Модуль КЭДО для «1С» — преимущества и настройка кадрового документооборота

Ведение кадрового документооборота — одна из самых трудоемких задач в компании. Модуль КЭДО в «1С» упрощает ее и позволяет управлять процессами в едином окне. В статье разбираемся на примере HRlink, как интегрировать его с системой учета, чтобы ускорить работу кадровой службы. 

Зачем переходить на кадровый ЭДО

Кадровый ЭДО — обмен документами между сотрудниками и работодателями в цифровом формате. Компании применяют его, чтобы:

• Снизить нагрузку на HR-службу. КЭДО автоматизирует почти все кадровые процессы. Он позволяет удаленно запрашивать документы у кандидатов, заключать трудовые договоры, вести график отпусков, согласовывать приказы и командировки онлайн.  

С внедрением КЭДО HRlink у команды «СберСпасибо» появилось больше времени на развитие корпоративной культуры, обучение сотрудников и другие стратегические задачи.

• Ускорить работу. Минэкономразвития подсчитало, что на обработку одного цифрового документа требуется в 4,8 раз меньше времени, чем бумажного. А переход на кадровый ЭДО делает процессы быстрее в среднем в 5 раз. 

«Движение первых» перевело документы в электронный вид — и процессы в компании заметно ускорились. Оформление отпусков теперь занимает 2 минуты, а не растягивается на несколько дней.

• Сократить расходы. КЭДО снижает затраты на бумагу, печать, доставку документов и амортизацию офисной техники. Например, платформа Changellenge сэкономила 300 000 рублей на документообороте за год благодаря HRlink.
• Минимизировать юридические риски. Инспекторы ГИТ и представители других контролирующих органов могут запросить ряд кадровых документов в ходе проверки. В КЭДО они не теряются. Файлы хранятся в защищенном архиве, поиск нужного занимает пару минут.

Зачем нужен модуль КЭДО в «1С»

Модуль КЭДО — расширение, которое связывает «1С» с сервисом кадрового электронного документооборота. Он позволяет вести кадровое делопроизводство прямо в системе учета, не переключаясь между программами. 

Как это работает: 

• Документ формируется и направляется работнику в «1С». 
• Сотрудник получает уведомление и подписывает бумаги в сервисе КЭДО. 
• Кадровый специалист видит, что статус документа изменился, и завершает документооборот.

Кадровый электронный документооборот можно организовать прямо в учетной системе с помощью встроенного инструмента КЭДО «1С:Кабинет сотрудника». На практике такое решение подходит не всем компаниям, поэтому они выбирают специализированные сервисы — например, HRlink. 

Ниже — ключевые различия между этими решениями.

Критерий	«1С:Кабинет сотрудника»	HRlink
Внедрение	Требуется интегратор: настройка занимает время и увеличивает стоимость проекта.	Модуль настраивается в процессе внедрения КЭДО при поддержке персонального менеджера.  При необходимости его можно установить самостоятельно по видеоинструкции.
Изменения и доработки	Любые изменения выполняются через подрядчика.	Настройки процессов доступны внутри системы без привлечения разработчиков.
Работа с несколькими юрлицами	Для совместителей создаются отдельные личные кабинеты. Они вынуждены переключаться между аккаунтами.	Можно работать с документами нескольких юрлиц в одном кабинете.
Контроль сроков подписания	Нельзя отслеживать просроченные подписи и автоматически реагировать на задержки.	Можно устанавливать дедлайны подписания. Если срок выходит, система отправляет напоминание.
Поддержка пользователей	Отсутствует. Все вопросы сотрудников — от входа в систему до проблем с подписанием документов — берет на себя кадровая служба.	Есть служба заботы, которая помогает сотрудникам быстро решать любые сложности.

Преимущества интеграции КЭДО с «1С»

Модуль КЭДО, интегрированный с «1С», делает работу HR-службы проще, быстрее и безопаснее. Вот ключевые плюсы: 

• Привычный интерфейс. Специалисты отдела кадров работают в знакомой системе. У них нет необходимости осваивать дополнительную программу.
• Исключение человеческого фактора. Система учета подтягивает данные из КЭДО и формирует документы на их основе. Специалисты не заполняют их вручную, что снижает риск ошибок и опечаток.
• Автоматизация рутины. HR настраивает регламентные задания один раз. Например, рассылку расчетных листов в начале месяца. Дальше «1С» выполняет их самостоятельно по расписанию.

Настройка автоматической рассылки расчетных листов в КЭДО через «1С» на примере HRlink

Бесплатные гайдыУзнайте, как ускорить процесс найма и оформление отпусков с помощью HRlink — удобной надстройкой над «1С».

Возможности модуля КЭДО HRlink в «1С»

Личный кабинет сотрудника в КЭДО интегрируется с «1С» и расширяет функциональность системы учета. Например, благодаря интеграции с HRlink пользователям доступны следующие фичи:

• Работа с заявлениями из КЭДО. Сотрудник заполняет шаблон в HRlink. Кадровый специалист видит документ в «1С», формирует приказ в один клик и направляет его на подписание.
• Разделение списочных приказов. Если документ затрагивает сразу несколько сотрудников, система создает персональный для каждого.
• Отправка массовых документов. Распоряжения, уведомления и другие документы, которые касаются всех сотрудников компании или подразделения, рассылаются сразу всем адресатам.
• Контроль статуса. В «1С» отображается текущий этап работы с документом: «Черновик», «В процессе подписания», «Подписание завершено», «Подписание отклонено» и другие.
• Управление информацией о штате. Данные в HRlink автоматически обновляются на основе карточек сотрудников в «1С», а справочник руководителей — с учетом актуальной структуры компании.

Поддерживаемые конфигурации «1С»

КЭДО можно интегрировать с разными вариациями «1С». Например, HRlink работает со следующими системами:

• «1С:ЗУП»;
• «1С:Фреш»; 
• «1С:Бухгалтерией»;
• «1С:ERP» и другими конфигурациями.

Требования для КЭДО в «1С»

Чтобы подключить к «1С» кадровый электронный документооборот, нужно убедиться в двух моментах:

• Сервис КЭДО поддерживает интеграцию с необходимой вам конфигурацией системы учета.
• У вас установлена актуальная версия программы. Например, HRlink работает с «1С:ЗУП 3.1» и «1С:ЗУП 2.5».

Памятка по переходу на кадровый ЭДО

Собрали короткий алгоритм, который поможет подготовиться к переходу на кадровый электронный документооборот.

Оцените целесообразность внедрения. Рассчитайте экономический эффект от внедрения КЭДО. Определите текущие затраты на ведение бумажной документации, а затем — потенциальные расходы на внедрение и сопровождение электронной системы. Сравните показатели, чтобы понять срок окупаемости решения и реальную выгоду для бизнеса. 

Обосновать необходимость перехода поможет наш гайд. Внутри — шаблон презентации для руководителя.

Проведите аудит. Определите, какие бумаги оцифровать в первую очередь. Лучше начать с массовых документов — так вы быстро увидите результат. Когда сотрудники привыкнут к новому формату работы, можно постепенно переводить в электронный вид остальные процессы.

Сформулируйте требования к вендору. Подумайте, нужна ли вам интеграция с «1С» и другими системами, какие функции критичны для работы HR. Учесть все нюансы поможет чек-лист для выбора платформы. 

Выберите подходящий сервис. Сравните решения, представленные на рынке, с точки зрения функциональности, удобства интерфейса и стоимости подключения. Выберите платформу, которая больше всего соответствует вашим критериям.

Подготовка к подключению КЭДО

Перед переходом на кадровый электронный документооборот нужно уладить юридические и технические вопросы.

Получите согласие сотрудников на использование КЭДО. Оно не требуется для тех, у кого нет стажа работы до 31 декабря 2021 года. Специалистам, впервые принятым в штат после этой даты, и дистанционным работникам достаточно направить уведомление о переходе на электронный формат.

Утвердите приказом положение о внедрении КЭДО. Укажите в нем выбранный сервис, сроки перехода, документы, которые теперь будут оформляться онлайн, и другие нюансы. 

Выпустите электронные подписи руководителей и сотрудников. Они понадобятся, чтобы обеспечить юридическую силу документов.

Заберите гайд с полным перечнем документов, необходимых для перехода на КЭДО.

Как подключить КЭДО в «1С»

Рассмотрим ключевые этапы настройки КЭДО в «1С».

Первое использование: установка модуля

Сначала встроим КЭДО в «1С». Для этого откройте раздел «Администрирование» → «Печатные формы, отчеты и обработки» → «Дополнительные отчеты и обработки». Нажмите «Добавить из файла» и выберите нужный. При интеграции с HRlink он будет называться «МодульИнтеграции_HR_Link».

Настройка КЭДО в «1С:ЗУП»

Чтобы система учета могла автоматически обмениваться данными с платформой КЭДО, нужно связать их с помощью токенов. В HRlink процесс устроен так:

1. Выберите модуль интеграции в списке обработок в «1С» и нажмите «Выполнить».

2. В поле в правом верхнем углу введите адрес портала. Обычно он имеет следующий вид: nazvanie.hr-link.ru.

3. Нажмите на иконку аватара, чтобы сформировать токен HRlink. Вставьте его в соответствующую графу.

4. Если вы все сделали правильно, появится всплывающее окно с приветствием.

Добавление электронной подписи

Чтобы подписывать документы КЭДО в личном кабинете «1С», нужно подключить ЭЦП. Для этого:

• Откройте раздел «Администрирование» → «Обмен электронными документами».
• Поставьте галочку в чекбоксе «Электронные подписи». 
• Нажмите «Настройки электронной подписи и шифрования» и загрузите сертификат ЭЦП.

Настройка структуры организации

Чтобы настроить процессы в программе, сначала нужно перенести структуру компании. Для этого можно выгрузить данные из справочников.

• Перейдите во вкладку «Настройки расширения HR-Link».
• Выберите источник выгрузки данных: структура предприятия или подразделения.

При первой настройке лучше выбрать полную синхронизацию. Кадровому специалисту не придется тратить часы на перенос информации вручную — на первичную настройку уйдет примерно 15 минут.

Приглашение сотрудников в модуль

Чтобы сотрудники начали работу с кадровым электронным документооборотом, отправьте им приглашения через «1С». Личный кабинет КЭДО HRlink создается автоматически. Данные, например табельные номера и остатки отпускных дней, подтягиваются из системы учета. 

Сотрудники получат приглашение на электронную почту и смогут войти в профиль по ссылке.

Работа с документами

После подключения модуля, можно настроить обмен документами и приступить к нему. Разберем основные моменты.

Список документов в модуле

В модуле КЭДО «1C» отображаются все кадровые документы. Например, сотрудник оформляет заявление в HRlink на отпуск, увольнение или командировку. Оно автоматически появляется в «1С» у кадрового специалиста. 

Для удобства предусмотрена фильтрация по дате, статусу, ответственному сотруднику, типу и другим параметрам.

Чтобы данные передавались между сервисами корректно, в разделе «Настройка соответствия документов и заявлений» установите связь между полями документов КЭДО и «1С».

Выберите тип документа.

Заполните таблицу сопоставления полей.

Обработка входящих документов

Подписывать кадровые документы можно прямо в «1С». Для этого кликните по нужному файлу, чтобы открыть его и проверить содержание. Если все верно, нажмите на кнопку «Подписать».

Отправка документов «1С»

Чтобы отправлять документы сотрудникам на ознакомление и подпись, HR не нужно запускать отдельную программу. Достаточно открыть вкладку «Кадры» → «Все кадровые документы», отметить нужный файл и передать его на портал.

Отправка документов пакетом

Если нужно отправить несколько файлов, можно отметить их и выбрать опцию «Сформировать пакет документов и отправить на портал».

Отправка документов с компьютера

Если нужного документа еще нет в системе, найдите файл на компьютере и загрузите в «1С». Настройте его параметры: укажите подписанта и других участников согласования.

Отправка с листом ознакомления

На некоторых локальных нормативных актах подпись сотрудника не требуется. Например, на внутренних приказах и инструкциях. Но HR важно убедиться, что коллеги их получили и изучили. Для этого создается лист ознакомления. Получатели подписывают его ПЭП и тем самым подтверждают, что они проинформированы.

Работа с маршрутами

Часто на документе требуется несколько подписей: сотрудника, его руководителя, начальника отдела, юриста и других специалистов. В модуле можно настроить маршрут подписания, чтобы файл автоматически двигался по этой цепочке.

Если документ регулярно проходит по одному и тому же пути согласования, его можно сохранить и использовать повторно.

Цена перехода и подключения

Стоимость КЭДО зависит от количества пользователей. Чтобы HR могли управлять документами, а рядовые работники просматривать и подписывать их, каждому необходимо приобрести лицензию на ПО. Ее цена в HRlink — от 500 рублей за сотрудника.

Некоторые компании берут дополнительную плату за установку и поддержку системы — у нас это бесплатно.

Сделайте жизнь кадровых специалистов проще с HRlinkНаша команда поможет на всех этапах внедрения сервиса: от настройки системы до обучения сотрудников.