Как внедрить КЭДО в компании: пошаговая инструкция

Переход на кадровый электронный документооборот (КЭДО) — это не просто подключение нового сервиса. Компании предстоит провести много процессов: от аудита до масштабирования КЭДО на все подразделения. Но если пройти эти этапы последовательно, внедрение КЭДО не превратится в сложный ИТ-проект. 

Разберем, с чего начать переход, какие решения нужно принять на каждом этапе и как этот процесс организован при внедрении HRlink.

Что нужно знать перед внедрением КЭДО

Кадровый электронный документооборот позволяет создавать, подписывать, использовать и хранить документы в электронном виде без бумажного дублирования.

Регламент электронного документооборота прописан в статьях 22.1–22.3 Трудового кодекса РФ. Работодатель самостоятельно принимает решение о переходе на КЭДО и определяет, какие кадровые процессы переводить в цифровой формат.

При этом КЭДО распространяется не на все документы. Например, по правилам статей 22.1–22.3 ТК РФ нельзя вести в КЭДО:

• трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности, для которых действует отдельный порядок;
• акт о несчастном случае на производстве;
• приказ об увольнении;
• документы, подтверждающие прохождение инструктажей по охране труда.

Для остальных процессов переход можно организовать поэтапно.

Шаг 1. Соберите рабочую группу

Начинать внедрение КЭДО лучше не с настройки программы, а с формирования проектной команды:

• кадровая служба — составляет перечень документов;
• ИТ — отвечает за интеграции, доступы и техническую инфраструктуру;
• юридическая служба — контролирует соответствие перехода требованиям законодательства;
• бухгалтерия — подключается, если кадровые процессы связаны с расчетами;
• руководитель проекта — координирует сроки и взаимодействие между подразделениями.

Крупной компании также стоит подключить представителей подразделений или филиалов, которые первыми будут работать в КЭДО.

С таким подходом можно заранее выявить скрытые тонкости. Например, подразделения одной компании могут использовать разные маршруты согласования. Если обнаружить это уже после запуска, систему придется перестраивать.

Шаг 2. Проведите аудит кадровых процессов

Следующий этап — разобраться, как сейчас движутся кадровые документы внутри компании.

Полезно составить карту процессов и ответить на несколько вопросов:

• какие документы компания оформляет регулярно;
• кто их создает, согласовывает и подписывает;
• в какой системе их формируют;
• сколько времени занимает подписание;
• где возникают задержки;
• какие документы чаще всего приходится пересылать между офисами или сотрудниками;
• какие процессы отнимают больше всего времени у кадровой службы.

Необязательно переводить в электронный формат сразу весь кадровый документооборот.

Для первого этапа можно выбрать несколько массовых процессов, вроде дополнительных соглашений и расчетных листков. Так проще проверить новую схему работы и оценить эффект до масштабирования.

После аудита составьте перечень документов, которые будете вести электронно.

Шаг 3. Выберите систему КЭДО

Система должна вписываться в ИТ-инфраструктуру компании и не создавать кадровой службе еще один изолированный инструмент. При выборе КЭДО стоит оценить следующие параметры:

Интеграция с учетной системой. Если кадровые службы работают преимущественно в «1С», им не должно приходиться вручную создавать те же документы в другой программе.

HRlink поддерживает интеграцию с «1С:ЗУП», «1С:Фреш», «1С:Бухгалтерией» и другими конфигурациями. Документы можно передавать из учетной системы в КЭДО, а данные между системами синхронизировать.

Гибкость маршрутов. В компании могут существовать разные последовательности согласования документов в зависимости от подразделения, должности или типа документа. Система должна подстраиваться под бизнес, а не бизнес — под ограничения продукта.

Удобство для сотрудников. Чем проще первый вход, просмотр и подписание документа, тем меньше вопросов получает кадровая служба после запуска.

Информационная безопасность. Нужно заранее определить требования к хранению данных, доступам, интеграциям и инфраструктуре.

Сопровождение внедрения. Важно для компаний, которые переходят на КЭДО впервые. Одной технической настройки обычно недостаточно: необходимо подготовить документы, обучить сотрудников и все это протестировать.

Если вы выбираете систему КЭДО, HRlink можно рассмотреть как один из основных вариантов для внедрения. Наш сервис занимает 1 место в рейтинге решений для КЭДО по версии РБК, с нами работает уже 8 500 компаний, а специалисты HRlink сопровождают клиента на всех этапах внедрения. Вам помогут составить план перехода, настроить систему и интеграции и обучить кадровую службу.

Шаг 4. Настройте КЭДО и интеграцию с учетной системой

После организационной и юридической подготовки начинается технический этап.

Конкретный набор работ зависит от ИТ-ландшафта компании, но обычно необходимо:

• перенести структуру организации и данные сотрудников;
• настроить роли и права доступа;
• создать маршруты движения документов;
• подключить необходимые электронные подписи;
• интегрировать КЭДО с учетной системой;
• настроить шаблоны и виды документов;
• протестировать передачу данных между системами.

Если компания работает в «1С», интеграция особенно важна. Кадровый специалист может продолжать работать в привычной учетной системе: формировать кадровые документы и передавать в HRlink для подписания сотрудником, не дублируя работу вручную.

Перед запуском стоит протестировать сложные сценарии — например, оформление дополнительного соглашения, массовое ознакомление с ЛНА или процесс с несколькими согласующими.

Шаг 5. Обучите отдел кадров и сотрудников

Внедрение системы вызовет сопротивление, если сотрудники узнают об этом из неожиданного письма со ссылкой: «зарегистрируйтесь в новом сервисе».

Поэтому лучше предупредить заранее.

Сотрудникам важно объяснить не только то, что компания переходит на КЭДО, но и что конкретно изменится для них. Например:

«Раньше заявление нужно было передать кадровику, теперь можно оформить онлайн». Или:«Дополнительное соглашение больше не нужно забирать в офисе — документ можно посмотреть и подписать удаленно».

Кадровую службу нужно обучать отдельно: ее сотрудники будут ежедневно работать с КЭДО и отвечать на вопросы коллег.

В проектах HRlink обучение и коммуникационная поддержка входят в процесс внедрения: команда помогает подготовить кадровых специалистов, инструкции для них и материалы для пользователей.

Шаг 6. Проведите пилотный запуск

Можно запустить систему сразу на всю компанию, но безопаснее начать с пилота.

Выберите подразделение или группу сотрудников, на которой можно проверить:

• регистрацию и вход в систему;
• выпуск и использование электронных подписей;
• корректность маршрутов;
• интеграцию с учетной системой;
• уведомления;
• скорость подписания документов;
• наиболее частые вопросы пользователей.

На этом этапе не стоит оценивать только технические ошибки. Важно собрать обратную связь кадровых специалистов и сотрудников: где интерфейс или новый процесс оказался непонятным? Какие инструкции нужно дополнить? Что можно автоматизировать?

После пилотного запуска исправьте найденные проблемы и только потом переходите к масштабированию.

Шаг 7. Масштабируйте КЭДО на компанию

Если пилотный запуск прошел удачно, систему можно постепенно подключать к другим подразделениям.

Для крупной организации масштабирование удобно проводить волнами. Например:

1. кадровая служба и пилотная группа;
2. офисные сотрудники;
3. удаленные подразделения;
4. филиалы;
5. производственный или линейный персонал.

Так команда внедрения может контролировать нагрузку и быстро реагировать на вопросы.

После перехода на КЭДО проект не заканчивается. Нужно отслеживать долю подключенных сотрудников, объем бумажных документов, время подписания и ручные операции отдела кадров.

Эти показатели помогут найти следующий процесс для автоматизации.

Как это работает на практике: кейс АО «МИА»

Пример поэтапного внедрения — проект вендингового оператора АО «МИА».

Для компании остро стояла проблема работы с распределенным персоналом: большая часть линейных сотрудников постоянно находились вне офиса — водители-операторы и технические специалисты работали на маршрутах.

Компания решила перейти на HRlink  в декабре 2024 года.

Вместо запуска на весь холдинг в феврале 2025 года компания начала с пилотной группы — около 40 сотрудников одного из юнитов. После проверки процессов проект масштабировали, и к началу августа компании холдинга перешли на HRlink.

За период внедрения на КЭДО перешли 97% сотрудников. Позже платформой стали пользоваться 100% сотрудников. Кадровая команда сэкономила 180 рабочих часов на рутинных процессах, а издержки на расходные материалы снизились на 10%. Совместно с цифровым оформлением сотрудников срок приема сократили с одного часа до 15 минут.

Этот пример показывает принцип внедрения КЭДО: масштаб проекта не означает, что всю компанию нужно сразу переводить в новую систему. Пилот позволяет проверить процессы на небольшой группе, а затем перенести рабочую модель на остальные подразделения.

Какие ошибки замедлят внедрение КЭДО

• Попытка оцифровать все сразу. Чем больше процессов меняет компания, тем сложнее найти источник проблемы. Лучше выделить приоритетные документы и постепенно расширять их перечень.
• Выбор системы без учета интеграций. Если кадровикам приходится вручную переносить данные между КЭДО и учетной системой, электронный документооборот добавляет новую рутину вместо автоматизации.
• Недооценка внутренних процессов. Сложный маршрут согласования, несколько юридических лиц или нестандартная конфигурация «1С» — все это нужно выявить до запуска.
• Отсутствие пилота. Тестовая группа помогает обнаружить ошибки до того, как с ними столкнется вся компания.
• Недостаточная коммуникация с сотрудниками. Люди легче принимают КЭДО, когда понимают не только требования компании, но и собственную выгоду. Например, реже приезжать в офис.

Что в итоге: как оптимизировать внедрение КЭДО 

Успешный переход на кадровый электронный документооборот строится вокруг процессов, а не только вокруг технологии.

Оптимальная последовательность выглядит так:

аудит процессов → перечень документов → выбор системы → подготовка ЛНА → настройка интеграций → обучение → пилот → масштабирование.

При этом компании необязательно самостоятельно разбираться во всех технических деталях внедрения. HRlink сопровождает переход от подготовки проекта и настройки системы до обучения пользователей и запуска КЭДО в компании. Платформа интегрируется с «1С» и выстраивает электронную работу с кадровыми документами в рамках существующих процессов компании.

Если вы только планируете переход на КЭДО, начать можно с разбора текущих кадровых процессов. Команда HRlink поможет определить, какие процессы стоит перевести в электронный формат в первую очередь, оценить интеграцию с вашей учетной системой и составить план внедрения.