рабочего дня.

Как сократить ручные операции при приеме и ускорить выход новых сотрудников — разбираем в гайде HRlink

Как работать с воронкой подбора дальше

Воронка подбора не требует сложных систем на старте. Достаточно таблицы с этапами и честных цифр по нескольким последним вакансиям. Уже первый расчет обычно показывает, где компания теряет кандидатов и время, и что можно исправить быстрее всего.

Стройте отдельную воронку для каждой группы вакансий, считайте конверсию между этапами и сроки, сравнивайте каналы по выходу на работу, а не по откликам. Тогда решения о найме будут опираться на данные, а не на ощущения.

Ответы на частые вопросы

Сколько этапов должно быть в воронке подбора персонала?

Столько, сколько реальных шагов проходит кандидат в вашей компании. Для массовой позиции это может быть три-четыре этапа: отклик, короткое интервью, выход на смену. Для руководителя — шесть-семь, включая несколько интервью и проверку рекомендаций. Не объединяйте разные шаги в один: тогда не будет видно, на каком из них теряются люди.

Какая конверсия считается нормальной?

Конверсия зависит от позиции, рынка и канала. Для массовых вакансий большой отсев на старте — обычное дело, а для узких специалистов важнее, чтобы почти каждый подходящий кандидат доходил до финала. Надежнее всего сравнивать свои показатели с прошлыми подборами на ту же позицию и следить за изменениями.

Можно ли использовать одну воронку для всех вакансий?

Технически можно, но толку от нее будет мало. У массовых позиций, специалистов и руководителей разные этапы, сроки и доля отсева, и общая средняя цифра скроет реальные проблемы каждой группы. Удобнее вести отдельную воронку для каждой группы похожих вакансий.

Как часто нужно пересматривать воронку?

Цифры по текущим вакансиям стоит смотреть каждую неделю или две, а саму модель — этапы, каналы, плановые показатели — пересматривать раз в квартал или полгода. Внеплановый пересмотр нужен, если резко изменились рынок, требования к позиции или каналы привлечения.