Табель учета рабочего времени: образец и инструкция по заполнению разных форм
Полезность
статьи
Содержание
- Какие формы табеля учета рабочего времени существуют
- Как закрепить собственную форму табеля
- Какие коды использовать для табеля учета рабочего времени
- Как отмечать рабочее и нерабочее время правильно
- Как связаны график работы и заполнение табеля
- Нужно ли присваивать сотруднику табельный номер
- Правила ведения табеля учета рабочего времени: образец заполнения формы Т-12
- В заключение
Табель учета рабочего времени персонала – документ, в котором фиксируется список работников для проставления отметок о неявках и явках. Кадровые специалисты используют табель для учета, бухгалтеры – для начисления заработной платы. Рассказываем, по какой форме вести документ, какие коды нужно использовать и каких ошибок стоит избегать.
Какие формы табеля учета рабочего времени существуют
Форма табеля учета рабочего времени зависит от способа ведения учета, а также типа организации. Бюджетные организации применяютформу (ОКУД 0504421), которая утвержденаПриказом Минфина от 30.03.2015 № 52н.
Для ИП и компаний доступны унифицированные формы Т-12 и Т-13, утвержденные постановлением Госкомстата РФ № 1. Выделим их основные различия:
| Критерий | Форма Т-12 | Форма Т-13 |
| Состав формы | Два раздела: учет рабочего времени и расчет оплаты труда | Один раздел: учет рабочего времени |
| Назначение | Позволяет одновременно учитывать рабочее время и производить расчеты по оплате труда | Предназначена только для учета рабочего времени |
| Способ ведения учета | Применяется при ручном ведении табеля | Применяется при автоматизированном учете рабочего времени |
| Источник данных | Сведения вносятся ответственным лицом вручную | Может формироваться на основании данных СКУД, электронных пропускных систем и учетных программ |
| Объем сведений | Развернутая форма | Компактная форма |
| Условные обозначения | Есть раздел с кодами | Нет раздела с кодами |
Однако с 2013 года унифицированные формы Госкомстата не являются обязательными: бизнес вправе использовать их, адаптируя под индивидуальные требования.
Как закрепить собственную форму табеля
Разрешено расширять или сужать структуру документа, также можно разработать собственный. Главное – закрепить изменения в учетной политике компании:
- разработать собственный бланк или использовать унифицированный. При необходимости из стандартной формы Т-12 можно исключить раздел для расчета оплаты труда;
- закрепить коды, например, стандартные Госкомстата или собственные;
- издать приказ об утверждении формы и кодов;
- внести изменения в учетную политику. Достаточно зафиксировать их во внутренней документации компании: правилах внутреннего трудового распорядка, учетной политике для бухучета, положении об оплате труда, локальных нормативных актах.
Норма не распространяется на форму ОКУД 0504421: бюджетные организации применяют ее только в утвержденном Минфином виде.
Какие коды использовать для табеля учета рабочего времени
При заполнении табеля кадровый специалист использует буквенно-цифровые коды – условные обозначения, отображающие разные трудовые ситуации. С их помощью фиксируется присутствие на рабочем месте, прогулы, периоды временной нетрудоспособности, оплачиваемые и неоплачиваемые отпуска, командировки и многое другое.
Коды закреплены постановлением Госкомстата РФ № 1, но не обязательны для применения. Выделим условные обозначения для явок:
| Буквенный код | Цифровой код | Значение |
| Я | 01 | Явка, работа в дневное время |
| Н | 02 | Работа в ночное время |
| РВ | 03 | Работа в выходные и нерабочие праздничные дни |
| С | 04 | Сверхурочная работа |
| К | 06 | Служебная командировка |
| ПК | 07 | Повышение квалификации с отрывом от работы |
Для обозначения отсутствия тоже предусмотрен набор кодов: ОТ (09) – ежегодный оплачиваемый отпуск, Р (14) – отпуск по беременности и родам, ПР (24) – прогул, В (26) – выходные или праздники, а НН (30) – неявка по невыясненным причинам.
В постановлении собраны основные трудовые ситуации, но охвачены не все варианты. Например, коды для работниц, отлучающихся для кормления ребенка в возрасте до полутора лет, отсутствуют. Чаще всего компании берут унифицированные коды за основу для разработки собственных обозначений, которые потом утверждают приказом вместе с формой табеля.
Как отмечать рабочее и нерабочее время правильно
Порядок проставления отметок закреплен только для формы ОКУД 0504421:
- сплошное заполнение. Табельщик ежедневно фиксирует явки и неявки, проставляя отметки каждому работнику из списка;
- фиксация отклонений. Специалист заполняет табель по сотрудникам, у которых есть отклонения от стандартного рабочего графика: прогулы, опоздания, командировки, иные ситуации.
Табель можно вести как в бумажной форме от руки, так и в электронной с применением квалифицированной электронной подписи. Последний вариант более удобен, особенно если используются системы КЭДО, такие как HRlink. Система позволяет автоматизировать и централизованно вести кадровый документооборот в соответствии с действующим законодательством.
Как связаны график работы и заполнение табеля
Проще всего работать со стандартным восьмичасовым днем: в каждой ячейке проставляется «Я» или «01», а потом «8». Выполняется сплошная регистрация, внепланово табельщик фиксирует лишь отклонения – время, когда сотрудника фактически не было на рабочем месте.
Гибкий рабочий график
Ответственный специалист проставляет код «Я», в соответствующей ячейке указывает фактически отработанное время. Основное внимание – на продолжительность рабочего дня в течение недели: она должна составлять не более 40 часов, все превышения будут считаться переработкой с оплатой сверхурочных.
Сменный график
Сменная работа вводится для обеспечения беспрерывного трудового процесса. Сотрудники могут работать как меньше, так и больше 8 часов, что фиксируется в табеле:
- дневные смены – «Я»;
- ночные – «Н»;
- дневные и ночные – «Я/Н» с указанием количества отработанных часов. Например, «Я/Н» и «4/5» означает, что в дневную смену было отработано 4 часа, в ночную – 5.
Если рабочая смена начинается в один календарный день, а заканчивается в другой, то фактически отработанное время отражается за каждый день. Например, если сотрудник Петр трудится с 16:00 до 04:00, то подсчет ведется так:
- в первый день учитывают 6 часов работы в дневное время (с 16:00 до 22:00) и 2 часа работы в ночное время (с 22:00 до 00:00);
- во второй день учитывают 4 часа работы в ночное время (с 00:00 до 04:00).
Ненормированный рабочий день (НРД)
При НРД компании чаще всего проставляют фактическую явку со стандартным количеством рабочих часов. Периодические переработки не фиксируются, но компенсируются предоставлением дополнительного оплачиваемого отпуска сроком от 3 дней. НРД в табеле отмечается как стандартная явка, некоторые компании используют внутренние коды, например, «НД».
Согласно Трудовому кодексу РФ, НРД – эпизодические, а не регулярные переработки. Если задержки являются постоянными, то сверхурочная работа обязательно фиксируется в табеле кодом «С» или «04». В этом случае требуется согласие сотрудника, а компания оплачивает сверхурочные. Для подтверждения привлечения к работе при ненормированном рабочем дне используются электронные задания, данные СКУД, служебные записки и другие документы.
Нужно ли присваивать сотруднику табельный номер
Присвоение табельного номера не является обязательным, проводится на усмотрение компании. Номер удобен для сотрудников отдела кадров и бухгалтерии: систематизирует список персонала, помогает быстро найти нужную информацию в документах. Если компания решила применять номера, то важно присваивать их всем работникам, оформленным по трудовому договору (срочные, бессрочные, совместительство).
Уникальные цифровые коды работников чаще всего закрепляют в кадровых документах или локальных нормативных актах. Они присваиваются в хронологическом порядке, например, с 1 или 10. Могут содержать как цифры, так и буквы для классификации отделов, цехов и других структурных подразделений организации. Все номера фиксируются в журнале учета, который может быть электронным или бумажным.
Правила ведения табеля учета рабочего времени: образец заполнения формы Т-12
Унифицированная форма Т-12 состоит из двух разделов:
- учет рабочего времени. Данные о явках, неявках, отработанных за отчетный период часах и днях;
- расчет с персоналом по оплате труда. Сведения для начисления заработной платы.
Титульная часть содержит общие сведения о компании, включая полное наименование, код по ОКПО, структурное подразделение, номер и дату составления документа, отчетный период. Здесь указываются условные обозначения для правильного заполнения бланка.
Заполнение раздела «Учет рабочего времени»
Табельщик вносит данные по количеству отработанных часов и неявкам:
| Графа формы | Что указывать |
| 1 | Порядковый номер сотрудника в табеле. Нумерация ведется последовательно по всем работникам подразделения или организации |
| 2 | Фамилия и инициалы работника, а также его должность в соответствии со штатным расписанием или трудовым договором. Например: «Иванов И. И., менеджер по продажам» |
| 3 | Табельный номер сотрудника, присвоенный ему работодателем при приеме на работу |
| 4 | Для каждого дня с 1 по 15 число проставляется код рабочего времени или причины отсутствия. Например, «Я» – явка, «В» – выходной, «ОТ» – отпуск, «Б» – больничный. В нижней строке также указывается количество фактически отработанных часов |
| 5 | Суммарное количество дней и часов, фактически отработанных сотрудником с 1 по 15 число месяца. Данные используются для промежуточного контроля и расчета аванса |
| 6 | Заполняется аналогично графе 4, но за период с 16 числа до конца месяца. Указываются коды рабочего времени и количество часов |
| 7 | Количество дней и часов, отработанных сотрудником с 16 числа до конца месяца |
| 8-9 | Итоговое количество дней и часов, фактически отработанных сотрудником за весь отчетный месяц |
| 10-13 | Количество часов, отработанных сверхурочно, в ночное время, выходные и праздничные дни |
| 14-16 | Сведения о количестве дней и часов неявок. Указываются коды причин |
| 17 | Общее число выходных и нерабочих праздничных дней, приходящихся на отчетный период согласно производственному календарю и графику работы компании |
Заполнение раздела «Расчет с персоналом по оплате труда»
Раздел заполняется сотрудниками бухгалтерии. Сюда вносятся данные об окладах, кодах видов оплат, типах выплат. Сегодня заполняется редко, что обусловлено переходом большинства компаний на автоматизированные программы учета.
Кто должен подписывать табель
Документ подписывает сотрудник, который был назначен приказом для ведения табеля. Это может быть секретарь или другой работник. Также подписи ставят начальник отдела и представитель кадровой службы, после чего табель передается в бухгалтерию для начисления заработной платы.
В заключение
Табель учета рабочего времени заполняют все компании и ИП с наемным персоналом. Он ведется для сотрудников со срочными, бессрочными и другими видами трудовых договоров. Для бизнеса доступны две унифицированные формы, которые можно изменять, но обязательно закреплять внутренними документами организации. Табель может быть бумажным или электронным, оба варианта имеют равноценную юридическую силу.
