Электронная трудовая книжка в 2026 году: как работает и что важно знать
Полезность
статьи
Содержание
С 2021 года новым сотрудникам бумажную трудовую книжку не заводят — весь их стаж хранится в электронном реестре СФР. Те, кто работал раньше, выбрали формат самостоятельно, и вернуться к бумаге после перехода уже нельзя.
Рассказываем, как работает электронная трудовая книжка в 2026 году: что изменилось в форме ЕФС-1 с декабря 2025-го, какие сроки важно не пропустить и где сотрудник может посмотреть свои сведения.
Что такое электронная трудовая книжка и как она работает
Электронная трудовая книжка — это не файл и не документ в привычном смысле. Это совокупность сведений о трудовой деятельности СФР, которые накапливаются в базе данных Социального фонда России. Каждый раз, когда сотрудника принимают, переводят или увольняют, работодатель отправляет сведения об этом в СФР — и они записываются в электронный реестр.
Электронная трудовая книжка как работает: работодатель подает данные через форму ЕФС-1, СФР их хранит. Сотрудник в любой момент может запросить выписку — через Госуслуги, МФЦ или у работодателя.
Формат хранения защищен: данные не теряются, не портятся и не зависят от того, куда делась бумажная книжка. Для работников, у которых бумажная книжка хранилась у ненадежного работодателя или просто потерялась — это принципиально важно.
Переход на электронную трудовую книжку
Электронная трудовая книжка с 2020 года введена как опция: работники могли выбрать, перейти на электронный формат или оставить бумажную книжку. Срок выбора — до 31 декабря 2020 года.
Переход на электронную трудовую книжку для разных категорий выглядит по-разному. Те, кто подал заявление о переходе, получили бумажную на руки — она больше не ведется. Те, кто выбрал бумажную или не подал заявления, продолжают работать по старым правилам: работодатель ведет бумажную книжку и параллельно подает сведения в СФР. Начиная с 2021 года все, кто трудоустраивается впервые, работают только с электронным форматом — бумажная книжка им не заводится.
Электронная и бумажная трудовая книжка: отличия
Бумажная книжка — физический документ, который хранится у работодателя и может потеряться, испортиться или оказаться с ошибками. Электронный формат хранится в базе СФР, к нему есть доступ в любой момент.
С точки зрения содержания данные одинаковые: места работы, даты, должности, основания увольнения. Разница в том, что в электронный реестр попадают только записи с 2020 года — более ранний стаж подтверждается старой бумажной книжкой или архивными справками.
Три группы работников: кому что ведет работодатель
Прежде чем разбираться с обязанностями, важно понять, к какой группе относится конкретный сотрудник.
Три категории сотрудников в 2026 году:
| Группа | Кто относится | Что ведет работодатель |
| 1. Перешли на ЭТК | Подали заявление о переходе на электронный формат до 31 декабря 2020 г. | Только ЭТК. Бумажную книжку выдали на руки при переходе |
| 2. Оставили бумажную книжку | Подали заявление о сохранении бумажной книжки или не подали ничего до конца 2020 г. | Бумажная книжка + параллельная подача ЕФС-1 в СФР |
| 3. Первое место работы с 2021 года | Впервые трудоустраиваются — бумажной книжки никогда не было | Только ЭТК. Бумажную книжку не заводят |
Трудовая книжка для впервые устроившихся на работу
Для тех, кто начал трудовую деятельность с 1 января 2021 года, бумажную книжку не заводят. Работодатель просто подает сведения в СФР через ЕФС-1, и с первого дня работы сотрудник существует только в электронном реестре.
Можно ли вернуться к бумажной трудовой книжке
Если сотрудник подал заявление о переходе на ЭТК, обратно вернуться нельзя. Работодатель уже уведомил СФР, бумажная книжка выдана на руки и больше не ведется.
Те, кто сохранил бумажную книжку, могут перейти на электронный формат в любой момент — написав соответствующее заявление работодателю. Но это тоже необратимо.
Обязанности работодателя: ЕФС-1 и сроки
Что такое ЕФС-1 и подраздел 1.1
Работодатель передает сведения о трудовой деятельности в СФР через форму ЕФС-1. Актуальная форма утверждена приказом СФР № 1462 от 17.11.2025 и применяется с 30 декабря 2025 года.
Именно в подразделе 1.1 ЕФС-1 отражают кадровые события — прием, перевод, увольнение, выбор формы ведения трудовой книжки. Каждый раз к подразделу 1.1 прикладывают титульный лист формы. Если событие касается нескольких сотрудников — на каждого отдельный лист.
С 30 декабря 2025 года из формы исключены коды ДИСТ и НДОМ — их больше не используют для дистанционных и надомных работников.
В какие сроки подавать ЕФС-1 при приеме и увольнении
Сроки подачи подраздела 1.1 ЕФС-1:
| Кадровое событие | Срок подачи подраздела 1.1 |
| Прием на работу | Следующий рабочий день после издания приказа |
| Увольнение | Следующий рабочий день после издания приказа об увольнении |
| Заключение / расторжение договора ГПХ | Следующий рабочий день после подписания или расторжения договора |
| Перевод, переименование, присвоение второй профессии | Не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем издания приказа |
| Выбор формы ведения трудовой книжки | Не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем подачи заявления |
После издания приказа о приеме и увольнении необходимо подавать ЕФС-1 на следующий рабочий день. Опоздание даже на один день — уже нарушение. Если сотрудник уходит после отпуска, датой увольнения считается последний день отпуска, но все документы оформляют в последний рабочий день перед его началом.
Штраф за несвоевременную подачу ЕФС-1
Штраф за несвоевременную подачу ЕФС-1 составляет 500 рублей за каждого сотрудника, по которому опоздали с отчетом (ч. 2 ст. 15.33.2 КоАП, ст. 17 Закона № 27-ФЗ). Если задержка касается пяти человек — 2 500 рублей, десяти — 5 000 рублей. Штраф выписывают за каждый случай нарушения, суммы складываются.
Отдельный штраф — 1 000 рублей — за нарушение способа подачи: если компания с численностью от 11 человек подала форму на бумаге вместо электронного формата.
Ошибки в ЕФС-1: как исправить
Если ЕФС-1 подали с ошибками, то необходимо направить корректирующую форму. На исправление данных о трудовой деятельности дается пять рабочих дней с момента получения уведомления от СФР.
Самые частые ошибки:
- неверные персональные данные — ФИО или СНИЛС не совпадают с базой СФР;
- устаревшие коды кадровых событий — например, удаленные с декабря 2025 года ДИСТ и НДОМ;
- несовпадение дат — дата кадрового события и дата приказа расходятся.
С этими ошибками форму не примут. Поэтому рекомендуем дополнительно проверять данные перед подачей ЕФС-1.
Где посмотреть электронную трудовую книжку
Как получить выписку из электронной трудовой книжки
Сотрудник может запросить сведения тремя способами.
Госуслуги. Выписка из ЭТК на Госуслугах — самый быстрый способ. В личном кабинете на портале Госуслуг нужно перейти в раздел «Справки. Выписки» → «Работа и пенсия» и заказать выписку из электронной трудовой книжки. Документ поступает в течение суток в формате PDF, заверенного ЭЦП СФР.
Важно: выписка из Госуслуг и СФР (форма СТД-СФР) содержит сведения только с 1 января 2020 года — данные о стаже до этой даты в нее не включены (приказ Минтруда от 08.08.2025 № 489н). Это не ошибка. Более ранний стаж подтверждается бумажной трудовой книжкой или архивными справками из СФР.
МФЦ. Выписка из электронной трудовой книжки через МФЦ — подходит, если нет доступа к Госуслугам. Выписку выдают на бумаге, обычно в день обращения или на следующий день.
Работодатель. Как получить выписку из электронной трудовой книжки у работодателя: достаточно устного или письменного запроса. Работодатель обязан выдать сведения по форме СТД-Р в течение трех рабочих дней.
СТД-Р при увольнении: что это
СТД-Р при увольнении что это: форма, в которой работодатель фиксирует сведения о трудовой деятельности сотрудника за весь период работы у него. При увольнении СТД-Р выдают в день увольнения — для работников с электронной трудовой книжкой. Форму выдают на бумаге с подписью и печатью или в электронном виде с усиленной квалифицированной электронной подписью.
Если сотрудник отсутствует в день увольнения или отказывается получать документ — работодатель направляет СТД-Р заказным письмом.
По письменному запросу в период работы работодатель выдает СТД-Р в течение 3 рабочих дней со дня подачи заявления.
Важно: для работников, сохранивших бумажную трудовую книжку, выдача СТД-Р при увольнении не является обязательной — достаточно вернуть бумажную книжку. Выдать СТД-Р в этом случае можно по инициативе работодателя или по просьбе работника (письмо Минтруда от 16.06.2020 № 14-2/ООГ-8465).
Как проверить трудовой стаж онлайн
Через те же Госуслуги — в разделе «Извещение о состоянии индивидуального лицевого счета». Там отображается общий страховой стаж, учтенный СФР. Если данные не совпадают с реальной историей занятости — нужно обратиться в СФР или к работодателю, который не подал сведения.
Отдельные ситуации
Электронная трудовая книжка для кредита и пособий
Выписка из ЭТК принимается банками наравне с бумажной книжкой. Большинство крупных банков принимают электронную выписку с Госуслуг без дополнительного заверения.
Электронная трудовая книжка при оформлении пособий: СФР уже имеет все данные о стаже в своей базе, поэтому при назначении пособий по временной нетрудоспособности или пенсии отдельно подтверждать стаж часто не требуется — данные берутся напрямую из реестра.
Электронная трудовая книжка для госслужащих
Государственные служащие перешли на ЭТК в общем порядке. Для них, как и для всех остальных, применяются те же правила: заявление о выборе формата до конца 2020 года или автоматический переход — для тех, кто поступил на службу позже.
Заявление о переходе на электронную трудовую книжку
Заявление о переходе пишется в свободной форме на имя работодателя. Достаточно указать ФИО, должность и просьбу предоставить сведения о трудовой деятельности в электронном виде в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ.
Директору ООО «Название компании»
от менеджера по продажам
Иванова Петра Сергеевича
ЗАЯВЛЕНИЕ
Прошу предоставлять мне сведения о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации (в электронном виде).
01 февраля 2026 г. _______________ / Иванов П. С. /
КЭДО и электронная трудовая книжка
Как автоматизировать работу с ЭТК
КЭДО и электронная трудовая книжка — смежные, но разные процессы. ЭТК — это сведения в базе СФР. КЭДО — это электронный кадровый документооборот (КЭДО) внутри компании: трудовые договоры, приказы, заявления, уведомления.
Связь между ними прямая: когда кадровые события фиксируются в КЭДО — приказ о приеме, перевод, увольнение — именно на их основании формируется и подается ЕФС-1 в СФР. Если кадровый учет ведется в разных системах или на бумаге, риск опоздать с подачей или допустить ошибку в данных существенно выше.
Автоматизация кадрового учета ЭТК в сервисах КЭДО, например, в HRlink выстраивается так: кадровые события оформляются электронно с подписанием через УКЭП и НЭП, данные передаются в «1С» для формирования ЕФС-1. Кадровый специалист видит, по кому и когда нужно отчитаться, и не держит дедлайны в голове.
Электронный кадровый документооборот трудовые книжки: для сотрудников, сохранивших бумажную книжку, КЭДО помогает управлять сопутствующими документами — заявлениями, приказами, уведомлениями — в электронном виде, не трогая саму книжку, которая по-прежнему хранится в бумажном виде.
Узнайте, как подготовиться к переходу на КЭДО. В гайде — полный перечень необходимых документов, а также требования к содержанию и готовые рекомендации по оформлению.
Start Link и прием новых сотрудников
Особенно важна автоматизация на этапе приема: именно здесь срок подачи ЕФС-1 самый жесткий — следующий рабочий день после приказа. Если документы собираются вручную через мессенджеры и почту, кадровый специалист легко теряет время.
Start Link автоматически запрашивает у кандидата нужный пакет документов, распознает более 20 типов удостоверений и переносит данные в «1С» без ручного ввода. Это позволяет оформить нового сотрудника быстро и без ошибок в персональных данных — а значит, и ЕФС-1 уйдет в СФР вовремя и с правильным СНИЛС.
Чек-лист: обязанности работодателя по ЭТК в 2026 году
Проверьте, ничего не упустили:
- Определена группа каждого сотрудника: перешел на ЭТК, оставил бумажную книжку или трудоустроился впервые с 2021 года.
- Для первых и третьей группы бумажная книжка не ведется.
- При приеме и увольнении ЕФС-1 (подраздел 1.1) подан не позднее следующего рабочего дня после издания приказа.
- При переводе или переименовании — не позднее 25-го числа следующего месяца.
- Коды ДИСТ и НДОМ в форме не используются — они отменены с 30 декабря 2025 года.
- СНИЛС каждого сотрудника сверен с базой СФР до первой подачи отчета.
- При увольнении сотрудника с ЭТК — форма СТД-Р выдана в день увольнения. При невозможности вручить — направлена заказным письмом.
- На письменный запрос сотрудника о выписке СТД-Р ответ дан в течение 3 рабочих дней.
- Если сотрудник подал заявление о переходе на ЭТК — бумажная книжка выдана на руки, в СФР поданы сведения с кодом выбора формата.
- Все кадровые события оформлены до подачи ЕФС-1, а не задним числом.
Итоги
Электронная трудовая книжка — это не замена бумажной книжке в одночасье, а параллельная система, которая постепенно становится основной. Для всех, кто трудоустраивается с 2021 года, она уже единственный формат.
Для работодателя ключевые требования просты: подавать ЕФС-1 вовремя, следить за правильностью персональных данных и выдавать СТД-Р при увольнении. Нарушение любого из этих пунктов — штраф.
Чем больше кадровых событий и сотрудников — тем выше риск опоздать с отчетом или допустить ошибку вручную. Автоматизация кадрового документооборота через HRlink снижает этот риск: данные из приказов попадают в «1С» без ручного переноса, а дедлайны по ЕФС-1 больше не нужно отслеживать в таблицах.
