Оформление на дистанционную работу: условия и порядок составления трудового договора

Российское законодательство разрешает оформлять сотрудников на дистанционную работу, что регулирует гл. 49.1 Трудового кодекса (ТК РФ). Рассказываем, как составить трудовой договор и контролировать деятельность удаленного персонала.

Особенности дистанционной работы

При найме дистанционного сотрудника компания не должна обеспечивать его рабочим местом. Трудовые обязанности выполняются по месту проживания работника, он вправе:

• использовать собственное оборудование, программное обеспечение, средства защиты информации, но по соглашению с нанимателем. В ст. 312.6 ТК РФ зафиксированы компенсации, которые работодатель выплачивает удаленному сотруднику за использование его личного имущества. Размер, сроки, порядок выплат регулируется трудовым договором (ТД) или дополнительным соглашением к нему, локальными нормативными актами (ЛНА), коллективным договором и другими внутренними документами организации;
• выбирать место работы. Чаще всего в ТД в качестве места указывается фактический адрес проживания работника;
• вести удаленное взаимодействие. Документооборот, обмен информацией, коммуникация осуществляются в электронной форме, например, через интернет или телефонные звонки. Порядок регламентируется соглашением сторон;
• иметь гарантии. Работодатель не может платить меньшую заработную плату, отказывать в надбавках или премиях удаленным сотрудникам, которые работают наравне с офисными. Действуют стандартные нормы трудового законодательства;
• не приезжать в офис. Работодатель не может вызывать сотрудника на дистанционке в офис на постоянной основе, если такое правило не было зафиксировано в ТД, допсоглашении к нему или внутренних документах организации. В остальных случаях работник вправе отказаться, если его вызывают в офис. Однако можно оформить вызов через командировку, что актуально для тех, кто проживает в других городах.

Виды удаленной работы

Для работодателей доступны три формата:

• постоянный. Сотрудник не посещает офис, самостоятельно обустраивает рабочее место, использует собственное оборудование с компенсацией или то, которое предоставил наниматель;
• временный. Работник трудится удаленно на протяжении оговоренного срока, после истечения которого возвращается в офис. Ст. 312.1 ТК РФ регламентирует, что срок такого сотрудничества не должен превышать шесть месяцев;
• комбинированный (гибридный). Сотрудник совмещает работу в офисе и удаленку, например, два дня в неделю выполняет обязанности из дома, а три – находится в компании.

Временная удаленка может оформляться не только по соглашению сторон, но и по инициативе работодателя. Мера применяется в исключительных случаях, при которых существует угроза жизни и здоровью персонала: катастрофы, производственные аварии, эпидемии, другие. Вводится приказом руководителя компании или по решению государственных органов управления в соответствии со ст. 312.9 ТК РФ.

Как оформить сотрудника на дистанционную работу

Пакет документов

Если сотрудник не состоит в штате и не переводится на удаленку, то для оформления требуется стандартный пакет документов по ст. 65 ТК РФ:

• паспорт;
• сведения о трудовой деятельности;
• СНИЛС;
• документы воинского учета для военнообязанных соискателей;
• документы об образовании, квалификации, дополнительных знаниях и навыках для должностей, предусматривающих их.

Для подачи документов сотруднику не обязательно являться в офис, если этого не требует работодатель, он может отправить их по электронной почте. Альтернатива – нотариально заверенные копии, отправленные обычной почтой.

Получать, хранить, подписывать документы удобно в системах КЭДО, например, HRlink. Они обеспечивают бесшовное взаимодействие, проверку соискателей в несколько кликов и полную автоматизацию документооборота. Так, с помощью модуля Start Link в HRlink можно подавать документы и заполнять анкету онлайн, что существенно экономит время и упрощает сотрудничество с кандидатами из других регионов.

Новый ТД оформляется, если сотрудник ранее не работал в компании. В нем фиксируются следующие вопросы:

• вид работы. Постоянная или временная удаленка, совмещение;
• место ведения деятельности. Адрес, по которому находится рабочее место сотрудника;
• трудовая книжка. Если работник отказывается от внесения записи, то это тоже нужно указать в ТД;
• режим работы. Фиксируются часы, в которые сотрудник должен выполнять трудовые функции и быть на связи. Например, с 10:00 до 19:00 в будние дни. Режим может быть плавающим, в этом случае результаты оцениваются по фактическому выполнению задач;
• способ взаимодействия. В ТД вносится информация о том, как компания и удаленщик будут общаться: электронная почта, телефонная связь или что-то другое. Указываются сроки обратной связи, например, сотрудник обязан дать ответ на электронное письмо в течение двух суток после получения;
• присутствие в офисе. Компания не требует присутствия или же работник должен посещать офис раз в месяц – это лучше прописать, чтобы избежать разногласий;
• предоставляемое оборудование. Компания указывает, какое оборудование, программное обеспечение и средства обязуется предоставить, а также на каких условиях. Если работник будет использовать свое оборудование, устанавливаются размер и порядок выплаты компенсаций. Например, за использование собственного компьютера, антивируса и бумаги работодатель выплачивает в месяц 3 000 рублей, начисляемых вместе с заработной платой;
• отчетность. Сроки предоставления отчетности, например, раз в неделю или месяц;
• дополнительные документы. Компания вносит в ТД список обязательных документов, с которыми сотрудник должен ознакомиться под подпись до начала трудовой деятельности. Это ЛНА, коллективный договор, приказы и другие.

В договоре разрешено прописать поводы для увольнения, но они не должны противоречить законодательству. Например, объективными являются ситуации, когда сотрудник не выходит на связь в течение пяти дней без уважительной причины или два раза подряд не отправил отчет.

Наниматель готовит два экземпляра ТД, передает сотруднику удобным способом:

• приглашает работника в офис для подписания;
• распечатывает, подписывает, отправляет заказным письмом по почте;
• отправляет с помощью КЭДО для подписания электронной подписью.

Если работник направляет заявление на предоставление бумажного экземпляра ТД, то компания обязана отправить его в течение трех рабочих дней после получения заявления.

После подписания документов работодатель оформляет стандартный приказ о трудоустройстве. Заполняет трудовую книжку и личную карточку, передает подраздел 1.1 формы ЕФС-1 в СФР, а также направляет уведомление в военкомат, если работник военнообязанный. В СФР сведения передаются на следующий день после заключения ТД или издания приказа, в военкомат – в течение пяти дней после трудоустройства.

Дополнительное соглашение к ТД

Оформляется для перевода на дистанционную работу при уже заключенном трудовом договоре. Компания формирует дополнительное соглашение, прописывает в нем вышеперечисленные условия. Соглашение составляется в двух экземплярах, которые подписывают обе стороны.

Перевод на дистанционку по инициативе работодателя

В экстренных ситуациях согласие работника на перевод не требуется. Если есть угроза жизни или здоровью персонала, то решение принимается на уровне руководства компании, местных или федеральных властей. Для установления дистанционного режима нужно сформировать приказ, в котором фиксируются:

• причина перевода;
• поименный список работников, которые будут трудиться удаленно;
• срок перевода, он зависит от срока устранения причины, из-за которой был введен. По истечении форс-мажора сотрудники должны вернуться к стандартному режиму;
• правила обеспечения работников всем необходимым для выполнения профессиональных обязанностей. Порядок компенсаций для тех, кто будет использовать собственное имущество. Если работники не умеют взаимодействовать с программами или компьютерами, то компания должна их обучить;
• организация труда: режим, графики созвонов и планерок, каналы связи.

Всех сотрудников, которые будут переведены на удаленку, нужно ознакомить с приказом под подпись.

Порядок актуален для работников, которые могут выполнять обязанности дистанционно: бухгалтеры, менеджеры, юристы, иные. Если речь идет о водителе, официанте или продавце наземного магазина, то удаленно трудиться они не смогут. В этом случае компания оформляет оплачиваемый простой с компенсацией. Ее размер составляет от ⅔ оклада, что зафиксировано в ст. 157 и 312.9 ТК РФ.

Как контролировать работу дистанционного персонала

Порядок взаимодействия для дистанционного формата закреплен в ст. 312.3 ТК РФ. Компания и персонал могут обмениваться электронными документами, отдельные правила закрепляются в ТД. Какие варианты доступны:

• платформы для созвонов. Мессенджеры, программы для организации видеосвязи, стандартная мобильная связь;
• доски-планировщики. Гибкое решение для постановки задач, контроля учета времени, получения результатов;
• системы учета рабочего времени. На компьютер сотрудника устанавливается программа, которая фиксирует периоды активности и простоя, время, проведенное в разных программах, клики мышкой и другие действия. Некоторые программы периодически делают фотографии, чтобы подтвердить присутствие на рабочем месте. Использование таких решений требует получения разрешения со стороны работника, является достаточно жестким методом контроля, от которого многие соискатели отказываются;
• CRM-системы. Хорошее решение для сферы продаж, которое тоже отслеживает рабочее время, закрытые сделки, количество клиентов.

Для стандартного контроля достаточно отчета в формате облачных таблиц, платформ для видеоконференций и досок-планировщиков. Набор методов выбирается на базе специфики деятельности.

Вопрос-ответ об оформлении на дистанционную работу

Нужно ли вносить запись в трудовую книжку

В ст. 312.2 ТК РФ зафиксировано, что сведения о дистанционной деятельности могут не вноситься в трудовую книжку. Если сотрудник оформляется на первую работу, то наниматель может не создавать трудовую книжку. Решение принимается по соглашению сторон.

Можно ли вызвать в офис сотрудника из другого города

В Письме Роструда № ПГ/37458-6-1 указано, что вызов удаленщика из другого города приравнивается к командировке. Если иное не зафиксировано в ТД, то компания оформляет такую поездку как командировку с обязательной выплатой суточных.

Какие гарантии есть у дистанционного работника

Удаленка ничем не отличается от работы в офисе, на нее распространяются аналогичные нормы трудового законодательства:

• заработная плата не ниже минимального размера оплаты труда, которая выплачивается два раза в месяц;
• оплата периодов временной нетрудоспособности;
• отпуск сроком 28 дней или больше, если работник имеет право на дополнительные дни;
• районные коэффициенты и надбавки, если сотрудник выполняет обязанности в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях. Они обязательны даже в том случае, если головная компания находится в регионе, в котором надбавок нет. Так, если организация расположена в Санкт-Петербурге, а дистанционный редактор Иван работает в Норильске, то северная надбавка ему положена.

Снижать размер заработной платы для удаленщиков нельзя, что зафиксировано в ст. 312.5 ТК РФ. Например, в компании два менеджера по продажам с идентичным графиком и обязанностями, но первый работает из офиса, второй – из дома. Они должны получать одинаковую заработную плату, если требуется увеличение – компания может применять надбавки и премии, например, за выполнение плана.

Работа на удаленке из-за границы

Прямого запрета на наем сотрудников из-за границы в ТК нет, однако Минтруд отмечает, что так лучше не делать. Это зафиксировано в Письме № 14-2/ООГ-245. Если компании крайне необходим зарубежный специалист, то лучше заключать договор гражданско-правового характера (ГПХ).

Аналогичное правило действует для граждан России, которые покинули страну и постоянно или временно проживают за границей. В этом случае Роструд рекомендует расторгнуть текущий ТД на основании п. 9 ст. 77 ТК РФ, что оформляется датой фактического выезда работника за границу. Если сотрудничество нужно сохранить, то заключается ГПХ до тех пор, пока человек не вернется в Россию и не сможет вновь работать по ТД.

В законодательстве не предусмотрена ответственность для работодателей, которые не знали о выезде сотрудника за границу. Однако Роструд отмечает, что по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ за такое нарушение можно получить штраф в размере от 1 000 до 50 000 рублей.

В заключение

Для найма удаленного персонала заключается ТД, аналогичный тому, что применяется для офисных работников. Все трудовые гарантии сохраняются, но в договоре работодатель вправе прямо прописать нарушения, которые влекут за собой увольнение. Оформление может проводиться как очно, так и дистанционно – здесь все решается соглашением сторон. Наиболее удобно собирать и подписывать документы в системе КЭДО. При составлении договора компания должна зафиксировать основные правила, ограничения, порядок взаимодействия, чтобы защитить себя от возможных споров.