Личный листок по учету кадров: как заполнять в 2026 году

Личный листок по учету кадров – документ, содержащий основные сведения о работнике. Рассказываем, кто должен и не должен его заполнять, по какой форме и как правильно собирать данные в 2026 году, чтобы не нарушать законодательство.

Что такое личный листок по учету кадров

Личный листок по учету кадров – это документ, который сотрудник заполняет при трудоустройстве для предоставления работодателю сведений о себе. Основанием являются паспорт, документы об образовании и трудовой деятельности. Он позволяет работодателю:

• собрать основные сведения о работнике в одном документе;
• упростить ведение личных дел;
• использовать актуальные данные при оформлении кадровых документов;
• сократить время на поиск информации о работнике.

Заполненный листок передается в кадровую службу, может храниться в личном деле работника.

Кто обязан и не обязан вести личные листки сотрудников

Согласно ст. 65 ТК РФ, в перечне документов, которые работник предъявляет при заключении трудового договора, личный листок отсутствует. Коммерческие организации и индивидуальные предприниматели самостоятельно решают вопрос об использовании  листка.

Отсутствие документа или, наоборот, его ведение не является нарушением трудового законодательства и не влечет ответственности. Обязанность вести личные листки предусмотрена для отдельных категорий работников специальными нормативными актами:

По какой форме заполнять листок

Унифицированной формы для организаций и индивидуальных предпринимателей не существует. Они вправе разработать ее самостоятельно или использовать существующую, закрепив локальными нормативными актами (ЛНА) или другими внутренними документами компании.

Личный листок, карточка и анкета, в чем разница

В личном листке аккумулируются основные сведения о сотруднике, во многом он копирует анкеты, автобиографии и прочие кадровые документы. Однако есть особенности и отличия:

Анкета используется преимущественно на этапе подбора персонала. Работодатель может включать в нее любые вопросы, связанные с оценкой кандидата, если они не нарушают требования законодательства о персональных данных. После приема сотрудника на работу анкета чаще всего утрачивает практическое значение и остается в архиве кадровой службы.

Личный листок по учету кадров оформляется уже после принятия решения о трудоустройстве. Его задача – зафиксировать основные сведения о работнике и включить их в кадровый документооборот организации.

Личная карточка работника предназначена для учета кадровых изменений в период работы сотрудника. В нее вносят сведения о переводах, отпусках, повышении квалификации и других кадровых мероприятиях. Ранее велась по унифицированной форме Т-2, которая больше не является обязательной для работодателей после вступления в силу приказа Минтруда России от 19.05.2021 № 320н. Организация вправе самостоятельно определить необходимость ведения личных карточек и форму документа.

Какие сведения должен содержать личный листок по учету кадров

В личный листок вносится основная информация о сотруднике:

• полное ФИО;
• место и дата рождения;
• пол;
• телефон;
• место регистрации (адрес);
• паспортные данные;
• семейное положение;
• дополнительные сведения: образование, предыдущие места работы, ближайшие родственники;
• воинская служба;
• профессиональные компетенции.

Листок дополняется фотографией сотрудника, после заполнения он ставит дату и удостоверяет документ подписью. Может вестись как в бумажном, так и в электронном виде – оба формата имеют законную силу. Второй вариант более удобный, а работать с документами можно в системах КЭДО, например, HRlink. Обеспечен прозрачный документооборот на всех этапах – от проверки при приеме на работу до подписания, хранения, учета всех кадровых документов.

Как заполнять личный листок по учету кадров: образец

Работник заполняет личный листок по учету кадров самостоятельно на основании паспорта, трудовой книжки, документов об образовании и семейном положении, а также военного билета. Как это выглядит:

Работодатель может попросить сообщать об изменении сведений, имеющих значение для кадрового учета. Поля с вводом информации об образовании, достижениях, родственниках, пребывании за границей лучше оформлять в табличной форме для удобства заполнения. Желательно оставить в конце 2-3 свободных строки, чтобы работник имел возможность внести сведения, не охваченные листком, если они есть и важны для трудовой деятельности.

Вопрос-ответ

Сотрудник имеет право отказаться от заполнения

Да, документ не входит в перечень обязательных, поэтому сотрудник вправе отказаться. Если это произошло, то нежелание заполнять документ не является причиной для отказа в приеме на работу. Исключение – случаи, предусмотренные законодательством, например, трудоустройство на государственную службу или в органы прокуратуры.

Нужно ли согласие на обработку персональных данных для личного листка

Если сведения из личного листка используются работодателем для оформления и ведения трудовых отношений, обработка может осуществляться без согласия работника на основании трудового законодательства и положений Федерального закона № 152-ФЗ «О персональных данных». В этом случае обработка необходима для исполнения обязанностей работодателя, предусмотренных законом.

На практике многие работодатели дополнительно оформляют письменное согласие на обработку персональных данных. Это позволяет снизить юридические риски и обеспечить законность обработки сведений, которые не относятся напрямую к исполнению трудового договора или могут передаваться третьим лицам.

Отдельный вопрос – сбор данных о родственниках, которые являются третьими лицами. Если сведения необходимы работодателю в силу закона, их обработка может осуществляться без отдельного согласия при наличии соответствующего законного основания. Например, информация собирается для предоставления налоговых вычетов на детей, оформления социальных гарантий или командировочных ограничений.

Какие сведения нельзя требовать указывать в личном листке

Работодатель не должен собирать избыточные персональные данные, не связанные с трудовыми отношениями. Например, вопросы о политических взглядах, религиозных убеждениях или иные сведения, не относящиеся к работе, нарушают требования законодательства.

Обязательно ли указывать сведения о родственниках

Для большинства должностей эта информация не является обязательной. Работодатель должен обосновать необходимость сбора и соблюдать требования законодательства о персональных данных.

Может ли сотрудник отказаться указывать отдельные сведения

Сотрудник может отказаться от предоставления отдельных сведений, если они не относятся к обязательным документам при трудоустройстве и не требуются работодателю в силу закона. Например, работник может заполнить разделы об образовании и трудовой деятельности, но оставить пустыми графы о родственниках, пребывании за границей, увлечениях или достижениях.

Работодатель вправе запросить разъяснения о причинах неполного заполнения документа. Однако не может использовать такую ситуацию как повод для отказа в приеме на работу. Исключение составляют случаи, когда обязанность предоставить определенные сведения прямо предусмотрена законодательством для отдельных категорий работников.

Нужно ли обновлять сведения в личном листке

Если работодатель продолжает использовать личный листок в кадровом учете, работник сообщает об изменении данных, которые имеют значение для трудовых отношений. Сюда относится смена фамилии, адреса, паспортных данных и других сведений, влияющих на кадровые документы. Для корректировки данных применяется дополнительный лист, форма которого должна быть утверждена компанией.

Обязателен ли личный листок по учету кадров

Для большинства работодателей трудовое законодательство не требует оформления личного листка. Исключения установлены для отдельных категорий работников.

Сколько хранится личный листок по учету кадров

Срок хранения личного листка зависит от того, как работодатель использует документ в кадровом учете. Если листок включен в состав личного дела работника, его хранят по правилам, установленным Федеральным законом № 125.

Общий подход такой: документы по личному составу, законченные делопроизводством после 1 января 2003 года, хранятся 50 лет, а документы, законченные до этой даты, – 75 лет. Поэтому если листок находится в личном деле, работодатель обычно применяет к нему тот же срок хранения. Если листок ведется как самостоятельный внутренний документ и не включается в личное дело, срок хранения закрепляется внутренними правилами организации. 

Нужно ли знакомить работника с личным листком после его заполнения

Документ подписывается работником, который подтверждает достоверность внесенных сведений.

Можно ли вести личный листок в электронном виде

Да, если работодатель организовал электронный кадровый документооборот, соблюдает требования законодательства к обработке и защите персональных данных.

Заключение

Личный листок по учету кадров активно применяется в компаниях, но для большинства работодателей его ведение не является обязательным. Организации вправе самостоятельно определять необходимость использования документа и состав включаемых в него сведений.

Важно соблюдать требования трудового законодательства и законодательства о персональных данных, запрашивая только ту информацию, которая действительно необходима для оформления и сопровождения трудовых отношений. Это позволит снизить риски и избежать претензий со стороны контролирующих органов.