Штатное расписание: образец, правила заполнения и утверждения
Полезность
статьи
Содержание
Штатное расписание должно соответствовать текущему устройству компании, поэтому в нем важно своевременно фиксировать любые кадровые и финансовые изменения. Это касается появления новых позиций, пересмотра окладов, системы премирования и других условий. Если сведения не обновлять, у проверяющих органов могут возникнуть претензии, а у работодателя — риск административных санкций.
Регулярное переутверждение новых версий отнимает часы работы HR-отдела и провоцирует ошибки. В статье делимся образцом штатного расписания и рассказываем, как КЭДО помогает обновлять его быстро и без бумажной волокиты.
Что такое штатное расписание
Штатное расписание (ШР) — локальный нормативный акт, в котором зафиксировано:
- из каких подразделений состоит организация;
- какие позиции предусмотрены в каждом из них;
- как связаны между собой разные отделы;
- как выстроена система вознаграждения работников.
ЛНА помогает распределять обязанности между подразделениями, планировать ресурсы и отслеживать затраты.
Какие сведения включает документ
В таблице — его примерная структура.
| Раздел | Содержание |
| Структурные подразделения | Их названия располагают по алфавиту в соответствии с внутренней иерархией или логикой бизнес-процессов. Например, сначала дирекции, затем производственные цеха, а после — вспомогательные административные службы. |
| Специальность | В штатном расписании перечисляют должности, которые предусмотрены в компании. Для каждой указывают уникальный цифровой идентификатор, количество позиций и режим занятости. Дополнительно обозначают занятые и свободные ставки. |
| Система оплаты труда | В документе фиксируют оклад, премии, компенсации и другие надбавки. |
Кому нужно штатное расписание
Штатное расписание необходимо как ИП, так и крупным корпорациям. Рассказываем, какую пользу оно приносит разным подразделениям.
- Топ-менеджменту. Позволяет видеть и оптимизировать организационную структуру, планировать развитие бизнеса. Например, перераспределять функции между командами, принимать решения о расширении направлений и вводе новых ролей.
- HR-службе. Используется при подготовке кадровых документов, в том числе при оформлении новых сотрудников и внутренних переводов. Помогает отслеживать наличие вакантных позиций.
- Бухгалтерии. Необходимо для корректного расчета зарплаты, премий и налоговых отчислений, а также контроля за ФОТ.
Контролирующие органы могут запросить штатное расписание организации во время проверки. Трудовая инспекция — чтобы убедиться в соответствии фактических окладов утвержденным условиям оплаты труда. Налоговая служба — чтобы оценить обоснованность расходов на персонал при расчете налога на прибыль.
Штатное расписание — образец на 2026 год: какую форму использовать
При составлении штатного расписания на 2026 год можно пойти двумя путями: взять стандартизированный бланк либо сделать свой. Рассмотрим преимущества каждого варианта и ситуации, в которых они наиболее удобны.
Унифицированная форма Т-3
Вы можете скачать типовой образец штатного расписания и заполнить его своими данными. В готовом бланке уже предусмотрены необходимые разделы и графы, поэтому снижается вероятность ошибок. Привычный для государственных инстанций формат помогает избежать лишних вопросов со стороны проверяющих.
Штатное расписание по форме Т-3
Собственный шаблон
Вы можете разработать свой бланк с учетом внутренних процессов и особенностей бизнеса. Работодатель вправе изменить расположение разделов, добавить дополнительные графы или убрать лишние поля. Такой подход удобен организациям с разветвленной системой управления, несколькими сферами деятельности или дополнительными системами мотивации.
Как составить и заполнить штатное расписание
Рассмотрим, как правильно оформить его шаг за шагом.
Шаг 1. Заполните данные компании
В верхней части указывают:
- полное название организации;
- код по ОКПО;
- регистрационный номер документа;
- дату оформления;
- дату вступления в силу;
- период действия;
- данные приказа об утверждении.
Шаг 2. Заполните подразделения и должности
Основную часть оформляют в виде таблицы. В первых колонках записывают названия отделов, служб, филиалов и других структурных единиц. Рядом перечисляют роли, предусмотренные в каждом подразделении. Важно, чтобы наименования совпадали с формулировками в трудовых договорах.
| Названия некоторых должностей нужно указывать в соответствии с профстандартами. Это требование действует для профессий, для которых установлены специальные квалификационные требования, предусмотрены льготы или право на досрочный выход на пенсию. К таким специалистам относятся, например, медработники, педагоги и электрогазосварщики. |
Шаг 3. Укажите штатные единицы, оклады и надбавки
В документе прописывают, сколько сотрудников работает на каждой позиции и какой у них формат занятости. Например, бухгалтер работает на 0,75 ставки, а дизайнер — на 0,5.
Напротив каждой роли в штатном расписании проставляют оклад или почасовую ставку. Если в компании действуют дополнительные выплаты, их отражают в отдельной графе. Например, для менеджеров по продажам установлена премия в размере двух окладов за выполнение годового плана.
Шаг 4. Посчитайте месячный фонд оплаты труда
На базе ШР рассчитывают ФОТ. Для этого складывают оклады и надбавки по всем должностям и умножают их на количество штатных единиц. Это помогает планировать бюджет и понимать, как рост команды и зарплат влияет на расходы бизнеса.
Образец заполнения штатного расписания
Как утвердить штатное расписание
Разбираемся, как проходит процедура.
Кто утверждает штатное расписание
Сначала проводится внутренняя проверка:
- Кадровая служба анализирует структуру подразделений, сверяет названия должностей и распределение штатных единиц.
- Финансовый отдел соотносит расходы на оплату труда с бюджетом компании и проверяет корректность расчетов.
Если все верно, руководитель кадровой службы и главный бухгалтер подписывают документ. Финально штатное расписание утверждается приказом с подписью генерального директора.
Приказ об утверждении штатного расписания
Чтобы ШР приобрело юридическую силу, выпускают приказ о его утверждении. Его можно подготовить в бумажном виде или оформить через систему кадрового ЭДО, например, на платформе HRlink.
| Скачайте инструкцию по выбору платформы КЭДО. |
Файл загружают в систему вручную или отправляют из «1С».
Далее его направляют на согласование. В системе можно заранее настроить маршрут — задать последовательность, в которой ответственные лица проверяют и визируют приказ.
Подписание происходит онлайн с помощью ЭП. Благодаря КЭДО приказ не затеряется на столе среди других бумаг. А если кто-то задержит документ, система автоматически отправит напоминание.
После утверждения приказ направляют сотрудникам для изучения. При необходимости оформляют лист ознакомления, чтобы зафиксировать факт и дату информирования персонала.
Документ хранится в защищенном электронном архиве. Его можно быстро найти через поиск, выгрузить и предоставить трудовой инспекции при проверках.
| Делимся гайдом, как провести аудит кадровых процессов в «1С» и подготовить их к переходу на КЭДО. |
Как внести изменения в ШР
Штатное расписание — не статичный документ. Рассказываем, как правильно его обновлять.
Когда нужно редактировать ШР
Собрали в таблице распространенные причины.
| Причина | Пример |
| Открытие нового подразделения | Сеть кофеен с головным офисом в Москве открыла филиал в Санкт-Петербурге и запустила собственное кондитерское производство. |
| Реорганизация бизнеса | Компания объединила отдел маркетинга и PR-службу в единый департамент коммуникаций, а часть функций передала новой команде брендинга.Застройщик жилых комплексов, агентство недвижимости и управляющая компания слились в одну группу и создали общий административный центр. |
| Введение новых должностей | Предприятие по производству кухонной мебели запустило интернет-магазин и начало развивать онлайн-продажи. Для работы с новым направлением внедрили роли контент-менеджера, интернет-маркетолога и специалиста службы поддержки. |
| Изменение количества штатных единиц | Логистическая фирма заключила крупный контракт с федеральной торговой сетью и увеличила объем перевозок. Из-за роста нагрузки ввели дополнительные ставки водителей, диспетчеров и сотрудников склада. |
| Исключение позиций из штата | Магазин одежды закрыл собственную службу доставки и начал работать через сторонний сервис. После этого из ШР исключили должности курьеров. |
| Изменение режима работы отдельных позиций | Образовательный центр летом сократил количество очных занятий и перевел часть преподавателей на неполное рабочее время. |
| Пересмотр окладов и надбавок | Сеть стоматологических клиник ввела ежемесячные премии для администраторов и повысила оклады врачам после расширения потока клиентов. |
Изменение штатного расписания приказом
Чтобы внести поправки, оформляют соответствующий приказ.
Чек-лист, что в него нужно включить:
- причину изменений;
- перечень корректировок;
- подразделения и сотрудников, которых касаются обновления;
- дату составления приказа;
- дату вступления нового расписания в силу;
- ответственных за исполнение изменений;
- порядок доведения приказа до сотрудников;
- подписи руководителя организации и кадрового отдела, а также главного бухгалтера.
Частые вопросы о штатном расписании
Штатное расписание обязательно в 2026 году?
Оно не требуется только в том случае, если у вас нет наемных сотрудников. Например, если вы зарегистрировали ИП и самостоятельно печете торты на заказ, доставляете их клиентам и ведете соцсети домашней кондитерской без привлечения помощников.
Во всех остальных ситуациях ШР необходимо, даже если в команде всего один-два человека. Его отсутствие может быть расценено как нарушение кадрового учета. Обычно сначала выносят предупреждение. Если ситуация повторяется, возможны штрафы (ст. 5.27 КоАП РФ):
- для ИП и должностных лиц — от 1 000 до 5 000 рублей;
- для юридических лиц — от 30 000 до 50 000 рублей.
Можно ли оформить ШР в Excel?
Трудовое законодательство не устанавливает строгих требований к формату документа. Его можно вести в том числе и в виде электронной таблицы.
Нужно ли знакомить сотрудников со штатным расписанием?
Нет, поскольку полная версия содержит сведения о зарплатах других специалистов — информация считается коммерческой тайной. Однако если в расписание вносятся изменения, которые касаются конкретного работника, его нужно об этом уведомить.
Сотрудник также имеет право запросить выписку из ШР. Документ предоставляется в виде заверенного фрагмента, содержащего информацию только по конкретной должности. Он может потребоваться для оформления кредита или визы, подтверждения квалификации при устройстве на новую работу и разрешения трудовых споров.
Коротко о главном
Чтобы оформить штатное расписание без ошибок и ничего не упустить, используйте этот чек-лист:
| Поддерживайте кадровые документы в актуальном состоянииАдаптируйте образец штатного расписания под специфику компании и регулярно обновляйте его при изменениях в структуре и процессах. Чтобы упростить эту и другие HR-операции, переведите кадровый документооборот в электронный формат с HRlink. Заберите бесплатный гайд по процессу внедрения КЭДО |
