Ведение воинского учета в организации: как организовать правильно

Работодатели обязаны вести воинский учет персонала. Это касается как военнообязанных, так и работников призывного возраста. Компании передают данные в военкомат и могут оформить бронь, если соответствуют законодательным критериям. Рассказываем, как вести воинский учет в организации в 2026 году и для каких категорий работодателей он обязателен.

Каких сотрудников нужно ставить на воинский учет

Учету подлежат все сотрудники-мужчины, являющиеся:

• гражданами РФ;
• постоянно проживающими на территории страны;
• не освобожденными от несения воинской службы.

Некоторые женщины тоже подлежат учету – это гражданки, имеющие военно-учетные специальности (ВУС), например, медицинские или в сфере картографии. Правила касаются всех работников, оформленных по трудовому договору: полная занятость, совместительство, неполная ставка. Кого нужно ставить на учет:

• мужчин в возрасте 18-30 лет, не зачисленные в запас;
• мужчин, которые пребывают в запасе или не проходили воинскую службу;
• выпускников военных кафедр и высших учебных заведений;
• женщин с военно-учетными специальностями;
• тех, кто прошел альтернативную гражданскую службу.

Учет по сотруднику ведется до тех пор, пока он находится в запасе, но срок зависит от воинского звания и разряда. Общее возрастное ограничение для женщин составляет 50 лет, для мужчин – 70 лет. Так, сержанты стоят на учете до 40-55 лет, младшие офицеры – до 50-60 лет, высшие офицеры – до 65-70 лет.

Кто не подлежит воинскому учету

На учет не ставят граждан, освобожденных от службы по законным причинам, например, из-за плохого состояния здоровья. Аналогично ситуация обстоит с теми, кто:

• проходит альтернативную гражданскую или воинскую службу в текущее время;
• проживает за рубежом постоянно;
• является иностранцем;
• является офицером СВР, ФСБ в запасе.

Постановка на учет не обязательна для женщин без ВУС.

Какие организации должны вести учет

Обязанности по ведению учета возлагаются на организации с разными формами собственности. Правила для индивидуальных предпринимателей (ИП) в законе № 61-ФЗ прямо не прописаны.

Применить штрафы или другие санкции к ИП по закону нельзя, как в случае с юридическими лицами. Однако если индивидуальный предприниматель является военнообязанным, то должен самостоятельно стать на учет наравне с другими гражданами.

Какие данные и в какие сроки нужно передавать

Данные	Когда передавать
Трудоустройство или увольнение	Пять дней с даты события
Изменение данных: семейное положение, место проживания, образование, здоровье	Три дня с даты события
Любые сведения по запросу военкомата	Две недели от даты получения запроса
Список сотрудников, подлежащих постановке на учет в новом году. По запросу военкомата	Запрос поступает до 15 сентября, ответ нужно дать до 1 ноября

Какие законы регулируют постановку на воинский учет

1. Федеральный закон об обороне № 61-ФЗ.
2. Постановление Правительства РФ № 719.
3. Приказ Минобороны РФ № 700.
4. Методические рекомендации Генштаба.

Как организовать постановку на воинский учет в компании

Постановка компании

Если ранее организация не вела учет, то нужно обратиться в военкомат по месту регистрации. На учет становится только головной офис, а филиалы – нет. Единые правила отсутствуют, чаще всего требуется стандартный пакет документов:

• учредительные документы;
• карточка по форме № 18;
• внутренний приказ организации о воинском учете с правилами ведения.

За исполнение обязательств ответственность несет руководитель, а также уполномоченный сотрудник. Количество уполномоченных зависит от общей численности военнообязанного персонала:

• до 500 человек – один;
• 500-2 000 человек – один человек, если это его единственная обязанность;
• 2 000 человек – от двух ответственных.

Компания определяет уполномоченных, составляет приказ и согласовывает документы в военном комиссариате. Если его нет – в администрации населенного пункта. Организацию ставят на учет, что подтверждается справкой.

Как подготовиться

Руководитель обязан назначить уполномоченный персонал, выделить отдельное помещение, установить железные шкафы для документов. Доступ в эту зону должен быть открыт только для работников, ответственных за ведение. Уполномоченные сотрудники должны дать согласие на принятие новых обязанностей, связанных:

• с ведением, хранением, систематизацией дел;
• обновлением карточек военнообязанных сотрудников;
• проверкой документов воинского учета;
• оформлением направлений, а также уведомлениями о повестках;
• цифровизацией информации;
• подготовкой отчетов.

Все организационные расходы возлагаются на компанию.

Что делать дальше

Компания должна проработать способ ведения документооборота. Он может быть как бумажным, так и электронным, например, в системе КЭДО HRlink. Придется обрабатывать и хранить внутренний приказ, планы, отчеты, карточки сотрудников – большой пакет документов. Отдельно ведется журнал, в котором фиксируется каждая проверка военкомата.

1. План работы. Ответственный сотрудник составляет список работ и мероприятий, связанных с воинским учетом. План подписывает руководитель, ставится печать организации, если она используется, после чего проводится согласование в военкомате.
2. Карточки персонала. Каждый работник, состоящий на воинском учете, должен иметь личную карточку. Они заполняются по форме № 10, содержат данные, сведения об учете, трудоустройстве и увольнении. Карточка заполняется при приеме нового сотрудника. В ходе составления обязательно выполняется проверка документов воинского учета, после чего сотрудник подтверждает достоверность своей подписью.
3. Актуализация. Сведения о новых сотрудниках, а также изменениях направляются в военкомат в сроки, установленные законодательством. Например, если работник женился или сменил место жительства – это данные важно актуализировать. Сверку рекомендуется проводить не реже одного раза в год.
4. Информирование. Если военкомат присылает повестки по месту работы, то работодатель или ответственный сотрудник обязаны обеспечить уведомления. Работнику, для которого пришла повестка, должны сообщить о ней в срок до трех дней с даты получения. В случаях, когда сотрудник находится в отпуске или на больничном, обязательно составляется акт о невозможности вручения.
5. Проверки. В инструкции от военкомата есть сведения о частоте, обязательности, критериях проверок. Например, организации со штатом от 500 человек проверяют ежегодно, если персонала меньше – раз в три года. Если проверка назначена, то о ней сообщат до конца текущего календарного года, а за пять дней пришлют официальное уведомление.
6. Ведение отчетности. Большинство отчетов отправляются по графику. Исключение – происходящие изменения, например, найм нового военнообязанного сотрудника. Планы работы передаются ежегодно, дата согласовывается до 31 декабря. Сверки являются ежегодными, сведения о численности персонала отправляются по запросу.

Какие документы организация вправе запрашивать у военнообязанных

Компания может попросить сотрудника предоставить бумажное или электронное удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу, военный билет или временное удостоверение/справку (заменяет военный билет).

При работе с документами ответственное лицо проводит проверку. Внимание уделяется отсутствию неточностей, правок, недостоверной информации. Если такие нарушения были выявлены, то о них следует сообщить в военкомат в срок до пяти рабочих дней с момента обнаружения.

Какие штрафы грозят работодателю

Нарушения в сфере воинского учета могут привести к административной ответственности. Один из самых крупных штрафов связан с повестками. Если организация не оповестила сотрудника о поступившей повестке или не дала ему возможность своевременно явиться по вызову, должностному лицу грозит штраф от 40 000 до 50 000 рублей. Для юридического лица штраф составляет от 350 000 до 400 000 рублей.

Эти размеры установлены статьей 21.2 КоАП РФ. Ответственность предусмотрена и за другие нарушения обязанностей в области воинского учета. Поэтому важно соблюдать не только порядок оформления документов, но и сроки передачи информации.

Вопрос-ответ о ведении воинского учета в организации

Можно ли принять на работу без военного билета

Отсутствие военного билета или другого документа воинского учета не мешает заключить трудовой договор, на чем настаивает Роструд. Отказать кандидату в работе только по этой причине нельзя, поскольку она не связана с его деловыми качествами.

При этом военнообязанный сотрудник обязан предоставить документы воинского учета при трудоустройстве. Если он этого не сделал, работодатель может привлечь его к дисциплинарной ответственности. Также стоит сразу передать данные в военкомат.

Как вести карточку военнообязанного сотрудника

На каждого призывника и военнообязанного сотрудника заводят карточку по форме № 10. Ее заполняют при приеме на работу по документам воинского учета и данным самого работника. Карточку ведут в бумажном и электронном виде. Если у сотрудника меняются данные, например, адрес, семейное положение или должность, информацию в карточке стоит актуализировать.

Карточки хранят по группам: отдельно на офицеров запаса, других званий, женщин-военнообязанных и призывников. Карточки сотрудников, которых сняли с воинского учета, хранят отдельно. Не реже одного раза в год данные сверяют с документами и сведениями военкомата.

Сколько хранить карточку после увольнения

После увольнения сотрудника карточку по форме № 10 хранят еще пять лет. Сведения об увольнении вносятся в раздел 4. Карточки уволенных сотрудников хранятся отдельно от карточек тех, кто продолжает работать. После окончания срока документы можно уничтожить.

Что делать, если военнообязанный сотрудник не сообщил об изменениях

Военнообязанный сотрудник должен сообщать об изменении семейного положения, образования, места работы или учебы, должности, места жительства или пребывания, а также состояния здоровья. На это дается две недели.

Если сотрудник ничего не сообщил, а работодатель не знал об изменениях, новые сведения могут обнаружиться позже, например, во время сверки. После этого данные нужно актуализировать и передать в военкомат.

За несообщение сведений сотрудника могут привлечь к административной ответственности. По статье 21.5 КоАП РФ штраф составляет от 1 000 до 5 000 рублей.

Кто ставит на воинский учет внешних совместителей

Если военнообязанный сотрудник работает в двух организациях, учитывать его должны обе. Работодатель по совместительству также заполняет карточку формы № 10 и передает сведения в военкомат.

Требуется ли приказ о ведении воинского учета, если в компании нет работников

Компании нужно оформить приказ об организации воинского учета и назначить ответственным руководителя. После приема первого военнообязанного сотрудника организация начинает вести документы и передавать сведения в военкомат.

Нужно ли отчитываться, если военнообязанный только один

Да, количество сотрудников не имеет значения. Если в компании работает хотя бы один призывник или военнообязанный, по нему ведется воинский учет и передаются сведения в военкомат.

Например, в компании работают три человека: женщина, сотрудник пенсионного возраста и работник, который находится в запасе. Работодатель ведет воинский учет этого сотрудника. Остальные не учитываются.

Нужно ли вести воинский учет, если в компании нет военнообязанных

Даже если среди сотрудников нет призывников и военнообязанных, компания должна организовать воинский учет. Стоит назначить ответственного и оформить необходимые документы. Учитывать сотрудников и передавать сведения о них в военкомат не придется, пока в штате не появится работник, подлежащий воинскому учету.

Что такое бронирование сотрудников

Бронирование – это оформление отсрочки от призыва по мобилизации для военнообязанных сотрудников. Оно необходимо, чтобы важные специалисты могли продолжить работать во время мобилизации.

Бронировать сотрудников могут не все работодатели. Такое право есть у организаций, которые соответствуют установленным требованиям. При этом бронь не освобождает сотрудника от воинского учета – компания продолжает вести его на общих основаниях.

Что делать, если сотрудник не хочет являться по повестке

Работодатель должен сообщить сотруднику о повестке и дать ему возможность вовремя явиться в военкомат. Если сотрудник отказывается идти, заставлять его работодатель не должен.

Чтобы подтвердить выполнение своих обязанностей, лучше зафиксировать, что сотрудника оповестили о повестке под подпись. Если он отказывается получать ее или ставить подпись, отказ можно оформить актом с подписями свидетелей. После этого ответственность за неявку несет сам сотрудник.

Куда сдавать отчетность, если сотрудники живут в других городах

Сведения по военнообязанным сотрудникам передают в военкоматы по месту их жительства или пребывания. Адрес самой компании значения не имеет.

Если сотрудники состоят на учете в разных городах, сведения по каждому нужно направлять в свой военкомат. Например, компания находится в Москве, а сотрудник состоит на воинском учете в Туле – сведения о нем направляют в тульский военкомат.

Как отправлять отчетность в военкомат

Сведения можно передать двумя способами:

• в бумажном виде. Компания распечатывает два экземпляра. Первый отправляет ценным письмом через Почту России, второй – оставляет у себя, подшивает в дело о ведении переписки с военкоматом;
• в электронном виде. Отправка проходит через Госуслуги или Реестр воинского учета, если такая возможность доступна. Отчет подписывается усиленной квалифицированной подписью.

Независимо от способа отправки, важно сохранить подтверждение, что отчет ушел в срок. Это может быть почтовая квитанция, отметка военкомата на втором экземпляре или электронное подтверждение отправки.

В заключение

Организации, являющиеся юридическими лицами, обязаны вести учет. Даже если в компании нет сотрудников или отсутствуют работники призывного возраста, необходимо взаимодействовать с военкомами. Неисполнение законодательства чревато штрафами. Для начала нужно поставить компанию на учет, издать приказ и назначить уполномоченного, а также подготовить место для хранения документов. Документооборот может быть как бумажным, так и электронным – это зависит от конкретного военкомата, в который будут передаваться данные.