Какие документы нужны для внедрения КЭДО: полный перечень и порядок оформления 

Переход на кадровый электронный документооборот (КЭДО) — это проект, требующий юридической подготовки и перестройки взаимодействия с сотрудниками. Чтобы этот переход был законным и не вызвал вопросов у трудовой инспекции, нужно подготовить пакет обязательных документов. Разберем по шагам, что именно потребуется от компании, какие локальные акты нужно разработать и как правильно оформить согласие работников.

Нормативная база: какими законами регламентируются документы КЭДО

Прежде чем составлять приказы и положения, важно понимать, на какие законы опираться. Юридическая основа для КЭДО в России четко определена, и вся документация должна ей соответствовать. Ошибки на этом этапе могут сделать весь ваш электронный документооборот нелегитимным.

Основа для внедрения КЭДО — Трудовой кодекс РФ. Статьи 22.1–22.3 ТК РФ устанавливают порядок перехода, правила взаимодействия с сотрудниками и процедуру получения их согласий. Кодекс дает работодателю право выбора: оставаться в бумажном формате или переходить в «цифру», но при выборе КЭДО следовать этим нормам обязательно.

Второй документ — это Приказ Минтруда № 578н от 20.09.2022 г. Он утверждает обязательные форматы и правила оформления электронных документов. Если ТК РФ дает общие рамки, то приказ Минтруда — это уже более прикладная инструкция. В нем описано, как именно должен выглядеть, например, электронный приказ или дополнительное соглашение.

И наконец, невозможно говорить об электронных документах без упоминания Федерального закона № 63-ФЗ «Об электронной подписи». Этот закон определяет, какие виды электронных подписей существуют (ПЭП, УНЭП, УКЭП), в каких случаях их применяют и какую юридическую силу имеют. Благодаря этому закону документы с электронной подписью равнозначны бумажным оригиналам.

Какие кадровые документы можно переводить в КЭДО

Распространенное заблуждение — считать, что после внедрения КЭДО вся бумага в отделе кадров исчезнет. Это не так. Законодательство разделяет документы на те, которые можно оцифровать, и те, для которых бумажная форма по-прежнему обязательна. Игнорирование этого требования — прямой путь к штрафам.

Статья 22.1 Трудового кодекса определяет перечень исключений. Вы обязаны оформлять исключительно на бумаге следующие документы:

• акт о несчастном случае на производстве (форма Н-1);
• приказ (распоряжение) об увольнении сотрудника;
• документы, подтверждающие прохождение работниками инструктажей по охране труда;
  

Также на бумаге ведется трудовая книжка, если сотрудник не подавал заявление о переходе на ее электронный формат (ЭТК). Во всех остальных случаях, от приема на работу до оформления отпуска, можно использовать КЭДО. 

Эти категории документов остаются исключительно в бумажном виде. Перевод их в электронный формат — нарушение трудового законодательства.

Зато список того, что можно и нужно вести в цифровом формате, гораздо шире. Он охватывает большинство ежедневных операций кадровой службы. В электронный вид можно переводить:

• трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним;
• Ученические договоры;
• приказы о приеме на работу, переводе, предоставлении отпуска;
• приказы о применении дисциплинарного взыскания;
• график отпусков;
• всевозможные заявления от сотрудников, уведомления и служебные записки;

Именно эти документы создают основной объем бумажной работы, отнимая время у отдела кадров на печать, сбор подписей и сканирование. Перевод их в КЭДО освобождает ресурсы для более важных задач.

Обязательные документы для внедрения КЭДО в компании

Для легитимного запуска КЭДО недостаточно купить и установить программу: нужно подготовить и утвердить два внутренних документа. Эти требования указаны в статье 22.2 ТК РФ.

1. Положение о кадровом электронном документообороте. Это главный локальный нормативный акт (ЛНА), детально описывающий переход. В нем нужно прописать:

• сведения об информационной системе, с помощью которой будет вестись КЭДО (например, платформа HRlink);
• порядок доступа к этой системе для сотрудников и руководства;
• перечень электронных документов и категорий работников, на которых распространяется КЭДО;
• сроки подписания электронных документов сотрудниками и информирования об этом;
• описание действий в случае технических сбоев или если у сотрудника временно нет доступа к системе;

Положение должно быть максимально подробным и детализированным, чтобы у сотрудников и проверяющих органов не возникало вопросов.

2. Приказ о введении КЭДО. С него начинается проект. Приказом руководитель утверждает Положение о КЭДО, разработанное на предыдущем этапе. Кроме того, в нем обычно указывают:

• дату, с которой в компании вводится электронный документооборот;
• список ответственных за внедрение и поддержку процесса (обычно это HR-специалисты и ИТ-отдел);
• сроки предупреждения сотрудников о переходе;

Эти два документа — обязательный минимум. Без них любые действия в рамках КЭДО неправомерны.

Документы для взаимодействия с сотрудниками: уведомления и согласия

Переход на КЭДО — это добровольный процесс для действующих сотрудников. Вы не можете заставить их отказаться от бумажных документов. Поэтому важный этап внедрения — правильное информирование и сбор согласий.

Первый шаг — уведомление о переходе на КЭДО. После того как вы утвердили Положение и издали приказ, вы обязаны проинформировать об этом каждого сотрудника. В уведомлении нужно указать дату введения КЭДО и разъяснить право работника согласиться на переход или отказаться от него. Важно помнить, что для новых сотрудников, устраивающихся на работу после даты введения КЭДО (и у которых есть трудовой стаж по состоянию на 31 декабря 2021 года), действуют те же правила. А вот для тех, кто впервые устраивается на работу, согласие на КЭДО уже не требуется — для них это становится стандартной практикой.

Второй документ — письменное согласие работника. Каждый сотрудник, готовый перейти на электронный документооборот, должен подтвердить это письменно. Это отдельный документ, и его подписывают собственноручно. В нем работник подтверждает, что он ознакомлен с Положением о КЭДО и согласен на взаимодействие с работодателем через выбранную информационную систему.

Что делать, если сотрудник отказался? В этом случае работодатель не вправе переводить его на электронный документооборот. Для такого работника вы обязаны продолжать вести все кадровые документы на бумаге, как и раньше. Никаких санкций за отказ быть не может. 

Организация хранения и архивирования электронных кадровых документов

Подписать документ в системе КЭДО — это только половина дела. Нужно надежно и надолго его сохранить. Электронный документ должен оставаться юридически значимым на протяжении всего срока, установленного законом, — а это может быть 50 или даже 75 лет для документов по личному составу.

Правила хранения регулируются Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ». Его требования распространяются и на электронные архивы. Это означает, что хранить файлы в папке на сервере недостаточно. Система КЭДО должна гарантировать три вещи:

• неизменность документа после подписания. Никто не должен иметь возможность внести в него правки;
• сохранность электронной подписи и возможность ее проверки в любой момент времени, даже спустя годы;
• защиту персональных данных и фиксацию всех действий, которые совершались с документом: кто и когда его создал, отправил, просмотрел и подписал;

Современные платформы КЭДО, такие как HRlink, берут эти задачи на себя. Они сохраняют документы в защищенных дата-центрах, используют специальные форматы архивного хранения (PDF/A) и технологию штампа времени, чтобы подтвердить момент подписания. Это избавляет ИТ-отдел и кадровых специалистов от головной боли, связанной с самостоятельной организацией сложного и дорогостоящего электронного архива. Работодатель получает гарантию, что через 10 лет он сможет открыть любой документ, проверить его подлинность и предоставить по требованию контролирующих органов.

Автоматизация подготовки и подписания документов с помощью HRlink

Подготовка пакета документов для запуска КЭДО — от Положения до сбора согласий — может показаться сложной задачей. Но на практике большую часть рутины можно автоматизировать. Именно для этого и созданы специализированные платформы, такие как HRlink. Наша система — полноценный инструмент, помогающий выстраивать процесс с нуля, а не хранилище файлов.

Например, при внедрении HRlink мы предоставляем клиентам готовые шаблоны всех необходимых локальных нормативных актов: положения о КЭДО, приказа о переходе, форм уведомлений и согласий. Вам не придется писать их с чистого листа, рискуя что-то упустить. Достаточно адаптировать их под специфику вашей компании. Это экономит десятки часов работы юристов, кадровых и HR-специалистов.

Когда базовые документы готовы, платформа HRlink автоматизирует дальнейшую работу. Кадровый специалист создает документ в привычной «1С» или другой учетной системе, а HRlink сам отправляет его по нужному маршруту на согласование и подпись. Руководитель подписывает приказ в своем личном кабинете, а сотрудник получает уведомление на электронную почту или в СМС и подписывает документ со своего смартфона за пару кликов.

Для отдела кадров это означает конец бесконечным «хождениям» по кабинетам в попытке собрать подписи. Система сама отслеживает статусы документов и напоминает тем, кто задерживает подписание. Для HR-директора — это прозрачность и контроль над процессом, а также минимизация рисков, связанных с человеческим фактором: потерянными документами или пропущенными сроками. Наша платформа HRlink берет на себя всю техническую и рутинную часть, позволяя команде HR заниматься главным — людьми, а не бумагами.

Часто задаваемые вопросы

Какие документы требуются, чтобы перейти на КЭДО?

Чтобы запустить КЭДО, компании нужно оформить и утвердить две ключевые бумаги: Приказ о внедрении КЭДО и Положение о кадровом электронном документообороте. В Положении фиксируют порядок обмена документами, указывают используемую платформу и список документов, которые будут вести в электронном виде. 

Можно ли перевести в КЭДО все кадровые документы компании?

Не все документы можно перевести в КЭДО — закон предусматривает исключения (ст. 22.1 ТК РФ). Обязательно сохраняются на бумаге: акты о производственных несчастных случаях, приказы об увольнении, а также документы по инструктажам по охране труда. 

Требуется ли согласие работников на использование КЭДО? 

Да, но не во всех случаях. Если у работника был трудовой стаж по состоянию на 31 декабря 2021 года, для перехода на КЭДО нужно его письменное согласие. Если сотрудник принят на работу после этой даты и на 31 декабря 2021 года трудового стажа у него не было, согласие не требуется. При отказе работника, от которого требуется согласие, кадровые документы для него оформляют в бумажном виде. 

Какие типы электронных подписей применяют в КЭДО? 

Выбор вида электронной подписи зависит от типа документа и роли подписанта — это предусмотрено законодательством. Для работодателя типичны усиленная квалифицированная (УКЭП) либо неквалифицированная (УНЭП) подпись. Работники вправе использовать УНЭП или простую электронную подпись (ПЭП): ее можно бесплатно создать в интерфейсе системы КЭДО — например, в HRlink.