Что такое воронка подбора персонала: для чего используется, как построить и оценивать результат

Воронка подбора персонала – аналитический инструмент, позволяющий оценить, как соискатели продвигаются по этапам найма. Процесс охватывает все контакты – от первых заявок до финального трудоустройства. Воронка применяется для поиска ошибок в процессе подбора персонала, позволяет оценить эффективность кадрового отдела и оптимизировать расходы на найм.

Что такое воронка подбора персонала и для чего она нужна

Воронка визуализирует всю работу кадрового отдела, демонстрирует стадии подбора. Начинается с подготовки вакансий и составления портрета соискателя, завершается предложением о сотрудничестве. Используется для решения следующих задач:

• планирование нагрузки менеджеров по подбору;
• прогнозирование сроков закрытия позиций;
• выявление «узких мест», на которых отсеивается слишком много неподходящих специалистов;
• оценка эффективности различных источников привлечения соискателей;
• оптимизация затрат на найм за счет отказа от нерабочих инструментов;
• контроль качества работы на каждом этапе – от первичной проверки до предложений;
• определение количества соискателей, которых нужно привлечь на первом этапе для получения одного сотрудника;
• управление ресурсами: расширение штата кадровых специалистов, сокращение или увеличение бюджета.

Правильно выстроенная воронка – ключ к росту продуктивности менеджеров по подбору, ускорению процесса поиска, оптимизации расходов.

Виды воронки найма персонала

Вид воронки	Особенности
Прямая	Менеджер видит движение сверху вниз, где первый этап – размещение вакансий, последний – выход нового сотрудника на работу. Используется для оценки модели найма
Обратная	Движение идет снизу вверх, что необходимо для аналитики и понимания количества заявок, которые нужно получить для гарантированного закрытия вакансии
Фактическая	Менеджер работает с накопленными данными по вакансиям и результатами прошлого отбора. Учитывается статистика по всем ранее пройденным этапам
Плановая	Базируется на данных физической воронки. Например, в прошлый подбор компания получила 40 откликов при найме одного бухгалтера. Чтобы нанять трех бухгалтеров, нужно получить не менее 120 откликов

Как составить воронку найма персонала

В воронку включаются все стадии подбора персонала, что позволяет предупредить ошибки и гибко контролировать каждый этап. Если участие принимает не только нанимающий менеджер, но и руководитель отдела, то собеседование с ним тоже входит в воронку. Выстраивать схему можно в Excel или в специальных программах.

Шаг №1. Группировка вакансий

Менеджер по подбору структурирует вакансии, объединяет их в группы с похожими признаками. Например, для интернет-магазина нужны разработчики, настройщики рекламы, контент-менеджеры, бухгалтеры, менеджеры по продажам, логисты, руководители. Для каждой группы формируется перечень вакансий, в качестве примера возьмем отдел продаж:

• руководитель отдела;
• менеджеры входящей и исходящей линий;
• менеджеры службы поддержки;
• помощники менеджеров по продажам.

Позиции можно сгруппировать или создавать большее количество вакансий, исходя из должностных обязанностей.

Шаг №2. Работа с аналитикой

Кадровые специалисты собирают данные по ранее закрытым вакансиям:

• количество просмотров после размещения;
• объем откликов за отчетный период;
• прохождение соискателей по этапам воронки;
• численность нанятых сотрудников.

Дополнительно используется информация по количеству выполненных тестовых заданий, пройденных интервью, принятых и отклоненных предложений. Лучше использовать свежие данные за последние 1-6 месяцев в зависимости от сроков последнего найма.

Шаг №3. Выбор каналов поиска

Отталкиваясь от результатов последнего найма, менеджер выбирает приоритетные каналы. Учитывается специфика вакансии:

• специалистов среднего звена можно искать на платформах по подбору персонала, в сообществах в социальных сетях или чатах в мессенджерах;
• руководителей высшего звена – на платформах для установления деловых контактов, в закрытых сообществах профессионалов, через рекомендации.

За основу берутся данные прошлого подбора. Рекомендуется провести сравнительный анализ по каналам и определить долю заявок, полученных из разных сервисов. Такой подход поможет правильно распределить бюджет, предупредить вложения в плохо работающие источники.

Шаг №4. Построение пути

Каждая группа вакансий получает индивидуальный путь, а также этапы отбора. Это компоненты воронки, например:

• подача заявки → обратная связь от компании;
• отправка тестового задания → проверка тестового задания;
• приглашение на собеседование → проведение собеседования;
• рассмотрение кандидатов → отправка предложений о сотрудничестве.

По каждому этапу составляются прогнозные модели: сколько откликов будет получено, какое количество специалистов продвинется до предложения, сколько кандидатов отсеется.

Какие этапы входят в воронку подбора персонала

Привлечение соискателей

Менеджер по подбору использует каналы привлечения соискателей. Это могут быть социальные сети, мессенджеры, сайты для размещения вакансий – места концентрации потенциальных работников. Применяются две модели:

• активная. Менеджер самостоятельно ищет подходящие кадры и рассылает им предложения. Актуально при подборе руководящего звена и редких специалистов;
• пассивная. Вакансия размещается на выбранной площадке, после чего соискатели самостоятельно откликаются на нее.

Независимо от выбранной стратегии, данные по количеству откликов систематизируются, а потом используются для анализа эффективности.

Работа с откликами

Кадровый менеджер получает отклики – это чаще всего резюме, содержащее информацию об опыте, образовании, зарплатных ожиданиях кандидатов. Проводится исследование, нерелевантные соискатели отсеиваются. Составляется список тех, кто подходит по всем параметрам.

Собеседование

Кандидаты, прошедшие отбор, получают приглашение на дистанционное или очное собеседование. Здесь возможны несколько сценариев:

• групповые собеседования при массовом подборе, например, менеджеров по продажам;
• индивидуальные двухэтапные собеседования: первое – с менеджером по подбору, втрое – с начальником отдела или руководителем компании.

Если собеседования разделяются на несколько блоков, то каждый становится отдельным этапом воронки.

Тестовое задание

Обязательно для вакансий, где специалист должен продемонстрировать практические навыки: дизайн, разработка, иллюстрации и многие другие. Соискатель получает задание на выполнение небольшого объема работы – это может быть как техническая, так и творческая часть, что зависит от специфики должности. На этом этапе менеджеры по подбору сталкиваются с тремя сценариями:

• первая группа соискателей игнорирует тестовое задание или отказывается от него;
• вторая – не справляется с задачей;
• третья – выполняет и проходит на следующий этап воронки.

Тестовые отборы проводятся с привлечением профильных специалистов компании, которые осуществляют проверку результатов и принимают решение о релевантности кандидата.

Отбор

По результатам резюме, собеседования и тестовой задачи проводится отбор кандидатов. Применяется пятибалльная шкала или другая система оценки. Участие принимают менеджеры по найму, руководители отделов.

Предложение

Выбранному соискателю направляется предложение о сотрудничестве, которое он принимает или отклоняет. Для позитивного решения стоит дополнить предложение:

• очевидными плюсами: бонусами, премиями, бесплатным обучением;
• четкими условиями: графиком работы, прозрачным размером заработной платы;
• мотивацией: информацией о том, что кандидат наиболее релевантный, а его опыт ценен для компании.

Процесс найма одного сотрудника обходится компании в среднем в 6 месячных должностных окладов, поэтому запуск нового этапа всегда связан с расходами. Поэтому лучше перестраховаться: если к итоговому предложению дошли несколько кандидатов, то предложение направляется первому, в случае отказа – второму и так далее.

Оформление кандидата и адаптация

После того, как соискатель принимает предложение, кадровый специалист запускает процесс трудоустройства. Здесь на помощь приходят инструменты автоматизации оформления, такие как Start Link – это цифровой сервис для приема кандидатов, помогающий:

• оформлять кандидатов в соответствии с законодательством, касающимся объема запрашиваемой информации, сбора и хранения документов, персональных данных;
• снизить долю ручного труда и оптимизировать прием новых сотрудников: процесс занимает не более 15 минут;
• получать и подписывать документы дистанционно без визита в офис;
• использовать настраиваемые шаблоны документов и анкет, бесшовно передавать информацию в другие сервисы;
• проводить проверку на благонадежность соискателя в несколько кликов по более чем 20 базам.

После завершения оформления начинается период адаптации, длительность которого составляет от 30 до 90 дней в зависимости от вакансии. Он включает предоставление инструкций и баз знаний, обратную связь от руководителей и коллег, применение метода наставничества. Правильная процедура адаптации предупреждает увольнение в первые месяцы, стимулирует быстрое вливание в коллектив и достижение нужного порога продуктивности.

Как рассчитать метрики воронки подбора персонала

Каждый этап воронки имеет индивидуальную метрику. Например, на первом шаге компания получила 20 откликов, а на второй перешли всего два соискателя. Такая ситуация требует анализа и выявления причины низкой конверсии:

• непонятно составленный текст вакансии;
• не прописаны условия: график, заработная плата, выгоды;
• менеджер по подбору персонала долго рассматривает резюме, поэтому соискатели получают обратную связь спустя 2-3 недели;
• вакансия размещена на неподходящей площадке: компания в поисках ТОП-менеджера, но запускает вакансию в социальной сети «ВКонтакте», а не в сообществе профессионалов.

По аналогичной модели анализируются все этапы, что позволяет выявить ошибки и проблемы на ранних этапах. Это необходимо для повышения скорости и эффективности подбора, а также рационального использования выделенного бюджета.

Конверсия воронки подбора персонала

Менеджер учитывает количество соискателей, которые перешли с одного этапа на другой. Используется формула:

(Количество соискателей на текущем этапе / Количество соискателей на предыдущем этапе) х 100%

Рассмотрим на примере пассивной модели подбора: вакансия размещена на HH.ru и в VK. По итогам размещения было получено 150 откликов на позицию менеджера по продажам:

1. Работа с откликами. Менеджер отсеял нерелевантные резюме. В список подходящих кандидатов вошли 90 человек. Конверсия этапа: (90 / 150) х 100% = 60%.
2. Собеседование. Из-за массового характера позиции были проведены групповые собеседования. Пришли и успешно прошли интервью 45 человек. Конверсия этапа: (45 / 90) х 100% = 50%.
3. Тестовое задание. Кандидатам предложили сделать пробный звонок по скрипту. Выполнили задание и показали нужный навык 18 человек. Конверсия этапа: (18 / 45) х 100% = 40%.
4. Отбор. По пятибалльной шкале руководителем отдела продаж были оценены кандидаты. Таких оказалось 5 человек. Конверсия этапа: (5 / 18) х 100% = 27,7%.
5. Предложение. Предложение о сотрудничестве было направлено самому сильному кандидату. После обсуждения бонусов и графика он согласился. Конверсия этапа: (1 / 5) х 100% = 20%.
6. Прием и адаптация. Соискатель был оформлен через Start Link и вышел на стажировку. Конверсия этапа: (1 / 1) х 100% = 100%.

Общая конверсия воронки подбора

Для расчета общей конверсии применяется формула:

(Количество человек на последнем этапе / Количество соискателей на первом этапе) х 100%

Если мы обратимся к примеру с менеджерами по продажам, то общая конверсия всей воронки (от первого отклика до найма) составила: (1 / 150) х 100% = 0,67%.

Время закрытия вакансии

Рассчитывается по формуле:

Время закрытия вакансии = Дата выхода сотрудника на работу — Дата открытия вакансии

Как считать:

• 1 марта: Открытие вакансии и размещение объявлений.
• 5 марта: Завершение сбора откликов.
• 10 марта: Проведение групповых собеседований.
• 15 марта: Проверка тестовых заданий и финальный отбор.
• 17 марта: Направлено предложение, соискатель принял его в день получения.
• 24 марта: Сотрудник вышел на работу.

Общее время составило: 24 марта (выход) — 1 марта (открытие) = 23 дня.

Показатель важен для вакансий, в которых каждый день простоя приносит убытки. Нет водителя – нет развоза товара, нет менеджера – продажи стоят. В дальнейшем компания, зная средний срок закрытия вакансии, должна объявлять набор кандидатов заранее. В случае с нашим примером – минимум за 30 дней.

Если время закрытия растет до 40-50 дней, менеджер может проанализировать воронку и увидеть, где происходит задержка. Например, начальник отдела слишком долго проверяет тестовые задания или согласовывает дату собеседования.

Качество найма

Коэффициент показывает, насколько эффективным оказался новый сотрудник и не зря ли компания потратила деньги на его поиск. Считается по оценке критериев, которые зависят от должности:

(Критерий 1 + Критерий 2 + Критерий 3) / Количество критериев х 100%

На практике это работает так (оценивание по 100-балльной шкале):

• результативность: менеджер выполнил план продаж на 90% (90 баллов);
• адаптация: полностью освоил базу знаний и прошел испытательный срок без нареканий (100 баллов);
• соответствие: коллеги и руководитель оценили его вовлеченность и работу в команде на 80 баллов.

Качество найма составило: (90 + 100 + 80) / 3 = 90%.

Метрика начинается рассчитываться с первого месяца работы, что необходимо для контроля эффективности нового сотрудника и оценки общей системы адаптации.

Эффективность каналов привлечения

Расчет проводится для оценки источников привлечения трафика – это важно для выбора приоритетных площадок без риска потратить бюджет впустую. Как считается:

Параметр	HH.ru	VK
Получено откликов	102	69
Вышло на работу	3 человека	6 человек
Конверсия	2,94%	8,69%

Подбор через социальную сеть «ВКонтакте» почти в три раза эффективнее, хотя изначальное количество откликов меньшее. Если описание вакансий и вложения в рекламу одинаковые, то разница может означать, что именно в социальной сети сосредоточены нужные специалисты.

Как повысить эффективность воронки подбора персонала

Для повышения эффективности воронки применяются комплексные меры:

• работа с «верхом» воронки. Нужно четко прописывать требования, чтобы снизить долю нерелевантных откликов. Важно указывать обязанности и заработную плату, а также конкретные плюсы, например, гибкий график или компенсацию обучения;
• тестирование каналов. Необходимо проверять разные источники привлечения трафика, а также комбинировать активный и пассивный поиск. Подход сокращает время подбора и финансовые расходы компании;
• ускорение процессов. Сюда входят обратная связь, скорость назначения собеседований и рассылки тестовых заданий, анализа и отправки предложений о сотрудничестве. Например, если во время собеседования не указана точная дата следующего контакта или же соискатель не получает ответ в течение недели, то он устроится к конкурентам;

• реализация дистанционных форматов. Экономят время менеджера по подбору и соискателя, расширяют круг поиска. Можно проводить удаленно первое собеседование, а также предлагать соискателям заполнить короткую анкету, которая помогает выявить цели, настроение, ожидания;
• оптимизация тестовых заданий. Они не должны быть слишком объемными. Если соискателю нужно потратить на тест более 2-3 часов, то его мотивация падает, а процент отказов на этом этапе существенно возрастает. В случаях, когда сложное тестовое является необходимым для отбора кандидатов, можно оплачивать его выполнение, чтобы компенсировать потраченное время и повысить заинтересованность потенциальных работников;
• единая система оценки. Рекомендована четкая шкала, например, пятибалльная или 100-балльная, для принятия объективных и прозрачных решений;
• удержание через адаптацию. Сюда входит срок от 30 до 90 дней после принятия на работу и система наставничества. Необходимо подготовить предложения, которые важны для конкретных сотрудников: полная или частичная удаленная работа, гибкий график, зарплата и бонусы.

Дополнительно – А/В-тесты вакансий и использование инструментов автоматизации для минимизации бюрократии, ручного труда, быстрой аналитики. Ключевой момент – постоянная работа с базой. Со всеми соискателями, даже не прошедшими отбор, нужно коммуницировать заинтересовано и лояльно. Из них формируется «теплый» резерв для будущих вакансий, который позволяет закрывать позиции без затрат на поиск.

В заключение

Воронка подбора персонала – это не только удобный инструмент для кадровых специалистов, но и источник аналитической информации для бизнеса. Использование измеримых показателей, результаты прошлых наймов, база кандидатов позволяют команде двигаться быстрее и без лишних расходов. Рекомендуется постоянно совершенствовать воронку, а также использовать сервисы автоматизации с целью повышения эффективности бизнес-процессов.